Pastas na sua caixa de correio: Caixa de entrada, Enviados, Rascunhos, Reciclagem, Lixo eletrónico e Arquivo

Na sua caixa de correio existem sempre algumas pastas fixas: Caixa de entrada, Enviados, Rascunhos, Lixo, Correio indesejado e, muitas vezes, também Arquivo. No telemóvel, por vezes têm um nome diferente do que têm no computador, e por vezes uma pasta aparece em duplicado. Neste artigo explicamos como os programas de correio sabem para que serve cada pasta, como isso funciona na WebOké e como resolver os problemas mais comuns.

A norma: pastas especiais com uma etiqueta fixa

O seu programa de correio comunica com o nosso servidor de correio através de IMAP. Para as pastas fixas existe um acordo a nível mundial, a extensão IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). O servidor atribui a cada pasta fixa uma etiqueta que indica para que serve:

A Caixa de entrada não precisa de etiqueta: em IMAP chama-se sempre INBOX. \All e \Flagged não são pastas verdadeiras, mas sim vistas, como ‘Todos os emails’ no Gmail. Se pretender ver juntas as mensagens sinalizadas, o seu programa de correio faz isso por si, por exemplo com uma pasta inteligente.

Um programa de correio que segue a norma olha para a etiqueta e não para o nome. Depois mostra a pasta com um nome no seu idioma. É por isso que vê no iPhone Correio indesejado, no Outlook Email de Lixo e no webmail Spam, embora no servidor se trate de uma única pasta, Junk. O que fizer nessa pasta reflete-se, portanto, em todo o lado.

Que nome aparece em cada programa?

Os nomes abaixo são os das versões em português. Podem variar ligeiramente consoante a versão.

O Outlook clássico nem sempre segue a norma. Nesse caso, pode criar pastas adicionais por conta própria, como Correio Eletrónico de Lixo ou Itens Eliminados, além das pastas que já existem no servidor. Mais adiante explicamos como resolver esta situação.

As pastas, uma a uma

Caixa de entrada. É aqui que chegam todas as mensagens novas, exceto o spam e as mensagens que encaminha para outra pasta através de um filtro próprio. É a única pasta que é obtida com POP3.

Enviados. Quando envia uma mensagem, o seu programa de correio guarda uma cópia em Sent no servidor. Assim, vê também as mensagens enviadas no telemóvel e no webmail. Na maioria dos programas pode escolher se e onde essa cópia é guardada. Escolha sempre a pasta no servidor e não uma pasta no seu próprio computador.

Rascunhos. Uma mensagem que ainda não enviou fica em Drafts. Desta forma, pode começar no computador e terminar no telemóvel.

Lixo. Quando elimina uma mensagem, o seu programa de correio move-a para Trash. Só quando esvaziar o lixo é que a mensagem desaparece realmente. Até lá, continua a contar para o espaço de armazenamento da sua caixa de correio.

Correio indesejado (Junk). O spam que o nosso servidor reconhece vem parar aqui. É também a pasta para onde o utilizador move o spam manualmente. Pode ler como funciona o filtro de spam e qual o seu grau de rigor em Spam: como a WebOké o trava e como treinar e testar o filtro de spam

Arquivo. Com o botão Arquivar retira mensagens da Caixa de entrada sem as eliminar. A pasta encontra-se no servidor, pelo que encontra as mensagens em todos os seus dispositivos. No entanto, continuam a contar para o seu espaço de armazenamento. Se pretender retirar mensagens antigas do servidor, consulte Guardar o correio localmente para poupar espaço no servidor de correio.

Como funciona na WebOké

• Todas as pastas fixas seguem a norma. Sent, Drafts, Trash e Junk existem em todas as caixas de correio e estão sempre visíveis. A pasta Archive é criada pelo seu programa de correio assim que arquivar algo pela primeira vez.
• O spam vai para Junk. O spam que o servidor deteta vai para a mesma pasta onde o utilizador marca o spam. Já não existe uma pasta de spam separada dentro da Caixa de entrada.
• O filtro de spam aprende consigo. Se arrastar uma mensagem para Junk, ou utilizar o botão de correio não solicitado, o filtro aprende que se trata de spam. Se arrastar uma mensagem legítima de Junk de volta para a Caixa de entrada, o filtro aprende que não é spam. Mais sugestões em Spam: como a WebOké o bloqueia e como treinar e testar o filtro de spam
• O webmail utiliza as mesmas pastas. O que vê no webmail é exatamente o que está no servidor. Consulte Aceder ao webmail e o que fazer se não conseguir iniciar sessão.
• Utilize IMAP, não POP3. Com POP3, o seu programa obtém apenas a Caixa de entrada. Nesse caso, não vê a pasta Junk, nem o correio enviado a partir de outros dispositivos, nem outras pastas. Leia IMAP ou POP3: qual é a diferença?

Mostrar ou ocultar pastas: subscrever

Um programa de correio mostra apenas as pastas que subscreveu. Uma pasta que não subscreveu continua a existir, com todo o correio, mas não aparece na sua lista de pastas. Se vir uma pasta no webmail e não no seu programa, ou vice-versa, a causa é quase sempre esta.

• Webmail: Definições, Pastas, e depois o interruptor ao lado da pasta.
• Thunderbird: botão direito do rato sobre o seu endereço de e-mail, Subscrever.
• Outlook clássico: botão direito do rato sobre o seu endereço de e-mail, Pastas IMAP.

Não precisa de ativar Junk nem as outras pastas fixas: estas estão sempre visíveis em todas as caixas de correio.

Problemas frequentes

Tenho duas pastas para correio enviado, como Enviados e Itens Enviados. Nesse caso, um dos seus programas utiliza uma pasta própria em vez de Sent. Em cada programa, defina como pasta de correio enviado a pasta com a etiqueta, arraste o correio da pasta extra para lá e elimine a pasta extra vazia. O mesmo se aplica a Lixo e Itens Eliminados. Se existirem também no servidor pastas como Sent Messages ou Sent Items, por exemplo de um dispositivo antigo, o nosso servidor atribui-lhes igualmente a etiqueta \Sent. Escolha então apenas uma, de preferência Sent.

O Outlook clássico cria uma pasta própria Lixo Eletrónico. O Outlook tem um filtro de spam próprio, independente do nosso. Desative-o para que todo o spam fique num só lugar: clique em Base, Lixo Eletrónico, Opções de Lixo Eletrónico e escolha Sem Filtragem Automática. Em seguida, mova o conteúdo de Lixo Eletrónico para Junk e elimine a pasta vazia, se o Outlook o permitir.

O Outlook clássico não guarda o correio enviado ou eliminado no servidor. Abra Ficheiro, Definições da Conta, escolha o seu endereço e clique em Alterar e depois em Mais Definições. Aí, se a sua versão o permitir, escolha para os itens enviados e eliminados a pasta no servidor (Sent e Trash). Deixe vazio o campo do caminho da pasta raiz. Se não resultar, remova a conta e volte a adicioná-la como IMAP. Consulte Outlook para Windows (novo e clássico).

O meu correio enviado não aparece no telemóvel nem no webmail. Verifique primeiro se utiliza IMAP. Com POP3, o correio enviado fica apenas no dispositivo a partir do qual o envia. Se utilizar IMAP, verifique no seu programa que pasta utiliza para o correio enviado. No Thunderbird, encontra esta opção em Definições da conta, Cópias e pastas. No iPhone, aceda à sua conta, Avançado, e em Comportamento das caixas escolha as pastas no servidor. Consulte também Thunderbird e iPhone e iPad.

Não vejo o spam. Verifique se utiliza IMAP e procure na pasta a que o seu programa chama Junk (Correio não solicitado), Lixo Eletrónico ou Spam. O rigor do filtro e a eliminação imediata do spam com pontuação muito elevada são configurados em Configurar o SpamAssassin.

Eliminei uma mensagem, mas ela continua lá (riscada ou a cinzento). Com IMAP, uma mensagem eliminada vai normalmente para o Lixo. Alguns programas de correio atribuem à mensagem no servidor apenas a marca "eliminada". Nesse caso, continua a vê-la, muitas vezes riscada, e ela continua também nos seus outros dispositivos. Só quando a pasta é compactada (em inglês, expunge ou purge) é que desaparece definitivamente. Até lá, conta para o seu espaço de armazenamento. No webmail, pode remover estas mensagens com Compactar no menu da pasta. Em seguida, configure o seu programa de correio para que as mensagens eliminadas vão para o Lixo. No Thunderbird, em Definições do servidor, escolha a pasta Lixo em Quando eu eliminar uma mensagem:, consulte Criar pastas e escolher a pasta correta para Enviados, Rascunhos e Lixo. Para o Outlook, leia Pastas, correio enviado e caixa de correio cheia no manual do Outlook.

Durante quanto tempo são guardados o Lixo e o spam?

O nosso servidor não elimina nada automaticamente do Lixo nem de Junk. O correio permanece lá até que o utilizador ou o seu programa de correio esvazie a pasta e, entretanto, conta para o armazenamento da sua caixa de correio. Por isso, esvazie ambas as pastas de vez em quando. Pode consultar o limite da sua caixa de correio em Armazenamento por caixa de correio e o que acontece quando está cheia.

Se pretender que isto aconteça automaticamente, configure-o no seu programa de correio. No iPhone, escolha na sua conta, em Avançado, ao fim de quanto tempo as mensagens eliminadas podem ser removidas. No Thunderbird, ative em Definições do servidor a opção de esvaziar o lixo ao sair. Também pode remover correio antigo de uma só vez no DirectAdmin: leia Limpar a caixa de correio para libertar espaço no DirectAdmin.

Mudar para a WebOké ou migrar

Se migrar o seu correio com a ferramenta de migração de e-mail ou com o IMAPSync no DirectAdmin, todas as suas pastas são transferidas, com o nome que tinham no seu fornecedor anterior. Por isso, após a migração, poderá por vezes ter uma pasta como Itens Enviados ou Itens Eliminados ao lado de Sent e Trash. Não há problema: não se perde nada. Se pretender ter tudo num só local, arraste o correio para a pasta fixa e elimine depois a pasta antiga vazia. Configure também novamente os seus dispositivos, para que utilizem as pastas fixas do nosso servidor.

Quer saber mais? Siga o curso gratuito Utilizar o webmail, lição 5.1 Pastas e pastas especiais.