Módulo 8 · 8.2

Sincronização IMAP e a mudança de MX

Módulo 8: Mudar de fornecedor e organizar o seu domínio · Tempo de leitura: 12 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá copiar caixas de correio com uma sincronização IMAP, realizar a mudança de MX e confirmar, através de consultas DNS, que o novo correio chega ao sítio certo.

Conceitos-chave: sincronização IMAP (imapsync), origem e destino, associar pastas (Sent/Enviados), primeira e segunda ronda, evitar duplicados, Message-ID, quota e anexos grandes, alteração de MX, TTL e caches, período de transição, aceder temporariamente ao servidor antigo através do nome do servidor, reconfigurar dispositivos, mail.<domínio> já aponta para o novo servidor

Como funciona uma sincronização IMAP

Uma sincronização IMAP é um programa que inicia sessão em duas caixas de correio ao mesmo tempo: a origem (a caixa de correio antiga) e o destino (a nova). Lê a lista de pastas na origem, cria essas pastas no destino e copia, por pasta, cada mensagem que ainda falte no destino. O programa mais conhecido é o imapsync, um programa de código aberto que muitos fornecedores utilizam por trás da sua ferramenta de migração.

Importante saber:

É copiado, não movido. Na origem nada muda. Por isso pode copiar com toda a tranquilidade enquanto a caixa de correio antiga continua a funcionar normalmente.
Uma segunda ronda ignora o que já existe. O programa reconhece mensagens que já estão no destino, normalmente através da cabeçalho Message-ID e de mais algumas cabeçalhos. Assim, pode sincronizar quantas vezes quiser sem obter duplicados.
As marcas são mantidas: lida, respondida, assinalada. Isso faz com que a nova caixa de correio tenha o mesmo aspeto.
O destino tem de ser suficientemente grande. Se a sincronização parar a meio, normalmente é porque a nova caixa de correio está cheia. Aumente a quota e reinicie: continuará de onde ficou.

Associar pastas: Enviados nem sempre se chama Enviados

Cada fornecedor dá um nome diferente às pastas especiais. Num, a pasta com o correio enviado chama-se Sent, noutro Sent Items, Verzonden items ou INBOX.Sent. O Gmail não tem pastas verdadeiras mas sim etiquetas, e mostra-as via IMAP como pastas, tais como [Gmail]/Verzonden berichten e [Gmail]/Alle berichten.

Sem associação, obtém na nova caixa de correio uma pasta Sent Items ao lado da sua própria pasta Enviados, e o seu programa de correio eletrónico só utiliza uma das duas (lição 3.1). As boas ferramentas de migração associam automaticamente as pastas especiais; o imapsync tem para isso a opção --automap, e com --regextrans2 pode converter nomes à sua medida. Depois da primeira ronda, verifique se o correio enviado está na pasta correta.

Dois pontos de atenção com o Gmail:

Todas as mensagens ([Gmail]/All Mail) contém todo o correio, incluindo tudo o que está noutras etiquetas. Se copiar também essa pasta, obtém tudo em duplicado. Normalmente deve ignorá-la, exceto se tiver correio que esteja apenas arquivado.
Uma mensagem com três etiquetas aparece via IMAP em três pastas, sendo por isso copiada três vezes. Isso é propositado, mas conta para o seu espaço de armazenamento.

Pastas com eventos de calendário ou contactos (no Microsoft 365 e Exchange, por vezes também visíveis via IMAP) não podem ser copiadas como correio. Uma boa ferramenta ignora-as e informa disso.

A primeira ronda

Inicie a primeira ronda com bastante antecedência em relação à mudança de MX, quando as novas caixas de correio já estiverem prontas. Precisa, por caixa de correio, de:

o servidor IMAP da origem (por exemplo, imap.mailprovider.example, ou o nome do servidor do seu antigo pacote de alojamento);
o endereço e a palavra-passe (ou palavra-passe de aplicação, ou um início de sessão Microsoft, lição 8.1) da origem;
o endereço e a palavra-passe do destino, e o nome do servidor do novo fornecedor.

Uma armadilha: o seu servidor IMAP antigo está configurado como mail.example.com, e já mudou o DNS? Então mail.example.com pode já apontar para o novo servidor, e o programa copia do novo para o novo caixa de correio. Para a origem, utilize por isso o nome de servidor fixo do seu antigo fornecedor (que consta do seu antigo email de boas-vindas ou painel de cliente), e não um nome sob o seu próprio domínio.

Caixas de correio grandes com muitos anexos demoram bastante tempo: conte com horas para muitos gigabytes. Deixe o programa a correr; a maioria das ferramentas continua depois de uma interrupção de onde ficaram.

A mudança de MX

As caixas de correio já estão copiadas e os registos para SPF, DKIM e DMARC já estão prontos (lição 8.1, passo 3)? Então altera os registos MX para os valores indicados pelo novo fornecedor. Depois disso:

Verifique junto do servidor de nomes com autoridade se o novo MX já lá está. Isso vê-se de imediato, sem cache:

$ dig +short NS example.com
ns1.dns.example.
ns2.dns.example.
$ dig +norecurse MX example.com @ns1.dns.example.
;; ANSWER SECTION:
example.com.     300   IN   MX   10 mx1.newprovider.example.
example.com.     300   IN   MX   20 mx2.newprovider.example.

Verifique junto de um resolver público o que o resto da internet vê. Se ainda obtiver lá o valor antigo, significa que esse resolver ainda o tem na sua cache até o TTL expirar:

$ dig MX example.com @9.9.9.9
example.com.     212   IN   MX   10 mx.oldprovider.example.

O número (212) é o tempo restante em segundos. Depois desse tempo, o resolver volta a consultar.

Envie uma mensagem de teste a partir de um endereço fora do seu domínio (por exemplo, um serviço de correio gratuito, ou a partir do seu telemóvel através dos dados móveis) e veja se chega à nova caixa de correio. Nas cabeçalhos (lição 1.5) vê, nas linhas Received de cima, através de que servidor entrou.

O período de transição

Durante a transição, por vezes ainda chega correio ao servidor antigo: de remetentes cujo resolver ainda conhece o MX antigo, e de servidores que tinham uma mensagem na sua fila de espera para o servidor antigo. Isso não é problema, desde que a caixa de correio antiga continue a existir. Duas formas de não perder nada:

Segunda ronda de sincronização um dia depois da mudança (ou mais tarde, dependendo do TTL antigo). Essa só leva as mensagens novas. Numa mudança de domínio com troca de servidor de nomes, é aconselhável fazer ainda outra ronda após dois ou três dias.
Ou manter temporariamente as duas caixas de correio no seu programa de correio eletrónico, com a antiga acedida através do nome de servidor fixo do fornecedor antigo. Assim vê de imediato eventuais mensagens que tenham ficado para trás.

O correio que envia durante este período passa pelo servidor de saída configurado no seu dispositivo. Certifique-se de que o SPF, durante este período, inclui ambos os fornecedores, caso contrário o seu correio pode obter uma pontuação pior junto do destinatário por ser enviado através do servidor "errado".

Reconfigurar dispositivos

Configure em cada dispositivo a nova caixa de correio como uma conta nova com IMAP e os dados do novo fornecedor (módulo 2). Remova depois a conta antiga. Porquê não ajustar a conta existente? Porque o programa, por vezes, tenta sincronizar a cópia local antiga com a nova caixa de correio, o que pode provocar duplicados ou pastas desaparecidas.

Não se esqueça de:

Remover rapidamente as contas antigas. Um telemóvel numa gaveta que continua a tentar iniciar sessão com uma palavra-passe antiga pode provocar um bloqueio temporário de IP junto do fornecedor antigo ou do novo (lição 3.4). Nessa altura, de repente, nada funciona nessa rede.
Tudo o que envia correio via SMTP: sítio web, loja online, scanner, sistema de ponto de venda (lição 8.1).
Assinaturas, regras e respostas automáticas a reconfigurar.

Só cancelar depois

Só cancele as caixas de correio antigas quando tudo funcionar bem durante algumas semanas e a última ronda de sincronização estiver concluída. Depois, limpe o DNS: retire o fornecedor antigo do SPF, remova o selector DKIM antigo, e volte a colocar o TTL num valor normal.

Na prática: como isto se apresenta junto de um fornecedor

Na WebOké pode copiar com a ferramenta de mudança de email em O meu WebOké (que escolhe automaticamente o nome do servidor de fornecedores conhecidos, também inicia sessão junto da Microsoft e continua depois de uma interrupção) ou com a Migração IMAPSync no DirectAdmin (preencha o servidor de origem, utilizador e palavra-passe, escolha a caixa de correio de destino). Em ambos os casos, uma segunda ronda ignora o que já foi copiado. Outros fornecedores têm ferramentas de migração semelhantes; os conceitos origem, destino e segunda ronda são os mesmos em todo o lado.

Resumo

Uma sincronização IMAP copia, por pasta, o que falta no destino; uma segunda ronda não cria duplicados.
Associe pastas especiais (Enviados, Lixeira) e, no Gmail, preste atenção às etiquetas e a Todas as mensagens.
Para a origem, utilize o nome de servidor fixo do fornecedor antigo, e não mail.<o seu domínio>.
Depois da troca de MX: primeiro verifique com autoridade, depois publicamente (TTL), depois uma mensagem de teste a partir do exterior.
Segunda ronda depois do TTL antigo, configure os dispositivos como conta nova, remova as contas antigas, só cancele passadas semanas.

Quiz

Exercício

Exercício Z8.2: Verificar o MX e o TTL durante a mudança. Introduza o seu próprio domínio (ou utilize wikipedia.org se não tiver domínio próprio). Preencha: o servidor de MX com a prioridade mais baixa segundo o servidor de nomes com autoridade, o TTL do registo MX junto desse servidor de nomes, e a entidade junto da qual o seu correio chega (texto livre). O programa consulta NS, depois consulta MX junto de um servidor de nomes com autoridade sem cache, e MX junto de um resolver público. Coloca as respostas lado a lado e avisa se o resolver público ainda devolver uma resposta diferente (a mudança ainda não é então visível em todo o lado).

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos painéis da WebOké; junto de outros fornecedores o funcionamento é semelhante.

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