Pastas e pastas especiais

Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá explicar onde as suas pastas estão realmente guardadas, que pastas especiais existem e como um programa de correio as reconhece, e conseguirá detetar sozinho uma pasta Enviados duplicada ou uma pasta de spam mal configurada.

Conceitos-chave: pasta no servidor, pasta especial, SPECIAL-USE, separador, subpasta, subscrever, pasta de arquivo

As suas pastas estão no servidor

No módulo 1 viu que a webmail comunica com o servidor de correio através de IMAP. O mesmo se aplica às pastas. Uma pasta que cria na webmail não é criada no seu browser, mas sim no servidor. Por isso vê a mesma pasta de imediato no programa de correio do portátil e na aplicação de e-mail do telemóvel. Se mover uma mensagem no telemóvel para a pasta Klanten (clientes), ela também aparece na pasta Klanten da webmail.

Isto tem três consequências que convém conhecer:

• Eliminar uma pasta é definitivo. Se eliminar uma pasta, o correio que ela contém também desaparece, em todos os dispositivos ao mesmo tempo. Não existe uma "Reciclagem para pastas".
• Todas as pastas contam para o seu armazenamento. Também as pastas que quase nunca abre, como Arquivo ou Enviados. É esse o tema da lição 5.4.
• Mudar o nome afeta tudo o que remete para a pasta. Um filtro que move correio para "Facturen" deixa de funcionar se mudar o nome da pasta para "Contas". A lição 6.2 volta a este assunto.

Subpastas e o separador

As pastas podem ficar umas dentro das outras, por exemplo uma pasta por cliente dentro de uma pasta Klanten. No servidor, cada pasta tem um único nome completo. O nível é indicado por um separador: um carácter fixo entre as partes do nome. Na WebOké, esse carácter é um ponto. A pasta Ahmed dentro de Klanten chama-se, portanto, no servidor Klanten.Ahmed. Uma pasta dentro de A receber chama-se INBOX.Leveranciers, porque no servidor a pasta A receber chama-se sempre INBOX.

A webmail não mostra esses nomes completos. Vê uma árvore com pastas indentadas e o nome A receber. Ainda assim, é útil conhecer o nome real. Vai encontrá-lo num script de filtro (módulo 6), ao configurar um programa de correio e em mensagens de erro. Outros servidores de correio usam por vezes uma barra como separador (Klanten/Ahmed). A ideia é a mesma.

Como o ponto é o separador, não o pode usar num nome de pasta. Se escrever "Propostas 2026.1" na webmail, recebe a indicação de que o nome contém um carácter não permitido. Um programa de correio transforma-o por vezes, sem aviso, numa pasta "1" dentro de "Propostas 2026". Escolha, por isso, nomes sem ponto.

Pastas especiais: Rascunhos, Enviados, Spam, Reciclagem e Arquivo

Algumas pastas têm uma tarefa fixa. Um rascunho tem de ser guardado em algum lado, tal como uma mensagem enviada, o correio eliminado e o spam. São as pastas especiais. A dificuldade: antigamente, cada programa de correio tinha os seus próprios nomes. O Outlook usava "Sent Items", o Apple Mail "Sent Messages", o Thunderbird "Sent". Assim surgiam facilmente três pastas de correio enviado numa só caixa de correio.

Por isso existe uma norma: SPECIAL-USE (RFC 6154). O servidor coloca uma etiqueta na pasta que tem uma determinada tarefa. Um programa de correio que conheça a norma lê essas etiquetas e usa a pasta certa, seja qual for o seu nome. As etiquetas são:

Na WebOké, essas pastas chamam-se no servidor Drafts, Sent, Junk, Trash e Archive. A webmail mostra-as em português. Atenção à pasta de spam: no servidor chama-se Junk, a webmail mostra-a como Spam e um programa de correio como Lixo ou Correio indesejado. Trata-se três vezes da mesma pasta. O filtro de spam só usa essa pasta para aprender (lição 8.2).

Porque vê por vezes duas pastas Enviados

Um programa de correio que não lê as etiquetas ou que está mal configurado cria ele próprio uma pasta com o seu próprio nome. Vê então, por exemplo, ao lado de Enviados uma pasta "Sent Items" dentro de A receber. A consequência: o que envia a partir do portátil fica numa pasta e o que envia a partir da webmail fica na outra. E acaba por procurar sem encontrar.

Resolve-se assim:

1. Descubra que pasta tem a etiqueta \Sent. Essa é a verdadeira.
2. No programa de correio, defina essa pasta como pasta para mensagens enviadas.
3. Mova as mensagens da pasta duplicada para a pasta verdadeira.
4. Só depois elimine a pasta duplicada, já vazia.

O mesmo pode acontecer com os rascunhos, a reciclagem e a pasta de spam. Uma pasta "Spam" criada por si dentro de A receber não é a pasta de spam: o filtro de spam não coloca lá nada nem aprende com ela.

Subscrever: mostrar ou ocultar

Uma pasta pode existir sem que a veja. Um programa de correio só mostra as pastas que subscreveu. Na webmail, é o interruptor ao lado de cada pasta em Definições > Pastas. Se o desligar, a pasta desaparece da sua lista de pastas, mas o correio que contém continua a existir e conta para o seu armazenamento. Se lhe faltar uma pasta, verifique primeiro se não está simplesmente oculta.

A pasta de arquivo

Uma pasta de arquivo destina-se a correio já tratado que pretende guardar. A diferença em relação a uma pasta comum: a webmail tem um botão próprio Arquivo para ela. Um clique e a mensagem fica no seu arquivo. Em Dividir arquivo por escolhe se o arquivo é dividido automaticamente em subpastas, por exemplo por ano. Surgem então pastas como Archive.2025 e Archive.2026. Isso mantém rápidos os arquivos grandes, porque uma pasta com dezenas de milhares de mensagens carrega mais devagar.

Na prática: assim funciona na webmail

As pastas são criadas e geridas em Definições > Pastas; é aí que também estão os interruptores para subscrever. Que pasta a webmail usa para cada tarefa vê-se em Definições > Preferências > Pastas especiais. Deixe essas definições como estão, a não ser que saiba exatamente porque está a alterar algo. Os passos estão no manual do Roundcube (Criar e gerir pastas, Arquivar mensagens). Noutras webmails funciona de forma semelhante: o Gmail usa etiquetas em vez de pastas, mas um programa de correio vê-as como pastas através de IMAP; o Outlook.com tem pastas tal como aqui.

Resumo

• As pastas estão no servidor: o que faz na webmail vê-se em todos os seus dispositivos, e eliminar uma pasta remove o correio que ela contém.
• Na WebOké, o ponto é o separador: Klanten.Ahmed é a pasta Ahmed dentro de Klanten, INBOX é A receber.
• As pastas especiais reconhecem-se pela etiqueta (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. A pasta de spam chama-se Junk no servidor.
• Surgem duas pastas Enviados quando um programa de correio cria uma pasta própria; a pasta com \Sent é a verdadeira.
• Uma pasta oculta (não subscrita) continua a existir e conta para o seu armazenamento.

Questionário

Exercício

Exercício A5.1: Ler a lista de pastas do servidor. Abra o material mappen-1.txt. Trata-se do resultado literal de um comando IMAP LIST com o qual um programa de correio pede a lista de pastas, incluindo as etiquetas SPECIAL-USE. Cada linha que começa por * LIST corresponde a uma pasta: entre parênteses as características, depois o separador entre aspas e, no fim, o nome completo da pasta. Preencha quatro dados: o nome da verdadeira pasta Enviados, o nome da pasta de spam, o separador e o nome da pasta supérflua, porque um programa de correio a criou em duplicado. Escreva os nomes das pastas exatamente como aparecem no ficheiro, sem as aspas à volta. O programa compara as suas respostas com a chave de respostas e indica, para cada resposta, se está correta, com uma explicação.

Para saber mais

Os passos indicados para a webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 6.1: Criar e gerir pastas
• Roundcube Webmail 6.2: Arquivar mensagens
• Pastas na sua caixa de correio: Caixa de entrada, Enviados, Rascunhos, Reciclagem, Lixo eletrónico e Arquivo
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.1: Pastas e sincronização: porque tem duas pastas "Enviados"
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154