Meerdere adressen en mailboxen

Module 4: Jij als afzender · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les ken je het verschil tussen een adres en een mailbox, kies je per situatie de beste van vier manieren om met meer adressen te werken, en maak je goede afspraken over een gedeelde mailbox.

Kernbegrippen: mailbox, adres, alias, forwarder, extra identiteit, andere mailbox koppelen, wisselkeuze, privévenster, mailprogramma, gedeelde mailbox, vlaggen

Een adres is niet hetzelfde als een mailbox

Veel mensen gebruiken "e-mailadres" en "mailbox" door elkaar. Voor deze les is het verschil belangrijk.

• Een mailbox is opslag op de server, met eigen mappen, een eigen opslaglimiet en een eigen wachtwoord. Je logt erop in.
• Een adres is alleen een naam waarop mail binnenkomt. Elke mailbox heeft een adres, maar een adres hoeft geen eigen mailbox te hebben. Een adres zonder eigen opslag dat mail doorstuurt heet een forwarder (of alias). Je kunt er niet op inloggen.

Voorbeeld: sanne@example.com is een mailbox. info@example.com kan een tweede mailbox zijn, met eigen wachtwoord en eigen mappen. Maar het kan ook een forwarder zijn die alle mail doorstuurt naar sanne@. Voor wie mailt, is er geen verschil. Voor Sanne wel: in het eerste geval moet ze op twee plekken kijken, in het tweede geval komt alles in één Postvak In.

Wat je kiest, hangt af van één vraag: moet de mail op een eigen plek blijven, of mag hij bij iemand binnenkomen? Mail voor de boekhouding die door de boekhouder én later door een opvolger gelezen moet worden, hoort in een eigen mailbox. Mail voor bestellingen@ die toch altijd bij Sanne terechtkomt, kan een forwarder zijn.

Vier manieren om met meer adressen te werken

1. Extra identiteit met een forwarder

Komt de mail voor een tweede adres toch bij jou binnen, dan maak je van dat adres een forwarder naar je eigen mailbox en maak je in de webmail een extra identiteit (les 4.1). Je leest alles op één plek en kiest bij Afzender vanaf welk adres je antwoordt. De afzendercontrole van de server staat dat toe, omdat het adres naar jouw mailbox doorstuurt.

Goed voor: één persoon met meerdere adressen. Niet goed als de mail van dat adres apart bewaard moet blijven.

2. Een andere mailbox koppelen en wisselen

Heb je echt twee mailboxen, elk met eigen wachtwoord, dan kun je de tweede koppelen aan een extra identiteit. Je vult daarvoor de servernaam, het adres en het wachtwoord van de tweede mailbox in. Daarna staat boven je mappen een wisselkeuze: één klik en je zit in de andere mailbox, met zijn eigen mappen en mail, zonder opnieuw in te loggen. Wat je dan verstuurt, gaat vanaf die mailbox en komt in zijn eigen map Verzonden.

Goed voor: iemand die regelmatig in twee of drie mailboxen werkt en niet steeds wil uitloggen. Let op: wijzig je later het wachtwoord van de gekoppelde mailbox, pas het dan ook aan bij de identiteit. In de webmail van WebOké kun je alleen mailboxen koppelen die bij WebOké staan.

3. Twee mailboxen naast elkaar in een privévenster

Je browser onthoudt per venster wie er is ingelogd (les 1.3). Open je een privévenster (in Chrome en Edge incognito), dan heeft dat venster een eigen, lege sessie. Je kunt daar met een tweede mailbox inloggen terwijl de eerste in je gewone venster open blijft. Sluit je het privévenster, dan is die inlog weg.

Goed voor: af en toe even in een andere mailbox kijken, zonder iets in te stellen. Niet handig als je dat elke dag doet.

4. Een mailprogramma met meer accounts

Een mailprogramma zoals Thunderbird, Outlook of Apple Mail toont meerdere accounts naast elkaar, met één lijst ongelezen mail en meldingen voor alles. Het werkt via IMAP (les 1.2), dus je ziet dezelfde mail als in de webmail. Je kunt mail ook lezen zonder verbinding, bijvoorbeeld in de trein.

Goed voor: wie de hele dag met veel mailboxen werkt. Je kunt het gewoon combineren met de webmail.

Een gedeelde mailbox met meer mensen

Een veelvoorkomende opzet: info@example.com is een eigen mailbox, en Sanne en Daan kijken er allebei in. Dat werkt goed, als je weet hoe IMAP het onthoudt en je een paar afspraken maakt.

Wat de server deelt, zijn vlaggen: gelezen, beantwoord, gemarkeerd. Opent Daan een bericht, dan staat het ook bij Sanne als gelezen. Beantwoordt Sanne het vanuit info@, dan krijgt het het pijltje van beantwoord, en dat ziet Daan ook. De map Verzonden van info@ toont wat er namens info@ is verstuurd, door wie dan ook.

Daar zitten meteen de valkuilen:

• "Gelezen" betekent niet "afgehandeld". Daan opent een mail, ziet dat het voor Sanne is, en laat hem staan. Sanne ziet hem als gelezen en slaat hem over. Niemand antwoordt.
• Dubbel antwoorden. Sanne en Daan openen dezelfde vraag tegelijk en antwoorden allebei, met net andere informatie.
• Antwoorden vanuit de verkeerde mailbox. Daan stuurt een antwoord vanuit zijn eigen mailbox in plaats van info@. Het staat dan niet in de gedeelde map Verzonden en Sanne weet niet dat het al gedaan is.

Een paar afspraken die dat voorkomen:

1. Wie een mail oppakt, markeert hem (de vlag) of verplaatst hem naar een map "In behandeling". Wie een gemarkeerde mail ziet, laat hem liggen.
2. Antwoorden gaan altijd vanuit info@, zodat het in de gedeelde map Verzonden staat. Wie vanuit zijn eigen mailbox antwoordt, zet info@ in Cc.
3. Is iets afgehandeld, dan gaat het naar Archief. Postvak In bevat alleen wat nog moet gebeuren (les 5.2).
4. Elke persoon heeft een eigen identiteit binnen info@, bijvoorbeeld "Daan | Bloemenatelier Example", zodat de klant weet wie er antwoordt.

Een laatste punt: deel je het wachtwoord van info@ met meer mensen, dan moet je het bij een vertrek van een collega wijzigen en aan de anderen doorgeven. Met een gekoppelde mailbox (manier 2) pas je het daarna ook aan bij de identiteit.

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

Een extra identiteit maak je bij Instellingen > Identiteiten > Nieuw. Daar vind je ook het onderdeel Andere mailbox koppelen, met Inschakelen en de gegevens van de tweede mailbox. Na het opslaan wissel je met de wisselkeuze boven je mappen. Een forwarder en een nieuwe mailbox maak je in het beheerpaneel van je hosting (bij WebOké DirectAdmin). Een privévenster open je met Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) of Ctrl+Shift+P (Firefox). De Roundcube-handleiding beschrijft de stappen. In andere webmail werkt het vergelijkbaar; Gmail en Outlook.com hebben bijvoorbeeld eigen manieren om een tweede account toe te voegen.

Samenvatting

• Een mailbox heeft eigen opslag en een wachtwoord; een forwarder is alleen een adres dat doorstuurt.
• Extra identiteit met forwarder: één persoon, meer adressen, alles op één plek.
• Andere mailbox koppelen: wisselen tussen echte mailboxen zonder opnieuw in te loggen.
• Privévenster voor af en toe, mailprogramma voor wie de hele dag met veel mailboxen werkt.
• In een gedeelde mailbox delen alle gebruikers de vlaggen; spreek af wie wat oppakt en antwoord vanuit het gedeelde adres.

Quiz

Opdracht

Opdracht A4.3: Welke manier past? Lees de vier situaties en kies per situatie de beste manier: "extra identiteit met forwarder", "andere mailbox koppelen", "privévenster" of "mailprogramma". (1) Sanne wil ook mailen als bestellingen@example.com; dat adres heeft geen eigen mailbox en alle mail ervoor mag gewoon in haar eigen Postvak In binnenkomen. (2) Daan heeft zijn eigen mailbox en beheert ook de mailbox boekhouding@example.com, die een eigen wachtwoord heeft en bij dezelfde aanbieder staat; hij werkt in de webmail en wil er meerdere keren per dag met één klik tussen wisselen zonder opnieuw in te loggen. (3) Sanne wil op haar eigen laptop één keer even meekijken in de mailbox van een stagiair, naast haar eigen mailbox, zonder iets in te stellen, en daarna mag de laptop niets onthouden. (4) Daan werkt de hele dag met vier mailboxen, wil voor alle vier meldingen bij nieuwe mail en wil in de trein zonder verbinding zijn mail kunnen lezen. Je kiest per situatie uit de keuzevelden; het programma vergelijkt met de sleutel en legt per situatie uit waarom.

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

• Roundcube Webmail 5.3: Versturen vanaf een ander adres
• Roundcube Webmail 5.4: Meerdere mailboxen gebruiken
• Mailen vanaf meerdere aliassen, error: Account xxx can not send emails from
• Nieuw e-mailadres of mailbox aanmaken
• E-mail doorsturen naar een ander adres (forwarders, catch-all afgeraden)
• Gratis cursus E-mail op orde: instellen en goed laten aankomen 3.3: Aliassen, doorsturen en catch-all: handig, maar met risico's
• IMAP of POP3: wat is het verschil en welke kies je?