Bijlagen en grote bestanden
Module 3: Mail schrijven · Leestijd: 11 minuten
Leerdoel: Na deze les kun je uitrekenen of bestanden in één mail passen, begrijp je waarom een bijlage groter wordt bij versturen, en kies je bij grote bestanden de juiste route: verkleinen, omzetten of een deellink.
Kernbegrippen: MIME, base64, berichtgrens, maximale bijlagegrootte, ontvangende server, deellink, vervaldatum, pdf, foto verkleinen, bijlageherinnering, vCard
Een bijlage is tekst geworden
Mail is ooit ontworpen voor gewone tekst. Een foto, een pdf of een spreadsheet bestaat uit willekeurige bytes, en die kunnen niet zomaar mee. Daarom bestaat MIME: een afspraak die een bericht opdeelt in delen, met per deel een kopregel die zegt wat het is (bijvoorbeeld Content-Type: application/pdf) en hoe het is ingepakt. Voor bestanden is die verpakking bijna altijd base64.
Base64 zet elke 3 bytes van je bestand om in 4 leesbare tekens (RFC 2045). Het resultaat is dus ongeveer een derde groter dan het origineel. Een foto van 3 MB neemt in de mail ongeveer 4 MB in. Zo ziet het begin van zo'n bijlage eruit als je de bron van een bericht bekijkt:
Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64
JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...Elke regel van die rommel is een stukje van je pdf. De ontvanger ziet er niets van: zijn mailprogramma zet het terug in het oorspronkelijke bestand.
Rekenen: past het in één bericht?
Elke mailserver heeft een berichtgrens: het grootste bericht dat hij aanneemt, gemeten na het inpakken. Bij WebOké is dat 50 MB per bericht, op alle mailservers. Omdat base64 alles een derde groter maakt, past er in één bericht ongeveer 36 MB aan bijlagen. Dat getal zie je ook in de webmail als maximale bestandsgrootte bij het toevoegen.
De vuistregel om zelf te rekenen:
- Tel de grootte van alle bijlagen bij elkaar op.
- Is dat meer dan ongeveer 36 MB, dan past het niet in één mail bij WebOké.
- Is het minder, dan past het bij jouw server. Maar dat is pas de helft van het verhaal.
De andere helft is de ontvangende server. Die heeft ook een berichtgrens, en die is vaak lager dan 50 MB. Veel diensten nemen berichten tot ongeveer 20 tot 25 MB aan, maar dat verschilt per dienst en kan veranderen. Is je bericht te groot voor de ontvanger, dan krijg je een foutmelding terug, vaak met een code als 552 of de woorden "message too big" of "message size exceeds". Jouw mail is dan wel verzonden, maar niet aangekomen.
Daarom een tweede, voorzichtiger vuistregel: boven de 15 tot 20 MB aan bijlagen voor iemand buiten je eigen organisatie kies je liever voor een deellink. Dan hoef je niet te gokken.
Bedenk ook: een bericht met grote bijlagen staat straks in jouw map Verzonden en in de mailbox van de ontvanger. Het telt bij allebei mee voor de opslag (les 5.4). Stuur je hetzelfde bestand van 20 MB naar vijf mensen, dan staat het vijf keer bij ontvangers en een keer bij jou.
Kleiner maken: de slimste winst eerst
Voor je een deellink maakt, kijk of het bestand kleiner kan. Niet alle bestanden zijn even groot voor wat ze bevatten.
- Foto's van een telefoon of camera zijn vaak meerdere MB per stuk, omdat ze op volle resolutie zijn opgeslagen. Voor een scherm is een fractie daarvan genoeg. Een foto verkleinen tot bijvoorbeeld 2000 pixels breed maakt hem meestal vele malen kleiner, zonder dat je verschil ziet op een scherm. Dit is bijna altijd de grootste winst.
- Documenten: een offerte als .docx kan groot zijn door ingevoegde afbeeldingen, en ziet er bij de ontvanger soms anders uit. Een pdf is vaak kleiner, ziet er overal hetzelfde uit en kan niet per ongeluk worden aangepast.
- Gescande documenten zijn plaatjes. Scan op een lagere resolutie of in zwart-wit als kleur niet nodig is.
- Zippen helpt bij tekstbestanden en spreadsheets, maar nauwelijks bij foto's, video en pdf's: die zijn al gecomprimeerd.
Bij video helpt kleiner maken vaak niet genoeg. Een filmpje van een paar minuten is al snel groter dan 36 MB. Dan is een deellink de enige goede route.
De deellink: het bestand blijft staan, de link reist
Met een deellink zet je het bestand in een online opslag, zoals Nextcloud of een andere cloud, en stuur je alleen een link. De mail blijft klein, de ontvanger downloadt het bestand wanneer hij wil, en jij kunt de link later intrekken.
Een goede deellink heeft:
- een vervaldatum, zodat het bestand niet jaren openbaar blijft;
- een wachtwoord bij vertrouwelijke bestanden, dat je via een ander kanaal doorgeeft (sms of telefoon), niet in dezelfde mail;
- alleen lezen, tenzij de ander echt iets moet terugzetten.
Een valkuil: een deellink zonder wachtwoord werkt voor iedereen die de link heeft. Stuurt de ontvanger je mail door, dan kan de volgende ontvanger ook bij het bestand. Bij persoonsgegevens of offertes is een wachtwoord en een vervaldatum dus geen luxe.
Een andere valkuil: sommige ontvangers vertrouwen links niet, terecht na alle phishing (les 2.4). Zeg daarom in de mail wat ze kunnen verwachten: "Je krijgt een link naar onze Nextcloud, het bestand heet foto's-bruiloft.zip en de link werkt tot 1 juni."
Vergeten bijlagen en een visitekaartje
Wie heeft nooit "zie bijlage" geschreven en daarna niets toegevoegd? De webmail kan je waarschuwen: met Herinner mij aan vergeten bijlagen kijkt hij bij Verzenden of je tekst woorden als "bijlage" bevat terwijl er geen bijlage is. Die herinnering staat standaard uit; je zet hem aan bij Instellingen > Berichten opstellen.
Met vCard toevoegen stuur je een contactpersoon uit je adresboek mee als visitekaartje (een .vcf-bestand). De ontvanger zet het met één klik in zijn eigen adresboek. Handig als je iemand de gegevens van een collega of leverancier wilt geven. Meer over vCard in les 7.2.
In de praktijk: zo werkt het in de webmail
In het scherm Opstellen voeg je een bijlage toe met Bijvoegen bovenaan of met Bijlage toevoegen rechts, of je sleept een bestand in het vak rechts. Daar zie je ook de maximale bestandsgrootte. De herinnering voor vergeten bijlagen staat bij Instellingen > Berichten opstellen. De Roundcube-handleiding beschrijft de stappen. In andere webmail werkt het vergelijkbaar, maar de grens per bericht verschilt per aanbieder.
Samenvatting
- Bijlagen worden met base64 als tekst ingepakt en daardoor ongeveer een derde groter (3 bytes worden 4 tekens).
- Bij WebOké mag een bericht 50 MB zijn; dat is ongeveer 36 MB aan bijlagen.
- Ontvangende servers accepteren vaak minder; bij grote bestanden voor buiten liever een deellink.
- Verklein eerst foto's en zet documenten om naar pdf; zippen helpt niet bij foto's en video.
- Een deellink krijgt een vervaldatum en bij vertrouwelijke bestanden een wachtwoord via een ander kanaal.
Quiz
Opdracht
Opdracht A3.3: Past het in één mail? Ga uit van de vuistregel bij WebOké: ongeveer 36 MB aan bijlagen past in één bericht van 50 MB, omdat base64 alles ongeveer een derde groter maakt. Kies bij situatie 1 tot en met 3 "past" of "past niet, deellink". (1) Sanne stuurt Ahmed twee pdf's: de offerte van 3 MB en het bloemenplan van 5 MB. (2) Daan wil Sanne een video van de opbouw van een bruiloftsboog sturen; het bestand is 120 MB. (3) Sanne wil Ahmed twaalf foto's van eerdere bruidsboeketten sturen, elk 3,5 MB, rechtstreeks van haar camera, in één mail. Vraag 4: Sanne moet voor een andere mail ruimte maken en kan één bestand eerst verkleinen. Welk bestand kies je: (a) offerte-bruiloft.pdf van 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg van 9 MB rechtstreeks van de camera, (c) prijslijst.docx van 0,2 MB? Het programma vergelijkt je vier antwoorden met de sleutel en laat per situatie de berekening zien.
Verder lezen
Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.
- Roundcube Webmail 4.3: Bijlagen meesturen
- Email geweigerd: message too big
- Foutmeldingen opgelost 1.6: 552 Mailbox full of message too big
- Gratis cursus E-mail op orde: instellen en goed laten aankomen 3.2: Opslag, quota en een volle mailbox
- RFC 2045, MIME deel 1, sectie 6.8 over base64 (Engels): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045