Een systeem dat je volhoudt

Module 5: Ordenen en terugvinden · Leestijd: 8 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een eenvoudige werkwijze voor je mailbox kiezen en inrichten, zodat je ziet wat nog moet gebeuren en mail terugvindt zonder elke dag te sorteren.

Kernbegrippen: Postvak In als werkbak, vier keuzes, markeren, ongelezen, archief, vaste momenten, gedeelde mailbox

Waarom een systeem

Een volle mailbox is zelden het probleem. Het probleem is dat je niet meer ziet wat nog moet gebeuren. Een vraag van een klant zakt weg tussen nieuwsbrieven, een factuur die je nog moet betalen staat op pagina vier. Een systeem lost dat op met een paar vaste afspraken met jezelf. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet vooral zo simpel zijn dat je het over drie maanden nog doet.

Er bestaat geen beste methode. Mensen werken verschillend, en een eenmanszaak heeft andere mail dan een vereniging. Deze les geeft je de bouwstenen en de keuzes. Jij kiest wat past.

Postvak In als werkbak

De kern van bijna elk werkbaar systeem: Postvak In is een werkbak, geen archief. Wat in Postvak In staat, vraagt nog iets van je. Wat klaar is, gaat eruit. Zo vertelt een blik op Postvak In je meteen hoeveel werk er ligt.

Daarvoor neem je bij elk bericht één van vier beslissingen:

1. Weg. Je hebt het niet nodig. Verwijder het, of meld het als spam als het spam is. Een nieuwsbrief die je nooit leest: afmelden, dan komt hij ook niet meer terug.
2. Archief. Het is klaar, maar je wilt het bewaren. Eén klik op Archief (les 5.1) en het staat uit het zicht, maar je vindt het terug met zoeken (les 5.3).
3. Doen. Er moet iets gebeuren dat meer dan een paar minuten kost. Laat het staan en geef het een markering (de vlag Gemarkeerd), zodat het opvalt. Kost het minder dan een paar minuten, doe het dan meteen en archiveer het daarna.
4. Wachten. Je wacht op een antwoord of een betaling. Je kunt het markeren, of in een eigen map Wachten zetten die je één keer per week doorloopt.

Het belangrijkste is dat je niet zonder beslissing doorklikt. Elk bericht dat je opent en laat staan zonder keuze, moet je later opnieuw lezen.

Weinig mappen en zoeken, of veel mappen

Hoeveel mappen heb je nodig? Daarover zijn twee scholen.

Veel mappen: een map per klant, per project, per leverancier. Voordeel: je ziet alles van één klant bij elkaar. Nadeel: elk bericht kost een beslissing waar het heen moet, en een mail die over twee klanten gaat, past in geen van beide. Na een jaar heb je vaak veertig mappen waarvan je er vijf gebruikt.

Weinig mappen en zoeken: één archief, eventueel per jaar opgedeeld, en verder zoeken. Voordeel: archiveren is één klik, zonder nadenken. Nadeel: je moet goed kunnen zoeken. Les 5.3 laat zien dat dat in de webmail heel goed gaat: op afzender, ontvanger, inhoud, in alle mappen tegelijk.

Een tussenweg werkt voor veel mensen het best: een paar mappen voor dingen die echt apart moeten (bijvoorbeeld Facturen voor de boekhouding), en verder één archief. Mappen die je automatisch laat vullen met een filter (module 6), kosten je geen werk. Die mogen er dus wat meer zijn.

Markeren, ongelezen en de lijst filteren

Een paar hulpmiddelen in de webmail maken het systeem makkelijker:

• Gemarkeerd. Met Markeren > Gemarkeerd krijgt een bericht een vlag en wordt het rood in de lijst. De vlag staat op de server, dus je mailprogramma en je telefoon zien hem ook (daar heet hij vaak ster of vlag).
• Ongelezen. Met Markeren > Ongelezen zet je een bericht terug op ongelezen. Handig als geheugensteun, maar onbetrouwbaar als systeem: een telefoon die even een bericht opent, zet hem weer op gelezen.
• Type in de zoekopties. Kies bij Type bijvoorbeeld Gemarkeerd of Onbeantwoord. Dan toont de lijst alleen die berichten. Onbeantwoord is handig in Postvak In: dat zijn de berichten waarop je nog niet hebt geantwoord. Let op: de webmail weet alleen of je zelf op Beantwoorden hebt geklikt. Antwoordde je via de telefoon of belde je terug, dan telt het bericht nog als onbeantwoord, tenzij je mail-app het ook als beantwoord markeert.

Er is ook een valkuil: automatisch gelezen markeren. Staat de webmail zo ingesteld dat een bericht meteen gelezen is zodra het in het voorbeeldvenster staat, dan verliest ongelezen zijn betekenis. Bij Instellingen > Instellingen > Mailboxweergave kies je na hoeveel seconden een bericht als gelezen telt (les 2.1).

Vaste momenten

Wie de hele dag reageert op elke nieuwe mail, komt aan weinig ander werk toe. Een systeem werkt beter met vaste momenten: bijvoorbeeld 's ochtends, na de lunch en aan het eind van de dag. Bij elk moment werk je Postvak In af met de vier keuzes. Eén keer per week loop je de gemarkeerde berichten en de map Wachten na. Hoe vaak je kijkt, hangt af van je werk. Een webwinkel met klantvragen kijkt vaker dan een vereniging. Het gaat erom dat je kiest, in plaats van dat elke melding voor je kiest.

Een gedeelde mailbox

Werken meer mensen in één mailbox, zoals info@, dan heb je afspraken nodig, anders antwoorden twee mensen of niemand. Bijvoorbeeld:

• Wie een bericht oppakt, markeert het meteen (de vlag ziet iedereen, want die staat op de server).
• Na het antwoord gaat het bericht naar het archief, zodat Postvak In laat zien wat open staat.
• Antwoorden gaan vanaf hetzelfde adres en met dezelfde handtekening (module 4).
• Eén persoon is per dag verantwoordelijk dat Postvak In leeg komt.

Spreek ook af wat je niet doet: niemand zet een mailprogramma met POP op deze mailbox, want dan verdwijnt mail voor de anderen (les 1.2).

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

Markeren vind je in de werkbalk boven het bericht; Archief verschijnt als knop zodra je een archiefmap hebt gekozen bij Instellingen > Instellingen > Speciale mappen. Type en de andere filters staan in de zoekopties (het pijltje in het zoekveld). De stappen staan in de Roundcube-handleiding bij Markeren, verplaatsen en verwijderen en bij Berichten archiveren. In andere webmail werkt het vergelijkbaar: Gmail heeft een knop Archiveren en sterren, Outlook.com een knop Archiveren en vlaggen.

Samenvatting

• Postvak In is een werkbak: wat erin staat, vraagt nog iets van je.
• Neem bij elk bericht één beslissing: weg, archief, doen (markeren) of wachten.
• Weinig mappen plus goed zoeken kost minder werk dan veel mappen; mappen die een filter vult, kosten niets.
• Markeringen en de status beantwoord staan op de server en zijn dus ook zichtbaar voor collega's in een gedeelde mailbox.
• Werk Postvak In af op vaste momenten en maak afspraken als je een mailbox deelt.

Quiz

Opdracht

Opdracht D5.2: Jouw ordeningsplan. Open je eigen mailbox in de webmail. Tel hoeveel mappen je hebt (Instellingen > Mappen) en hoeveel ongelezen berichten er in Postvak In staan. Kies daarna een systeem: weinig mappen plus archief, veel mappen, of een tussenweg. Richt het in: kies een archiefmap bij Speciale mappen als je die nog niet hebt, ruim mappen op die je een jaar niet gebruikte (verplaats de mail eerst naar je archief) en werk Postvak In één keer af met de vier keuzes. Beantwoord daarna voor jezelf: hoeveel mappen had je en hoeveel heb je nu? Hoeveel berichten staan er nog in Postvak In, en vragen die allemaal echt nog iets van je? Op welke vaste momenten kijk je voortaan naar je mail? En als je een mailbox deelt: welke twee afspraken maak je met je collega's?

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

• Roundcube Webmail 3.3: Markeren, verplaatsen en verwijderen
• Roundcube Webmail 6.2: Berichten archiveren
• Roundcube Webmail 2.2: De berichtenlijst: sorteren en conversaties
• Mappen in je mailbox: Postvak IN, Verzonden, Concepten, Prullenbak, Ongewenst en Archief