IMAP, POP e webmail: porque vê o mesmo correio em todo o lado

Módulo 1: Como funciona o seu correio · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá explicar a diferença entre IMAP e POP, saberá o que isso significa para o seu correio em vários dispositivos, para o seu armazenamento e para uma cópia de segurança, e conseguirá verificar como os seus dispositivos estão configurados.

Conceitos-chave: IMAP, POP3, sincronizar, sinalizadores (flags), pasta Enviados, limite de armazenamento (quota), cópia local

Duas formas de obter o correio

Na lição 1.1 viu que o correio é entregue num servidor de correio. Fica aí guardado até que um programa de correio o vá buscar. Para essa recolha existem dois protocolos, com uma ideia de base muito diferente.

• POP3 (Post Office Protocol, abreviado POP) é o mais antigo. A ideia é a de um apartado: o seu programa vai buscar o correio novo, coloca-o no seu computador e o servidor pode depois apagá-lo. A própria norma o diz: normalmente, o correio é descarregado e depois eliminado.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) funciona ao contrário. O correio fica no servidor. O seu programa mostra o que está no servidor e transmite as suas ações: ler, mover, eliminar, marcar. O servidor é a fonte; os seus dispositivos limitam-se a acompanhar.

O webmail funciona sempre com IMAP. Nem poderia ser de outra forma: o webmail não tem um disco próprio onde guardar o seu correio. Mostra em tempo real o que está na sua caixa de correio no servidor.

O que o IMAP sincroniza

Com o IMAP, não é só o correio em si que fica sincronizado, mas também tudo o que faz com ele:

• Pastas. Se criar no webmail uma pasta Klanten (Clientes), esta aparece também na aplicação de correio do seu telemóvel. As pastas estão no servidor.
• Sinalizadores. Cada mensagem tem características a que o IMAP chama sinalizadores (flags): lida, respondida, marcada, eliminada. Se ler uma mensagem no telemóvel, esta aparece também como lida no webmail. Se lhe responder no portátil, verá no webmail a seta de respondida.
• Mover e eliminar. Se arrastar uma mensagem para a Reciclagem, ela é movida para a Reciclagem em todo o lado.

Um ponto que surpreende muitas pessoas: a pasta Enviados. O envio é feito por SMTP, e o SMTP não guarda nada. É o seu programa de correio que, depois de enviar, coloca ele próprio uma cópia na pasta Enviados no servidor. Com o IMAP, essa cópia fica visível em todo o lado. Se um programa não o fizer, ou colocar a cópia noutra pasta, só verá o seu correio enviado nesse dispositivo. A lição 5.1 aprofunda este tema.

O que o POP faz, e porque isso causa problemas

Com o POP, o programa pergunta ao servidor: que mensagens tem para mim? Vai buscá-las e pede ao servidor que as apague. Muitos programas têm uma opção como "Manter uma cópia no servidor", por vezes com um prazo, por exemplo 14 dias. Mas mesmo assim: o servidor não sabe o que faz no seu computador. Pastas, mensagens lidas ou respondidas ficam apenas nesse dispositivo.

Veja o caso do Daan, colega da Sanne. Há anos, configurou o correio no computador do escritório com POP. No telemóvel usa IMAP. O que acontece?

• De manhã, o Daan vê no telemóvel uma mensagem de um fornecedor. Quando abre o programa de correio no escritório, este vai buscar a mensagem e apaga-a do servidor. A partir daí, a mensagem desaparece do telemóvel.
• No webmail, a pasta A receber está quase vazia, porque está tudo no computador do escritório.
• O que o Daan envia a partir do escritório fica apenas em Enviados nesse computador.

Costuma dizer-se que o POP num segundo dispositivo "rouba" o correio. É uma das causas mais frequentes da queixa "o meu correio desaparece".

Armazenamento: o limite aplica-se a tudo

Com o IMAP, todo o seu correio está no servidor. Cada caixa de correio tem um tamanho máximo, o limite de armazenamento ou quota. Esse limite aplica-se a todas as pastas em conjunto: A receber, mas também Enviados, Rascunhos, Arquivo, Spam e Reciclagem. O correio eliminado que está na Reciclagem conta, portanto, até esvaziar a reciclagem.

Se a caixa de correio estiver cheia, deixa de ser possível receber correio novo. O remetente recebe então a mensagem de volta com uma mensagem de erro. Com o POP tem menos este problema, porque o servidor é esvaziado constantemente. É a única razão pela qual algumas pessoas ainda usam POP. É melhor trabalhar com IMAP e fazer uma limpeza de vez em quando, ou guardar o correio antigo localmente com um programa de correio (lição 5.4).

O portátil avariado

Imagine: o portátil da Sanne cai da mesa e deixa de arrancar. O que é que ela perde?

• Com IMAP: nada do seu correio. Inicia sessão no webmail ou configura o novo portátil, e está tudo de volta: pastas, correio enviado, lido e não lido. O que pode ter perdido: rascunhos que ainda não estavam no servidor e correio que ela própria tenha movido para uma pasta local no portátil.
• Com POP: todo o correio que o portátil foi buscar e que o servidor apagou. Se não tinha uma cópia de segurança do portátil, esse correio perdeu-se.

O IMAP é, portanto, uma forma de segurança, mas não é uma cópia de segurança. Se eliminar uma mensagem e esvaziar a reciclagem, ela desaparece em todo o lado ao mesmo tempo. Um erro sincroniza tão depressa como uma ação correta. Por isso, convém saber se o seu fornecedor faz cópias de segurança e como pode exportar o correio importante.

Que definições correspondem a cada protocolo

No seu programa de correio, nas definições da conta, vê que tipo de conta é. Pontos de referência:

Estas são as portas habituais com encriptação, também na WebOké. Uma conta só pode ter uma forma de obter o correio. Se quiser passar de POP para IMAP, na maioria dos programas terá de adicionar a conta de novo. Antes disso, ponha em segurança o correio que está apenas guardado localmente, por exemplo arrastando-o para as novas pastas IMAP.

Na prática: assim funciona no webmail

O webmail usa sempre IMAP. O que faz no webmail vê-se, portanto, em qualquer programa de correio que também funcione com IMAP, e vice-versa. Pode ver o quão cheia está a sua caixa de correio no canto inferior esquerdo do webmail, na barra por baixo das pastas. No Manual do Roundcube, em O que é o webmail, explica-se como o webmail e um programa de correio funcionam em conjunto. Noutros webmails, como o Gmail ou o Outlook.com, funciona de forma semelhante: também mostram o que está no servidor.

Resumo

• O POP descarrega o correio para um único dispositivo e normalmente apaga-o do servidor; o IMAP mantém o correio no servidor.
• O IMAP sincroniza pastas e sinalizadores (lida, respondida, marcada). O webmail funciona sempre com IMAP.
• A pasta Enviados é uma cópia que o seu programa de correio coloca ele próprio no servidor.
• O limite de armazenamento aplica-se a todas as pastas em conjunto, incluindo a Reciclagem e o Spam.
• O IMAP protege contra um dispositivo avariado, mas não é uma cópia de segurança: uma eliminação acontece em todo o lado ao mesmo tempo.

Questionário

Exercício

Exercício D1.2: Assim está configurado o seu e-mail. Em cada dispositivo onde usa o correio (computador, telemóvel, tablet), procure nas definições da conta se utiliza IMAP ou POP, e qual o servidor e a porta para receber e enviar. Anote tudo numa pequena lista. Depois, abra o webmail e a aplicação de correio do telemóvel lado a lado e compare as pastas: vê as mesmas pastas, e o mesmo correio está em Enviados? Responda então a estas perguntas: Algum dos seus dispositivos usa POP e, se sim, isso faz desaparecer correio dos outros dispositivos? Onde está a sua pasta Enviados: no servidor (visível em todo o lado) ou apenas num dispositivo? O que perderia se o seu dispositivo principal avariasse amanhã?

Para saber mais

Os passos no webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 1.1: O que é o webmail?
• IMAP ou POP3: qual é a diferença e qual deve escolher?
• Como verifico a utilização do meu e-mail?
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 1.3: IMAP e POP3: aceder ao correio
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.1: Pastas e sincronização: porque tem duas pastas "Enviados"
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.2: Armazenamento, quota e uma caixa de correio cheia
• RFC 9051, IMAP versão 4 revisão 2 (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versão 3 (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939