Vários endereços e caixas de correio

Módulo 4: O utilizador como remetente · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, conhece a diferença entre um endereço e uma caixa de correio, escolhe para cada situação a melhor de quatro formas de trabalhar com vários endereços e define boas regras para uma caixa de correio partilhada.

Conceitos-chave: caixa de correio, endereço, alias, reencaminhador (forwarder), identidade adicional, associar outra caixa de correio, seletor de troca, janela privada, programa de e-mail, caixa de correio partilhada, sinalizadores

Um endereço não é o mesmo que uma caixa de correio

Muitas pessoas usam "endereço de e-mail" e "caixa de correio" como se fossem a mesma coisa. Para esta lição, a diferença é importante.

• Uma caixa de correio é espaço de armazenamento no servidor, com pastas próprias, um limite de armazenamento próprio e uma palavra-passe própria. É nela que inicia sessão.
• Um endereço é apenas um nome para o qual chega correio. Cada caixa de correio tem um endereço, mas um endereço não precisa de ter uma caixa de correio própria. Um endereço sem armazenamento próprio que reencaminha o correio chama-se forwarder (reencaminhador, ou alias). Não é possível iniciar sessão nele.

Exemplo: sanne@example.com é uma caixa de correio. info@example.com pode ser uma segunda caixa de correio, com palavra-passe e pastas próprias. Mas também pode ser um forwarder que reencaminha todo o correio para sanne@. Para quem envia a mensagem, não há diferença. Para a Sanne há: no primeiro caso, tem de verificar dois sítios; no segundo, tudo chega a uma única pasta A receber.

A escolha depende de uma pergunta: o correio deve ficar num local próprio, ou pode chegar à caixa de alguém? O correio da contabilidade, que tem de ser lido pelo contabilista e, mais tarde, por quem o substituir, deve ficar numa caixa de correio própria. O correio para bestellingen@, que acaba sempre na caixa da Sanne, pode ser um forwarder.

Quatro formas de trabalhar com vários endereços

1. Identidade adicional com um forwarder

Se o correio de um segundo endereço chega de qualquer forma à sua caixa, transforme esse endereço num forwarder para a sua própria caixa de correio e crie uma identidade adicional na webmail (lição 4.1). Lê tudo num só sítio e escolhe em Remetente o endereço a partir do qual responde. A verificação de remetente do servidor permite-o, porque o endereço reencaminha para a sua caixa de correio.

Adequado para: uma pessoa com vários endereços. Não é adequado se o correio desse endereço tiver de ser guardado separadamente.

2. Associar outra caixa de correio e alternar

Se tem realmente duas caixas de correio, cada uma com a sua palavra-passe, pode associar a segunda a uma identidade adicional. Para isso, introduz o nome do servidor, o endereço e a palavra-passe da segunda caixa de correio. Depois disso, aparece um seletor de troca por cima das suas pastas: com um clique passa para a outra caixa de correio, com as suas próprias pastas e mensagens, sem voltar a iniciar sessão. O que enviar nessa altura sai a partir dessa caixa de correio e fica na respetiva pasta Enviados.

Adequado para: quem trabalha regularmente em duas ou três caixas de correio e não quer estar sempre a terminar sessão. Atenção: se mais tarde alterar a palavra-passe da caixa de correio associada, altere-a também na identidade. Na webmail da WebOké só é possível associar caixas de correio alojadas na WebOké.

3. Duas caixas de correio lado a lado numa janela privada

O seu navegador memoriza, por janela, quem tem sessão iniciada (lição 1.3). Se abrir uma janela privada (no Chrome e no Edge, anónima), essa janela tem uma sessão própria e vazia. Pode iniciar sessão aí com uma segunda caixa de correio, enquanto a primeira continua aberta na janela normal. Ao fechar a janela privada, essa sessão desaparece.

Adequado para: espreitar ocasionalmente outra caixa de correio, sem configurar nada. Pouco prático se o fizer todos os dias.

4. Um programa de e-mail com várias contas

Um programa de e-mail como o Thunderbird, o Outlook ou o Apple Mail mostra várias contas lado a lado, com uma única lista de mensagens não lidas e notificações para tudo. Funciona através de IMAP (lição 1.2), por isso vê as mesmas mensagens que na webmail. Também pode ler o correio sem ligação, por exemplo no comboio.

Adequado para: quem trabalha o dia inteiro com muitas caixas de correio. Pode combiná-lo sem problemas com a webmail.

Uma caixa de correio partilhada por várias pessoas

Uma configuração frequente: info@example.com é uma caixa de correio própria, e a Sanne e o Daan consultam-na os dois. Funciona bem, desde que saiba como o IMAP guarda esta informação e se definam algumas regras.

O que o servidor partilha são os sinalizadores: lida, respondida, marcada. Se o Daan abrir uma mensagem, ela também aparece como lida para a Sanne. Se a Sanne responder a partir de info@, a mensagem recebe a seta de respondida, e o Daan também a vê. A pasta Enviados de info@ mostra o que foi enviado em nome de info@, seja por quem for.

É aí que estão as armadilhas:

• "Lida" não significa "tratada". O Daan abre uma mensagem, vê que é para a Sanne e deixa-a ficar. A Sanne vê-a como lida e passa-lhe à frente. Ninguém responde.
• Respostas em duplicado. A Sanne e o Daan abrem a mesma pergunta ao mesmo tempo e respondem os dois, com informações ligeiramente diferentes.
• Responder a partir da caixa de correio errada. O Daan envia uma resposta a partir da sua própria caixa de correio em vez de info@. A resposta não fica na pasta Enviados partilhada e a Sanne não sabe que o assunto já foi tratado.

Algumas regras que evitam isto:

1. Quem pega numa mensagem marca-a (o sinalizador) ou move-a para uma pasta "Em andamento". Quem vê uma mensagem marcada deixa-a ficar.
2. As respostas saem sempre a partir de info@, para que fiquem na pasta Enviados partilhada. Quem responder a partir da sua própria caixa de correio coloca info@ em Cc.
3. Quando um assunto está tratado, vai para Arquivo. A pasta A receber contém apenas o que ainda falta fazer (lição 5.2).
4. Cada pessoa tem a sua própria identidade dentro de info@, por exemplo "Daan | Bloemenatelier Example", para que o cliente saiba quem está a responder.

Um último ponto: se partilhar a palavra-passe de info@ com várias pessoas, terá de a alterar quando um colega sair e comunicá-la aos restantes. Com uma caixa de correio associada (forma 2), altere-a depois também na identidade.

Na prática: como funciona na webmail

Cria uma identidade adicional em Definições > Identidades > Criar. Aí encontra também a secção Associar outra caixa de correio, com Ativar e os dados da segunda caixa de correio. Depois de guardar, alterna com o seletor de troca por cima das suas pastas. Um forwarder e uma nova caixa de correio são criados no painel de gestão do seu alojamento (na WebOké, o DirectAdmin). Abre uma janela privada com Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) ou Ctrl+Shift+P (Firefox). O manual do Roundcube descreve os passos. Noutras webmails funciona de forma semelhante; o Gmail e o Outlook.com, por exemplo, têm formas próprias de adicionar uma segunda conta.

Resumo

• Uma caixa de correio tem armazenamento próprio e uma palavra-passe; um forwarder é apenas um endereço que reencaminha.
• Identidade adicional com forwarder: uma pessoa, vários endereços, tudo num só sítio.
• Associar outra caixa de correio: alternar entre caixas de correio reais sem voltar a iniciar sessão.
• Janela privada para uso ocasional, programa de e-mail para quem trabalha o dia inteiro com muitas caixas de correio.
• Numa caixa de correio partilhada, todos os utilizadores partilham os sinalizadores; combine quem trata de quê e responda a partir do endereço partilhado.

Questionário

Exercício

Exercício A4.3: Qual é o método adequado? Leia as quatro situações e escolha para cada uma a melhor forma: "identidade adicional com forwarder", "associar outra caixa de correio", "janela privada" ou "programa de e-mail". (1) A Sanne quer também enviar mensagens como bestellingen@example.com; esse endereço não tem caixa de correio própria e todo o correio para ele pode simplesmente chegar à pasta A receber dela. (2) O Daan tem a sua própria caixa de correio e gere também a caixa de correio boekhouding@example.com, que tem palavra-passe própria e está no mesmo fornecedor; trabalha na webmail e quer alternar entre elas várias vezes por dia com um clique, sem voltar a iniciar sessão. (3) A Sanne quer, no seu próprio portátil, espreitar uma única vez a caixa de correio de um estagiário, ao lado da sua própria caixa de correio, sem configurar nada, e depois o portátil não deve memorizar nada. (4) O Daan trabalha o dia inteiro com quatro caixas de correio, quer notificações de novas mensagens para as quatro e quer poder ler o correio no comboio sem ligação. Escolha para cada situação nos campos de seleção; o programa compara com a chave de respostas e explica, situação a situação, porquê.

Para saber mais

Os passos indicados para a webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 5.3: Enviar a partir de outro endereço
• Roundcube Webmail 5.4: Utilizar várias caixas de correio
• Enviar e-mails a partir de vários aliases, erro: Account xxx can not send emails from
• Criar um novo endereço de e-mail/caixa de correio
• Reencaminhar o e-mail para outro endereço (reencaminhadores, catch-all não recomendado)
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.3: Apelidos, encaminhamento e captura de erros: úteis, mas com riscos
• IMAP ou POP3: qual é a diferença e qual deve escolher?