Aan, Cc, Bcc en Antwoord aan

Module 3: Mail schrijven · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je per ontvanger bewust kiezen tussen Aan, Cc en Bcc, weet je wat Beantwoord iedereen, Antwoord aan en doorsturen precies doen, en voorkom je dat je adressen lekt.

Kernbegrippen: Aan, Cc, Bcc, envelop, Beantwoord iedereen, Beantwoord lijst, Antwoord aan (Reply-To), Followup-Aan, doorsturen als bijlage, datalek, daglimiet

Drie velden, drie rollen

Bij het schrijven van een mail zie je standaard één veld voor ontvangers. Met het plusje ernaast komen er meer bij. Die velden zijn geen versiering: elk veld zegt iets tegen de ontvanger over zijn rol.

• Aan is voor wie iets moet doen of van wie je een antwoord verwacht. Zet je drie mensen in Aan, dan voelen ze zich alle drie aangesproken. Of juist geen van drieën, omdat iedereen denkt dat een ander het oppakt. Zet daarom liefst één persoon in Aan, of noem in de eerste zin wie wat doet.
• Cc (carbon copy, een doorslag) is voor wie meeleest. Iemand in Cc hoeft niets te doen, maar weet wel wat er speelt. Alle ontvangers zien wie er in Cc staat.
• Bcc (blind carbon copy) is voor wie een kopie krijgt die de anderen niet mogen zien. Wie in Bcc staat, is onzichtbaar voor de ontvangers in Aan en Cc, en ontvangers in Bcc zien elkaar ook niet.

Hoe kan Bcc onzichtbaar zijn als de mail toch bij die mensen aankomt? Dat komt door het verschil tussen envelop en kopregels uit les 1.1. De mailserver bezorgt aan de adressen op de envelop (RCPT TO). De kopregels To en Cc zijn alleen tekst in het bericht. Bij Bcc zet je mailprogramma het adres wel op de envelop, maar haalt het de Bcc-kopregel weg uit het bericht dat de anderen krijgen. De standaard voor het berichtformaat (RFC 5322) beschrijft precies dat gedrag.

Bcc en de AVG: een zichtbaar adres kan een datalek zijn

Een e-mailadres als ahmed@example.net is een persoonsgegeven: het hoort bij een herkenbaar mens. Stuur je één mail naar veertig klanten en zet je ze allemaal in Aan of Cc, dan krijgt elke klant de adressen van de negenendertig anderen. Die hadden daar nooit toestemming voor gegeven.

De AVG noemt zo'n gebeurtenis een inbreuk in verband met persoonsgegevens (artikel 4 lid 12): een beveiligingsfout die onder meer leidt tot ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens. In gewone taal: een datalek. Of je het moet melden bij de toezichthouder hangt af van het risico voor de mensen om wie het gaat (artikel 33). Veertig adressen van klanten van een bloemenwinkel is iets anders dan veertig adressen van deelnemers aan een praatgroep over schulden: bij de tweede zegt alleen al het feit dat iemand op de lijst staat iets gevoeligs. Twijfel je, leg het dan vast en zoek uit of melden nodig is. De cursus Veilig online gaat daar dieper op in.

De regel is simpel: mail je een groep mensen die elkaar niet (hoeven te) kennen, zet ze in Bcc en zet jezelf in Aan. Dat geldt ook als je een groep uit je adresboek kiest: de webmail zet dan alle adressen in het veld dat je gebruikt.

Een valkuil die weinig mensen kennen: een Bcc-ontvanger die op Beantwoord iedereen klikt, maakt zichzelf zichtbaar. Zijn antwoord gaat naar iedereen in Aan en Cc, en die zien dan opeens dat hij een verborgen kopie had. Zet je iemand in Bcc om mee te lezen, zeg dan dat hij niet moet antwoorden. Wil je iemand openlijk betrekken, gebruik dan Cc.

Antwoorden: Beantwoorden, Beantwoord iedereen, Beantwoord lijst

Bij een ontvangen bericht heb je drie manieren om te antwoorden.

• Beantwoorden gaat alleen naar de afzender (of naar het adres in Antwoord aan, zie hieronder).
• Beantwoord iedereen gaat naar de afzender en naar iedereen in Aan en Cc. Gebruik het alleen als alle anderen je antwoord echt nodig hebben. "Bedankt!" aan twintig mensen is ruis.
• Beantwoord lijst (via het pijltje naast Beantwoord iedereen) is voor mail van een mailinglijst. Lijstsoftware zet een kopregel List-Post in het bericht (RFC 2369), en de webmail stuurt je antwoord dan naar de lijst in plaats van naar de persoon die het schreef.

Twijfel je tussen Beantwoorden en Beantwoord iedereen, kijk dan voor je verstuurt naar de velden Aan en Cc. Je ziet precies wie het krijgt. Haal weg wie er niet bij hoort.

Antwoord aan en Followup-Aan

Met Antwoord aan (de kopregel Reply-To) zeg je: antwoorden op deze mail wil ik graag op een ander adres. Sanne stuurt bijvoorbeeld een mail vanaf sanne@example.com over een bestelling, maar wil dat antwoorden bij het gedeelde adres info@example.com binnenkomen, zodat Daan ze ook ziet. Ze vult dan bij Antwoord aan info@example.com in. Klikt de klant op Beantwoorden, dan staat info@ al als ontvanger klaar.

Antwoord aan is ook een veelgebruikte truc van oplichters: de afzender lijkt te kloppen, maar je antwoord gaat naar een heel ander domein (les 2.4). Kijk dus bij je eigen antwoorden af en toe naar het adres dat de webmail invult.

Followup-Aan (de kopregel Mail-Followup-To) komt uit de wereld van mailinglijsten. Je geeft ermee aan waar vervolgreacties in een discussie heen moeten, bijvoorbeeld alleen naar de lijst en niet ook nog eens naar jou persoonlijk. Niet elk mailprogramma doet er iets mee. In gewone zakelijke mail laat je het leeg.

Doorsturen: in de tekst of als bijlage

Met Doorsturen stuur je een ontvangen bericht naar iemand anders. Met het pijltje ernaast kies je hoe:

• in de tekst (inline): het oude bericht komt als citaat onder jouw tekst. Handig om iemand snel bij te praten. De ontvanger kan het als gewone mail lezen.
• als bijlage: het hele oorspronkelijke bericht gaat als .eml-bestand mee, met alle kopregels. Dat heb je nodig als iemand moet kunnen zien waar een mail echt vandaan kwam, bijvoorbeeld als je phishing doorstuurt naar een helpdesk.

Let bij doorsturen op wat er in het citaat staat. Een lange draad bevat vaak adressen, telefoonnummers of afspraken van mensen die niet weten dat jij het aan een ander geeft. Haal weg wat de nieuwe ontvanger niet hoeft te zien.

Veel ontvangers: de daglimiet

Een mailbox is gemaakt voor persoonlijke mail, niet voor nieuwsbrieven. Om misbruik te voorkomen kun je per dag een beperkt aantal mails versturen. Bij WebOké geldt die limiet voor je hele pakket samen: alle mailboxen, de webmail en je website. Let op: elke ontvanger telt. Eén bericht met tweehonderd adressen in Bcc zijn tweehonderd mails. Wil je regelmatig een grote groep bereiken, gebruik dan een nieuwsbriefdienst. Die regelt ook afmelden en een nette lijst, wat bij een nieuwsbrief hoort. Bij andere aanbieders bestaan vergelijkbare limieten.

Voorbeeld: één mail, drie velden

Sanne stuurt de offerte voor de bruiloftsbloemen naar Ahmed.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed moet akkoord geven, dus hij staat in Aan. Daan maakt de bloemen en leest mee: Cc. Ahmed ziet dat Daan meeleest, en dat is goed, want Daan belt hem misschien later. Antwoorden komen binnen op info@, waar Sanne en Daan allebei kijken.

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

Bij Opstellen staat het veld Ontvanger. Met het plusje rechts van dat veld voeg je Cc, Bcc, Antwoord aan en Followup-Aan toe. Met het knopje met de poppetjes kies je contactpersonen of een groep uit je adresboek. Boven een geopend bericht staan Beantwoorden, Beantwoord iedereen (met Beantwoord lijst onder het pijltje) en Doorsturen (met de keuze in de tekst of als bijlage). De stappen staan in de Roundcube-handleiding. In andere webmail, zoals Gmail of Outlook.com, heten de knoppen bijna hetzelfde en werken ze vergelijkbaar.

Samenvatting

• Aan is voor wie iets moet doen, Cc voor wie meeleest, Bcc voor wie onzichtbaar moet blijven.
• Bcc werkt via de envelop: het adres krijgt de mail, maar de kopregel Bcc gaat niet mee naar de anderen.
• Zichtbare adressen van mensen die elkaar niet kennen kunnen een datalek zijn (AVG art. 4 lid 12); of je meldt, hangt af van het risico (art. 33).
• Beantwoord iedereen alleen als iedereen je antwoord nodig heeft; een Bcc-ontvanger die het gebruikt, verraadt zichzelf.
• Antwoord aan stuurt antwoorden naar een ander adres; elke ontvanger telt mee voor de daglimiet.

Quiz

Opdracht

Opdracht A3.1: Wie zet je waar? Lees de vijf situaties en kies per situatie of de genoemde persoon of groep in Aan, Cc of Bcc hoort. (1) Sanne stuurt de offerte voor de bruiloftsbloemen en wil dat Ahmed die goedkeurt: waar zet ze Ahmed? (2) Bij dezelfde mail wil Sanne dat Daan weet wat er is afgesproken; Daan hoeft niets te doen en Ahmed mag zien dat Daan meeleest: waar zet ze Daan? (3) Sanne mailt veertig klanten die elkaar niet kennen dat de winkel met Koningsdag dicht is: waar zet ze de klanten? (4) Sanne vraagt de bezorgdienst (planning@example.org) en Daan allebei om vóór vrijdag te bevestigen of ze zaterdag kunnen; ze verwacht van allebei een antwoord: waar zet ze de bezorgdienst? (5) Sanne beantwoordt een klacht van een klant en wil een kopie in haar eigen archiefadres archief@example.com; dat adres doet niets met de mail en de klant hoeft het niet te zien: waar zet ze archief@example.com? Je kiest per situatie uit de keuzevelden en het programma vergelijkt je antwoorden met de sleutel. Per situatie zie je of je keuze klopt en waarom.

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

• Roundcube Webmail 4.1: Een nieuw bericht schrijven
• Roundcube Webmail 4.2: Antwoorden en doorsturen
• Roundcube Webmail 13.4: De daglimiet is bereikt
• Limiet voor het versturen van mail
• Gratis cursus Veilig online voor ondernemers 8.2: Datalekken en de meldplicht
• Gratis cursus E-mail op orde: instellen en goed laten aankomen 7.2: Toestemming, afmelden en een schone lijst
• RFC 5322, Internet Message Format (Engels): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• AVG, Verordening (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj