Opslag en opruimen

Module 5: Ordenen en terugvinden · Leestijd: 8 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je uitrekenen hoe vol je mailbox is, weet je wat er gebeurt als hij vol raakt, en kun je gericht ruimte maken zonder mail kwijt te raken die je nodig hebt.

Kernbegrippen: opslaglimiet (quota), alle mappen tellen mee, Legen, Opschonen, grote berichten, Exporteren, back-up

Elke mailbox heeft een limiet

Je mailbox heeft een opslaglimiet, ook wel quota genoemd: de maximale hoeveelheid mail die erin past, bijvoorbeeld 2 GB. Die limiet geldt voor de hele mailbox, dus voor alle mappen samen. Dat vergeten mensen vaak. Ook deze mappen tellen mee:

• Verzonden: elke bijlage die je zelf verstuurde, staat daar nog een keer.
• Archief: uit het zicht is niet uit de opslag.
• Spam: ook mail die je nooit opent.
• Prullenbak: een verwijderd bericht staat in de Prullenbak en telt mee tot je die leegt.
• Verborgen mappen: mappen waarop je niet geabonneerd bent (les 5.1).

Naast de limiet van je mailbox heeft je hele pakket meestal ook een grens. Zijn al je mailboxen en je website samen te groot, dan loop je daar tegenaan, ook als je eigen mailbox nog ruimte heeft.

Hoe vol is hij?

In de webmail zie je linksonder, onder de mappen, een balkje met een percentage. Dat is het deel van je limiet dat in gebruik is. Hetzelfde zie je bij Instellingen > Mappen, onder de lijst met mappen.

Rekenen is eenvoudig: tel de grootte van alle mappen op en deel door de limiet. Een voorbeeld met een mailbox van 1 GB, dat is 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Leeg je Spam en Prullenbak, dan gaat er 102 MB af: 714 / 1024 = 0,697, dus 70 %. Zo zie je in één oogopslag welke opruimactie het meeste oplevert. Let op dat mailservers met 1024 rekenen: 1 GB is 1024 MB.

Wat er gebeurt als hij vol is

Is je mailbox vol, dan past er geen nieuwe mail meer bij. De server van de afzender krijgt een weigering en de afzender krijgt een foutmelding terug, met teksten als "Mailbox full" of "Quota exceeded" (les 8.4 leert je zo'n melding lezen). Voor jou is dat verraderlijk: jij ziet niets, want de mail komt nooit binnen. Je merkt het pas als een klant belt dat zijn mail terugkomt.

Ook versturen kan dan haperen. De webmail bewaart een kopie van elk verstuurd bericht in Verzonden. Is daar geen ruimte voor, dan krijg je een melding dat het bericht niet in Verzonden kon worden opgeslagen.

Daarom krijg je bij veel aanbieders een waarschuwing per mail als je mailbox bijna vol is. Neem die serieus en ruim op voordat de limiet bereikt is.

Ruimte maken: van makkelijk naar gericht

Werk in deze volgorde:

1. Leeg Spam en Prullenbak. Kies de map, klik op de drie puntjes boven de mappen en kies Legen. Dit levert vaak meteen iets op en je verliest niets wat je nodig hebt.
2. Zoek de grote berichten. Een paar berichten met grote bijlagen nemen vaak meer ruimte in dan duizend gewone mails. Sorteer de lijst via Lijstopties op Grootte, aflopend. Doe dat ook in Verzonden: daar staan al je eigen bijlagen. Combineer het met de zoekopties uit les 5.3: Type Met bijlage en Datum ouder dan een jaar.
3. Bewaar bijlagen elders. Heb je een bijlage nodig, maar niet de mail? Sla de bijlage op in je eigen opslag of in de cloud en verwijder daarna het bericht.
4. Leeg de Prullenbak opnieuw. Alles wat je in stap 2 en 3 verwijderde, staat nu daar.

Er zijn ook twee instellingen die je mailbox vanzelf klein houden, bij Instellingen > Instellingen > Serverinstellingen, onder Onderhoud:

• Prullenbak legen bij uitloggen: de Prullenbak gaat leeg als je uitlogt. Handig, maar je hebt dan geen tweede kans meer na het uitloggen.
• Verwijder direct berichten in Spam: spam die je verwijdert, gaat niet eerst naar de Prullenbak.

Legen en Opschonen: het verschil

In het menu met mapacties zie je zowel Legen als Opschonen. Legen verwijdert alle berichten in de gekozen map. Opschonen is iets anders: in IMAP kan een bericht gemarkeerd zijn als verwijderd, zonder dat het al weg is. Sommige mailprogramma's werken zo: ze zetten een streep door het bericht in plaats van het naar de Prullenbak te verplaatsen. Opschonen haalt die gemarkeerde berichten echt weg. Zie je in een map berichten met een streep erdoor, dan maakt Opschonen ruimte vrij.

Eerst bewaren, dan weggooien

Wil je oude mail bewaren, maar niet op de server? Maak dan eerst een kopie:

• Eén bericht: Meer > Exporteren. Je krijgt een .eml-bestand dat je later in bijna elk mailprogramma weer kunt openen.
• Meer berichten tegelijk: selecteer ze en kies Meer > Exporteren. Je krijgt dan een zipbestand met alle berichten als .eml.
• Grote hoeveelheden: zet een mailprogramma op je computer dat mail lokaal opslaat. Dat is ook de manier om een groot archief van de server te halen.

Controleer of de kopie te openen is voordat je de mail op de server verwijdert. Een geleegde Prullenbak is namelijk weg. Soms kan het nog uit een back-up van de server, maar reken daar niet op als plan.

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

Het opslagbalkje staat linksonder; Legen en Opschonen zitten in het menu met de drie puntjes boven de mappen; sorteren op grootte doe je via Opties boven de berichtenlijst. De Roundcube-handleiding beschrijft de stappen bij Je mailbox is vol. In andere webmail werkt het vergelijkbaar: Gmail deelt zijn opslag met Drive en Foto's, en Outlook.com toont het gebruik bij de instellingen voor opslag.

Samenvatting

• De opslaglimiet geldt voor alle mappen samen, ook Verzonden, Archief, Spam, Prullenbak en verborgen mappen.
• Rekenen: tel de mappen op en deel door de limiet; 1 GB is 1024 MB.
• Een volle mailbox weigert nieuwe mail; de afzender krijgt een foutmelding, jij merkt niets.
• Begin met Spam en Prullenbak legen, zoek dan grote berichten (ook in Verzonden) en leeg daarna de Prullenbak opnieuw.
• Exporteer wat je wilt bewaren en controleer de kopie voordat je iets definitief weggooit.

Quiz

Opdracht

Opdracht A5.4: Rekenen met je opslag. Sanne heeft een mailbox van 2 GB, dat is 2048 MB. Haar mappen zijn zo groot: Postvak In 612 MB, Verzonden 388 MB, Archief 455 MB, Spam 96 MB, Prullenbak 173 MB en Concepten 12 MB. Vraag 1: hoeveel procent van haar mailbox is in gebruik? Vraag 2: hoeveel procent is in gebruik nadat ze Spam en Prullenbak heeft geleegd? Vul bij beide vragen een heel getal in (afgerond op hele procenten, zonder het procentteken). Het programma vergelijkt je antwoorden met de antwoordsleutel, met een marge van 1 procent, en laat bij een fout zien hoe je het uitrekent.

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

• Roundcube Webmail 13.3: Je mailbox is vol
• Roundcube Webmail 10.1: De belangrijkste instellingen
• Mailbox opschonen om ruimte vrij te maken in DirectAdmin
• Mail lokaal opslaan om ruimte op de mailserver te besparen
• Hoe controleer ik mijn mailgebruik?
• Gratis cursus E-mail op orde: instellen en goed laten aankomen 3.2: Opslag, quota en een volle mailbox
• Foutmeldingen opgelost 1.6: 552 Mailbox full of message too big