Mappen in je mailbox: Postvak IN, Verzonden, Concepten, Prullenbak, Ongewenst en Archief

In je mailbox staan altijd een paar vaste mappen: Postvak IN, Verzonden, Concepten, Prullenbak, Ongewenst en vaak ook Archief. Op je telefoon heten ze soms anders dan op je computer, en soms zie je een map dubbel. In dit artikel lees je hoe mailprogramma's weten welke map waarvoor is, hoe dat bij WebOké werkt en hoe je de bekendste problemen oplost.

De standaard: speciale mappen met een vast label

Je mailprogramma praat met onze mailserver via IMAP. Voor de vaste mappen bestaat een wereldwijde afspraak, de IMAP-uitbreiding SPECIAL-USE (RFC 6154). De server geeft elke vaste map een label mee dat zegt waar hij voor is:

Postvak IN heeft geen label nodig: die heet in IMAP altijd INBOX. \All en \Flagged zijn geen echte mappen maar overzichten, zoals ‘Alle berichten’ bij Gmail. Wil je mail met een vlag bij elkaar zien, dan doet je mailprogramma dat zelf, bijvoorbeeld met een slimme map.

Een mailprogramma dat de standaard volgt, kijkt naar het label en niet naar de naam. Daarna toont het de map met een naam in jouw taal. Daarom zie je op je iPhone Ongewenst, in Outlook Ongewenste e-mail en in de webmail Spam, terwijl het op de server één en dezelfde map Junk is. Wat je in die map doet, zie je dus overal terug.

Welke naam zie je in welk programma?

De namen hieronder zijn die van de Nederlandse versies. Ze kunnen per versie iets verschillen.

De klassieke Outlook volgt de standaard niet altijd. Hij kan dan zelf extra mappen maken, zoals Ongewenste e-mail of Verwijderde items, naast de mappen die al op de server staan. Hoe je dat oplost, lees je verderop.

De mappen een voor een

Postvak IN. Hier komt alle nieuwe mail binnen, behalve spam en mail die je met een eigen filter naar een andere map laat gaan. Dit is de enige map die met POP3 wordt opgehaald.

Verzonden. Als je een mail verstuurt, bewaart je mailprogramma een kopie in Sent op de server. Daardoor zie je je verzonden mail ook op je telefoon en in de webmail. In de meeste programma's kun je kiezen of en waar die kopie wordt bewaard. Kies altijd de map op de server, niet een map op je eigen computer.

Concepten. Een mail die je nog niet hebt verstuurd, komt in Drafts. Zo kun je op je computer beginnen en op je telefoon afmaken.

Prullenbak. Verwijder je een mail, dan verplaatst je mailprogramma hem naar Trash. Pas als je de prullenbak leegt, is hij echt weg. Tot die tijd telt hij mee voor de opslag van je mailbox.

Ongewenst (Junk). Spam die onze server herkent, komt hier. Het is ook de map waarin jij zelf spam zet. Hoe het spamfilter werkt en hoe streng het is, lees je in Spam: zo houdt WebOké het tegen, en zo train en test je het spamfilter

Archief. Met de knop Archiveren haal je mail uit je Postvak IN zonder hem te verwijderen. De map staat op de server, dus je vindt de mail op al je apparaten terug. Hij telt wel mee voor je opslag. Wil je oude mail juist van de server af hebben, lees dan Mail lokaal opslaan om ruimte op de mailserver te besparen.

Zo werkt het bij WebOké

• Alle vaste mappen volgen de standaard. Sent, Drafts, Trash en Junk bestaan in elke mailbox en zijn altijd zichtbaar. Archive maakt je mailprogramma aan zodra je voor het eerst iets archiveert.
• Spam komt in Junk. Spam die de server vangt, komt in dezelfde map waarin jij spam markeert. Er is geen aparte spammap meer onder Postvak IN.
• Het spamfilter leert van jou. Sleep je een bericht naar Junk, of gebruik je de knop voor ongewenste mail, dan leert het filter dat dit spam is. Sleep je een goed bericht uit Junk terug naar Postvak IN, dan leert het filter dat het geen spam is. Meer tips in Spam: zo houdt WebOké het tegen, en zo train en test je het spamfilter
• De webmail gebruikt dezelfde mappen. Wat je in de webmail ziet, is precies wat er op de server staat. Zie Naar de webmail gaan en wat te doen als inloggen niet lukt.
• Gebruik IMAP, geen POP3. Met POP3 haalt je programma alleen Postvak IN op. Je ziet dan geen Junk, geen verzonden mail van andere apparaten en geen andere mappen. Lees IMAP of POP3: wat is het verschil?

Mappen tonen of verbergen: abonneren

Een mailprogramma laat alleen de mappen zien waarop je bent geabonneerd. Een map waarop je niet bent geabonneerd, bestaat gewoon, met alle mail erin, maar staat niet in je mappenlijst. Zie je een map in de webmail wel en in je programma niet, of andersom, dan is dat bijna altijd de oorzaak.

• Webmail: Instellingen, Mappen, en dan de schakelaar achter de map.
• Thunderbird: rechtermuisknop op je e-mailadres, Abonneren.
• Klassieke Outlook: rechtermuisknop op je e-mailadres, IMAP-mappen.

Junk en de andere vaste mappen hoef je niet zelf aan te zetten: die zijn bij elke mailbox altijd zichtbaar.

Veelvoorkomende problemen

Ik heb twee mappen voor verzonden mail, zoals Verzonden en Verzonden items. Dan gebruikt een van je programma's een eigen map in plaats van Sent. Zet in elk programma de map voor verzonden mail op de map met het label, sleep de mail uit de extra map erheen en verwijder de lege extra map. Hetzelfde geldt voor Prullenbak en Verwijderde items. Staan er ook mappen als Sent Messages of Sent Items op de server, bijvoorbeeld van een oud apparaat, dan geeft onze server die ook het label \Sent. Kies er dan één, het liefst Sent.

De klassieke Outlook maakt een eigen map Ongewenste e-mail. Outlook heeft een eigen spamfilter, los van het onze. Zet het uit, dan blijft alle spam op één plek: klik op Start, Ongewenste e-mail, Opties voor ongewenste e-mail, en kies Geen automatische filtering. Verplaats daarna wat in Ongewenste e-mail staat naar Junk en verwijder de lege map als Outlook dat toestaat.

De klassieke Outlook bewaart verzonden of verwijderde mail niet op de server. Open Bestand, Accountinstellingen, kies je adres en klik op Wijzigen en dan Meer instellingen. Kies daar, als je versie het aanbiedt, voor verzonden en verwijderde items de map op de server (Sent en Trash). Laat bij het pad naar de hoofdmap het veld leeg. Lukt het niet, verwijder het account dan en voeg het opnieuw toe als IMAP. Zie Outlook voor Windows (nieuw en klassiek).

Mijn verzonden mail staat niet op mijn telefoon of in de webmail. Kijk eerst of je IMAP gebruikt. Met POP3 staat verzonden mail alleen op het apparaat waarmee je hem verstuurt. Gebruik je IMAP, kijk dan in je programma welke map het gebruikt voor verzonden mail. In Thunderbird is dat Accountinstellingen, Kopieën & mappen. Op de iPhone ga je naar je account, Geavanceerd, en kies je bij het gedrag van de postbussen de mappen op de server. Zie ook Thunderbird en iPhone en iPad.

Ik zie de spam niet. Kijk of je IMAP gebruikt, en kijk in de map die je programma Ongewenst, Ongewenste e-mail of Spam noemt. Hoe streng het filter is en of spam met een heel hoge score meteen wordt verwijderd, stel je in bij SpamAssassin instellen.

Ik heb een bericht verwijderd, maar het staat er nog (doorgestreept of grijs). Met IMAP gaat een verwijderd bericht normaal naar de Prullenbak. Sommige mailprogramma's geven het bericht op de server alleen het kenmerk "verwijderd". Dan zie je het nog, vaak doorgestreept, en staat het ook op je andere apparaten. Pas als de map wordt opgeschoond (in het Engels expunge of purge), is het echt weg. Tot die tijd telt het mee voor je opslag. In de webmail haal je zulke berichten weg met Opschonen in het menu van de map. Stel je mailprogramma daarna zo in dat verwijderde berichten naar de Prullenbak gaan. In Thunderbird kies je bij Serverinstellingen onder Als ik een bericht verwijder: voor de map Prullenbak, zie Mappen maken en de juiste map voor Verzonden, Concepten en Prullenbak. Voor Outlook lees je Mappen, verzonden mail en een volle mailbox in de Outlook-handleiding.

Hoe lang blijven Prullenbak en spam bewaard?

Onze server verwijdert niets automatisch uit de Prullenbak of uit Junk. Mail blijft daar staan tot jij of je mailprogramma de map leegt, en telt zolang mee voor de opslag van je mailbox. Leeg beide mappen dus af en toe. Hoe vol je mailbox mag worden, lees je in Opslag per mailbox en wat er gebeurt als hij vol is.

Wil je dat het vanzelf gebeurt, stel het dan in je mailprogramma in. Op de iPhone kies je bij je account onder Geavanceerd na hoeveel tijd verwijderde berichten weg mogen. In Thunderbird zet je bij Serverinstellingen de prullenbak leegmaken bij afsluiten aan. Oude mail in één keer weghalen kan ook in DirectAdmin: lees Mailbox opschonen om ruimte vrij te maken in DirectAdmin.

Overstappen naar WebOké of verhuizen

Verhuis je je mail met de e-mailverhuistool of met IMAPSync in DirectAdmin, dan gaan al je mappen mee, met de naam die ze bij je oude provider hadden. Daardoor heb je na de verhuizing soms een map als Verzonden items of Verwijderde items naast Sent en Trash. Dat is niet erg: er gaat niets verloren. Wil je alles op één plek, sleep de mail dan naar de vaste map en verwijder daarna de lege oude map. Stel ook je apparaten opnieuw in, zodat ze de vaste mappen van onze server gebruiken.

Meer leren? Volg de gratis cursus Webmail gebruiken, les 5.1 Mappen en speciale mappen.