Pastas e sincronização: porque tem duas vezes "Enviados"

Módulo 3: Gerir a sua caixa de correio · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá explicar como funcionam as pastas IMAP no servidor, fazer com que o seu programa de correio utilize as pastas especiais corretas e evitar que o correio fique duplicado ou se perca.

Conceitos-chave: pasta IMAP, lista de pastas no servidor, pastas especiais (Enviados, Lixeira, Rascunhos, Spam, Arquivo), special-use (RFC 6154), associação de pastas, subscrição de pastas, eliminar e eliminar definitivamente (expunge), período de sincronização, cópia offline

Onde estão realmente as suas pastas?

Na lição 1.3 viu a diferença entre IMAP e POP3. Com IMAP, o seu correio fica no servidor, e o seu programa de correio mostra o que lá está. Isso também se aplica às pastas. Se criar uma pasta "Orçamentos" no Thunderbird, o Thunderbird cria essa pasta no servidor. O seu telemóvel passa também a vê-la, assim como o webmail.

É exatamente isso que pretende. Mas também significa que um programa de correio pode criar pastas no servidor que não pretendia. E se dois programas não concordarem sobre o nome de uma pasta, acaba por ter duas.

Algumas coisas a saber sobre as pastas num servidor IMAP:

• A Caixa de Entrada chama-se sempre INBOX no servidor. É a única pasta com um nome fixo. O seu programa traduz isso para "Caixa de Entrada", "Inbox" ou "Recebido".
• Todas as outras pastas têm um nome livre. O servidor não conhece uma pasta de Enviados "verdadeira", a menos que o indique ele próprio (veja abaixo).
• As subpastas são separadas por um carácter, normalmente um ponto ou uma barra: INBOX.Offertes ou Offertes/2026. Isto raramente se vê, mas explica por que motivo alguns programas colocam todas as pastas sob a Caixa de Entrada.
• Um programa, por vezes, só mostra as pastas às quais está subscrito. Uma pasta que existe no servidor mas à qual não está subscrito parece então ter desaparecido.

O problema das pastas especiais

O seu programa de correio precisa de algumas pastas para funcionar:

Cada programa tem a sua própria preferência. O Apple Mail utiliza por defeito nomes diferentes dos do Outlook, e o Outlook, por sua vez, diferentes dos da aplicação Gmail. Se configurar a sua caixa de correio em três dispositivos sem prestar atenção, pode acontecer o seguinte:

• O Outlook coloca o correio enviado em Sent Items.
• O seu iPhone coloca o correio enviado em Sent Messages.
• O webmail coloca o correio enviado em Sent.

Fica então com três pastas de Enviados, e em cada dispositivo só vê uma parte do que enviou. Esta é a queixa mais comum sobre o IMAP: "não vejo no meu telemóvel o que enviei a partir do meu computador".

A solução: special-use

Desde 2011 existe uma extensão do IMAP através da qual o servidor indica para que serve cada pasta: special-use (RFC 6154). O servidor diz, por exemplo, "esta pasta chama-se Sent e tem a função \Sent". Um programa de correio moderno segue essa indicação e deixa de criar a sua própria pasta.

A maioria dos servidores de correio suporta isto, assim como a maioria dos programas. Mas ainda falha frequentemente nos seguintes casos:

• uma caixa de correio que já existe há anos e na qual programas antigos já criaram as suas próprias pastas;
• uma caixa de correio que foi transferida de outro fornecedor, onde as pastas tinham nomes diferentes;
• programas que configurou manualmente antes de o servidor indicar o special-use;
• POP3 (nesse caso não existem pastas no servidor, pelo que cada dispositivo guarda a sua própria pasta de Enviados localmente).

Associar corretamente as suas próprias pastas

Já tem pastas duplicadas, ou tem dúvidas? Então escolha uma pasta por função e indique a cada programa qual é essa pasta. De preferência, escolha a pasta que o próprio servidor indica. Reconhece-a no webmail: a pasta de Enviados costuma aparecer no topo com um ícone próprio.

Onde configura isto?

• Thunderbird: Definições da conta, a sua conta, Cópias e pastas (Enviados, Rascunhos, Arquivo) e Definições do servidor (o que acontece às mensagens eliminadas, e para que pasta vão).
• Apple Mail no Mac: Definições, Contas, a sua conta, Comportamento da Caixa de Correio. No iPhone: Definições, Mail, Contas, a sua conta, a própria conta, Avançado, e depois escolher a pasta no servidor para cada função.
• Outlook clássico: numa conta IMAP, escolhe nas definições da conta (Mais definições, Avançado) o caminho da pasta principal e a pasta para itens eliminados. Para os itens enviados, o Outlook clássico não tem opção em muitas versões: utiliza a pasta que o servidor indica, e caso contrário, a sua própria.
• Aplicação Gmail: funciona com a pasta que o servidor indica; não é possível configurar por pasta.

Depois, move o correio das pastas desnecessárias para a pasta escolhida e elimina as pastas vazias. Faça isso num dispositivo (de preferência o webmail ou o computador) e aguarde até que os outros dispositivos atualizem.

Eliminar funciona em duas etapas

No IMAP, eliminar é, na realidade, atribuir uma marca. Uma mensagem recebe a marca eliminada (\Deleted), mas continua no servidor. Só quando o programa dá a instrução expunge é que a mensagem desaparece realmente. A maioria dos programas funciona assim:

1. Prime Eliminar. O programa move a mensagem para a Lixeira (na verdade: copia para a Lixeira e marca o original como eliminado).
2. O original é eliminado definitivamente (expunge) de imediato ou ao encerrar o programa.
3. Só quando esvazia a Lixeira é que a mensagem desaparece do servidor.

Alguns programas estão configurados de forma diferente. Nesse caso, vê mensagens com um traço por cima que não desaparecem: estão marcadas, mas nunca foram eliminadas definitivamente. E continuam a contar para o seu espaço de armazenamento. Procure, no seu programa, por Compactar pasta (Thunderbird), Eliminar mensagens eliminadas ou uma definição do tipo "eliminar definitivamente os itens eliminados ao sair da pasta".

Importante: eliminar num dispositivo é eliminar em todos os dispositivos. É esse o princípio do IMAP. Se quiser remover uma mensagem do telemóvel mas mantê-la no computador, isso não é possível com IMAP. No máximo, pode sincronizar um período mais curto no telemóvel (veja abaixo).

Perdeu, ainda assim, alguma coisa? Muitos fornecedores guardam cópias de segurança a partir das quais é possível repor uma caixa de correio ou pasta, mas geralmente apenas durante um período limitado. Não conte com isso como arquivo.

Quanto sincroniza?

Um programa de correio não precisa de descarregar tudo. No telemóvel, é muitas vezes prático sincronizar apenas as últimas semanas, ou fazer push apenas da Caixa de Entrada. Isso poupa espaço e bateria. Não altera nada no servidor: o correio antigo continua lá, só não o vê nesse dispositivo.

No computador, a maioria dos programas cria uma cópia offline da caixa de correio (o Outlook num ficheiro .ost, o Thunderbird e o Apple Mail na sua própria pasta). Isto é uma cópia, não uma cópia de segurança: se eliminar algo no servidor, também desaparece da cópia offline. Um verdadeiro local de armazenamento local é uma pasta que cria sob Pastas Locais (Thunderbird), No meu Mac (Apple Mail) ou num ficheiro de dados .pst (Outlook). O que arrastar para lá deixa de estar no servidor. Mais sobre isto na lição 3.2.

Na prática: assim se apresenta num painel

No webmail da WebOké (Roundcube), vê à esquerda todas as pastas do servidor. Em Definições, Pastas, pode criar, mudar o nome, eliminar e ativar ou desativar a subscrição de pastas. Em Definições, Preferências, Pastas Especiais, vê qual é a pasta utilizada como Enviados, Rascunhos, Lixeira e Spam. Noutros fornecedores, funciona de forma semelhante; o webmail pode ter outro nome, mas quase todos têm uma gestão de pastas deste tipo.

Resumo

• Com IMAP, as suas pastas também ficam no servidor. Cada dispositivo vê as mesmas pastas.
• Só INBOX tem um nome fixo. Enviados, Lixeira, Rascunhos e Spam têm nomes diferentes consoante o programa, a menos que o servidor os indique (special-use, RFC 6154).
• Resolve pastas de Enviados duplicadas escolhendo uma pasta por função e configurando cada programa para a utilizar.
• Eliminar no IMAP é marcar e depois eliminar definitivamente (expunge). As mensagens marcadas continuam a contar para o seu espaço de armazenamento.
• Uma cópia offline não é uma cópia de segurança; uma pasta local sim, é um local de armazenamento separado.

Quiz

Exercício

Exercício O3.1: Verificar as suas pastas. Abra a sua caixa de correio no webmail e em cada dispositivo onde a utiliza. Anote, por dispositivo, qual a pasta utilizada para Enviados, Lixeira, Rascunhos e Spam. Tem pastas duplicadas? Escolha uma por função, configure cada dispositivo para a utilizar, mova o correio e elimine as pastas vazias. Em seguida, preencha a lista de verificação e responda à pergunta: que pasta foi indicada pelo próprio servidor, e como é que o reconheceu?

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos painéis da WebOké; junto de outros fornecedores, o funcionamento é semelhante.

• Manual DirectAdmin 8.7: IMAP ou POP3: qual é a diferença?
• O que é IMAP ou POP3 e como funciona?
• Como elimino uma mensagem em IMAP?
• Manual DirectAdmin 18.11: Um e-mail foi eliminado por engano
• Recuperar caixa de correio ou e-mails eliminados a partir da cópia de segurança
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)