Mudar de fornecedor de email: o plano

Módulo 8: Mudar de fornecedor e organizar o seu domínio · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, será capaz de planear a mudança do seu email para outro fornecedor: o que inventariar previamente, em que ordem trabalhar e o que não muda automaticamente.

Conceitos-chave: inventário (caixas de correio, aliases, redirecionamentos, catch-all, respostas automáticas, filtros), tamanho da caixa de correio e armazenamento, palavras-passe, reduzir o TTL previamente, ordem (criar, primeira cópia, mudar o MX, segunda cópia, dispositivos), calendário e contactos (não via IMAP), correio POP3 no computador, Microsoft 365 e Gmail (iniciar sessão em vez de palavra-passe), registos DNS que têm de acompanhar a mudança, comunicação

O que está realmente a mudar?

"Mudar o meu correio" parece ser uma única coisa, mas são, pelo menos, cinco:

1. As próprias caixas de correio, com todas as pastas e mensagens que estão no servidor.
2. Os endereços à volta: aliases, redirecionamentos, um catch-all, listas de distribuição, respostas automáticas e filtros no servidor. Estes estão configurados no painel do seu antigo fornecedor e nunca acompanham a mudança automaticamente.
3. O DNS do seu email: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventualmente registos autodiscover, autoconfig ou SRV. Depois da mudança, estes têm de corresponder ao novo fornecedor.
4. Os seus dispositivos: todos os computadores, telemóveis e tablets onde a caixa de correio está configurada, além de tudo o que envia correio via SMTP (o seu sítio web, uma impressora ou digitalizador, um programa de contabilidade).
5. O que não é correio: calendários e contactos. Estes estão, no Microsoft 365, no Google e em muitos outros fornecedores, na mesma conta, mas não acompanham a mudança via IMAP. Estes mudam-se à parte.

Quem só pensa no ponto 1 descobre, depois da mudança, que factuur@ deixou de ser redirecionado para o contabilista, que o digitalizador já não consegue enviar correio, ou que o calendário de toda a empresa está vazio.

Passo 1: o inventário

Comece por fazer uma lista. Uma folha de cálculo com um endereço por linha funciona bem:

Preencha também:

• O tamanho de cada caixa de correio. A sua nova caixa de correio tem de ter espaço suficiente, com margem para crescer (lição 3.2). Uma cópia que para a meio por a nova caixa estar cheia é a causa mais comum de uma mudança falhar.
• Quem trabalha com POP3. Com o POP3, o correio fica muitas vezes só naquele computador, deixando de estar no servidor (lição 1.3). Uma cópia a partir do servidor não leva, portanto, esse correio consigo. Terá de o transferir a partir do próprio programa de correio eletrónico.
• O que mais envia correio. Sítio web, loja online, digitalizador, sistema de caixa registadora, monitorização. Cada um destes tem dados SMTP que mudam depois da transição.
• Registos DNS especiais que o seu antigo fornecedor configurou para o seu correio, e registos de outros serviços (DKIM da newsletter, verificações) que têm de se manter.

Aproveite já para organizar: endereços que já ninguém utiliza não precisam de ser mudados. E uma mudança é um bom momento para eliminar um catch-all.

Passo 2: regular o acesso

Para copiar correio, um programa tem de iniciar sessão na antiga caixa de correio. Na maioria dos fornecedores, isso faz-se com o endereço de email e a palavra-passe via IMAP. Há duas exceções importantes:

• Gmail e Google Workspace não permitem que programas externos iniciem sessão com a sua palavra-passe normal. Cria-se uma palavra-passe de aplicação, para a qual a verificação em dois passos tem de estar ativada. No Google Workspace, o administrador pode ter desativado essa funcionalidade.
• Outlook.com, Hotmail, Live e Microsoft 365 já não aceitam palavra-passe para IMAP, nem mesmo uma palavra-passe de aplicação. Inicia sessão na Microsoft (OAuth) e dá a um programa acesso temporário. Num ambiente empresarial, pode ser necessária a autorização do administrador.

Já não se lembra das palavras-passe? Redefina-as antes da mudança e anote-as em segurança (um gestor de palavras-passe, lição 3.4).

Passo 3: reduzir previamente o TTL do seu MX

A mudança do MX (lição 8.2) é o momento em que o correio novo passa a chegar a outro sítio. Os resolvers guardam a resposta MX antiga durante o tempo que o TTL indicar (curso de DNS, lição 6.1). Se este estiver definido para um dia, parte dos remetentes continuará a entregar correio ao seu antigo fornecedor durante um dia.

Por isso, reduza o TTL dos seus registos MX alguns dias antes, por exemplo para 300 segundos. Faça isso pelo menos um TTL antigo antes da mudança: se o TTL estiver atualmente definido para 86400 (um dia), reduza-o, no máximo, um dia antes. Depois da mudança, volte a colocá-lo num valor normal, como 3600.

Se mudar o domínio inteiro para outro fornecedor (mudança dos nameservers), é o TTL dos nameservers junto da entidade de registo que determina a rapidez do processo. Esse não pode ser reduzido por si próprio; conte então com um período de transição de um dia ou mais (curso de DNS, lição 6.3).

Passo 4: a ordem

A ordem que apresenta menos risco:

1. Criar as novas caixas de correio, aliases e redirecionamentos junto do novo fornecedor, com os mesmos nomes. Ainda não alterar nada no DNS. As antigas caixas de correio continuam a funcionar normalmente.
2. Primeira cópia de todas as caixas de correio (lição 8.2). Isto pode demorar horas. Ninguém notará nada.
3. Preparar o DNS: definir desde já os registos de SPF, DKIM e DMARC do novo fornecedor, ao lado dos antigos sempre que possível. Atenção: o SPF tem de incluir temporariamente ambos os fornecedores (um único registo, lição 4.2). O DKIM pode coexistir, uma vez que cada fornecedor tem o seu próprio seletor.
4. Mudar o MX num momento tranquilo, por exemplo, sexta-feira à tarde ou ao final do dia. A partir deste momento, o correio novo chega ao novo fornecedor.
5. Segunda cópia passado um dia, quando o TTL antigo já tiver certamente expirado. Esta cópia inclui o correio que ainda chegou ao antigo fornecedor entretanto. As mensagens já copiadas são ignoradas.
6. Mudar os dispositivos: criar novas contas nos programas de correio, ajustar o sítio web e o digitalizador, eliminar as contas antigas (lição 8.2).
7. Limpar: remover o antigo fornecedor do SPF, eliminar os antigos registos DKIM, repor o TTL normal.
8. Só cancelar a antiga caixa de correio quando tudo estiver a funcionar bem durante algumas semanas. Até lá, tem ali uma cópia completa de reserva.

Um erro comum é inverter a ordem: mudar primeiro o MX ou o domínio e só depois criar as caixas de correio. Nesse caso, o correio entretanto será recusado com 550 5.1.1 (o endereço não existe), e os remetentes recebem um bounce.

Calendário, contactos e correio local

Calendário e contactos passam por outros protocolos (CalDAV, CardDAV, ou a ligação própria da Microsoft e do Google). Exporte-os à parte antes da mudança: um ficheiro .ics por calendário e um ficheiro .vcf para os contactos, e importe-os junto do novo fornecedor ou no seu novo programa de calendário. Também os calendários partilhados e os convites para reuniões têm de voltar a ser partilhados.

O correio que só existe no computador (POP3, ou pastas que no Outlook estão guardadas como ficheiro .pst no computador) transfere-se a partir do programa de correio eletrónico: adicione a nova caixa de correio como conta IMAP e arraste as pastas para lá. Ou exporte um ficheiro .pst e importe-o.

Informe os utilizadores

Avise previamente os utilizadores sobre o que vai acontecer: quando é a transição, que vão ter de configurar uma nova conta no telemóvel e no portátil, e a quem podem recorrer se algo não funcionar. Uma instrução simples com as novas configurações (lição 2.1) evita muitas perguntas.

Na prática: como é junto de um fornecedor

No WebOké, cria as caixas de correio no DirectAdmin ou em O meu WebOké, e copia o correio com a ferramenta de mudança de email em O meu WebOké (que também permite iniciar sessão junto da Microsoft) ou com a Migração IMAPSync no DirectAdmin. Outros fornecedores têm ferramentas de migração semelhantes, ou pode utilizar um programa à parte. O plano de passos acima é o mesmo em qualquer situação.

Resumo

• Uma mudança abrange caixas de correio, os endereços à volta, o DNS, os dispositivos e o calendário e os contactos.
• Faça um inventário com o tamanho, os utilizadores de POP3, os redirecionamentos e tudo o que envia correio via SMTP.
• Regule o acesso: palavra-passe de aplicação para o Gmail, início de sessão junto da Microsoft para o Outlook e o Microsoft 365.
• Reduza o TTL do seu MX com bastante antecedência. Ordem: criar, primeira cópia, preparar o DNS, mudar o MX, segunda cópia, dispositivos, limpar e só depois cancelar.
• Calendários, contactos e correio guardado localmente não acompanham a mudança via IMAP.

Quiz

Exercício

Exercício O8.1: Elaborar um plano de mudança. Faça, para o seu próprio domínio (ou para a empresa fictícia desta lição), um inventário com as colunas da tabela acima e uma linha temporal com datas para: reduzir o TTL, criar as caixas de correio, primeira cópia, mudar o MX, segunda cópia, dispositivos, limpar e cancelar. Responda também: quem trabalha com POP3, o que envia correio via SMTP, e como se mudam o calendário e os contactos? Receberá depois uma lista de verificação com os pontos que um bom plano deve conter.

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos painéis do WebOké; junto de outros fornecedores, o funcionamento é semelhante.

• Manual DirectAdmin 10.1: Migrar o seu e-mail: as opções possíveis
• Manual do WebOké 7.2: Migração de e-mail para o WebOké (também a partir do Microsoft 365)
• Mudar o domínio, o site e o email em conjunto sem interrupções: o plano de ação
• E-mail recebido durante a transferência do seu domínio
• Curso gratuito de DNS 6.3: O DNS numa transferência
• Curso gratuito de DNS 6.1: TTL e cache