Armazenamento, quota e uma caixa de correio cheia

Módulo 3: Gerir a sua caixa de correio · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá explicar para onde vai o armazenamento de uma caixa de correio, o que é uma quota, o que um remetente nota quando a sua caixa de correio está cheia, e será capaz de criar um plano de limpeza e arquivo que não faça desaparecer nenhuma mensagem.

Conceitos-chave: armazenamento, quota (por caixa de correio e por pacote), uso por pasta, anexos e base64, tamanho máximo de mensagem (SIZE), e-mail de aviso, 452 4.2.2 e 552 5.2.2 (caixa de correio cheia), 552 5.3.4 (mensagem demasiado grande), limpeza, arquivo, pasta local, cópia de segurança

Para onde vai o espaço?

Um e-mail de texto simples ocupa alguns quilobytes. Dá para guardar centenas de milhares. O espaço esgota-se quase sempre por causa de três fatores:

1. Anexos. Fotografias, PDFs, apresentações. Uma única mensagem com dez fotografias tiradas com o telemóvel facilmente atinge 30 a 50 MB.
2. Correio enviado. Cada anexo que envia fica também guardado na sua pasta Enviados. Se enviar um orçamento de 8 MB a cinco clientes em cinco mensagens separadas, este fica guardado cinco vezes.
3. Lixeira e spam. O correio eliminado fica na Lixeira até a esvaziar. O spam fica na pasta de spam até o filtro de spam ou o próprio utilizador o eliminar. Ambos contam para o espaço ocupado.

Uma quarta causa, mais escondida, foi referida na lição 3.1: mensagens marcadas como eliminadas, mas nunca apagadas definitivamente.

Porque é que um anexo aumenta de tamanho

O correio eletrónico foi originalmente concebido apenas para texto. Por isso, um anexo (uma fotografia, um PDF) é convertido em texto através do base64. Nesse processo, cada 3 bytes são convertidos em 4 carateres. Um anexo fica assim aproximadamente um terço maior, e com as quebras de linha incluídas, ainda um pouco mais. Um PDF de 15 MB no seu computador ocupa no e-mail mais de 20 MB.

Isto é importante quando existem limites. Se um destinatário indicar "máximo de 25 MB", está a referir-se ao tamanho da mensagem completa após a conversão. Um anexo de 20 MB já não passa nesse limite.

Dois tipos de limites

A quota: quanto pode guardar?

Uma quota é o armazenamento máximo de uma caixa de correio. Normalmente existem duas camadas:

• A própria caixa de correio. Pode definir um limite por caixa de correio, por exemplo 2 GB para um endereço geral, para que uma única caixa de correio não consuma todo o espaço disponível.
• O pacote ou subscrição. Todas as caixas de correio em conjunto (e, no caso de um pacote de alojamento, também o sítio web, as bases de dados e as cópias de segurança) partilham o armazenamento total. Se este estiver cheio, uma quota generosa por caixa de correio deixa de ser útil.

Num serviço de correio eletrónico empresarial na nuvem, isto é frequentemente organizado por utilizador, com uma quantidade fixa por licença. O princípio é o mesmo.

O tamanho da mensagem: qual pode ser o tamanho de um único e-mail?

Independentemente do armazenamento, todos os servidores de correio têm um tamanho máximo de mensagem. Esse limite aplica-se tanto ao envio (o seu servidor) como à receção (o servidor do destinatário). O menor dos dois valores determina se o envio é bem-sucedido. Os servidores de correio comunicam o seu limite no início da sessão SMTP através da extensão SIZE (ver lição 1.2), por exemplo 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Os limites mais comuns situam-se entre os 20 e os 50 MB. O Gmail, por exemplo, permite enviar anexos até 25 MB; os ficheiros maiores são colocados pelo próprio Gmail como uma ligação no Google Drive. Nunca assuma que um destinatário aceita mais de 20 MB. Para ficheiros grandes, uma ligação para download (por exemplo, a partir do seu armazenamento na nuvem) é a melhor opção: não há limite, não há armazenamento duplicado e pode retirar a ligação mais tarde.

O que acontece quando uma caixa de correio está cheia?

Primeiro recebe normalmente um aviso: uma mensagem do servidor a informar que está a aproximar-se de um limiar, por exemplo 90%. Em servidores com Exim (como o DirectAdmin), esse aviso surge em inglês com o texto The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Se a caixa de correio estiver realmente cheia, o servidor recusa novas mensagens. O facto de isso ser temporário ou definitivo depende do servidor:

O código X.2.2 significa exatamente isto nos códigos de estado alargados (RFC 3463): "caixa de correio cheia". O módulo 6 aprofunda o tema dos bounces.

Preste atenção à diferença relativamente a uma mensagem demasiado grande: 552 5.3.4 Message too big significa que a mensagem é maior do que o que o servidor permite. Neste caso, limpar não ajuda; o remetente tem de enviar o ficheiro de outra forma.

E tenha atenção: muitas vezes não se apercebe de que a sua caixa de correio está cheia. Pode continuar a enviar mensagens normalmente e a ler o correio antigo. São os remetentes que recebem uma mensagem de erro, e um cliente que recebeu um bounce três vezes nem sempre telefona a avisar.

Limpar sem arrependimentos

Uma sequência que quase sempre funciona:

1. Veja onde está o espaço. No webmail ou no painel de cliente, consegue muitas vezes ver o uso por pasta. Normalmente, Enviados, Lixeira ou uma pasta antiga com anexos encabeçam a lista.
2. Esvazie a Lixeira e o Spam. É o ganho mais rápido e não custa nada.
3. Procure mensagens grandes. Na maioria dos webmails e programas pode ordenar por tamanho. Guarde o anexo de que precisa nos seus ficheiros e elimine a mensagem, ou apenas o anexo (o Thunderbird e o Apple Mail permitem remover um anexo de uma mensagem).

4. Arquive anos antigos. O correio que deseja guardar mas de que raramente precisa pode ser movido para um arquivo. Existem duas opções:

   • uma pasta de arquivo no servidor: continua visível em qualquer lado, mas conta para o armazenamento;
   • uma pasta local no seu computador (Thunderbird: Pastas locais; Apple Mail: No meu Mac; Outlook: um ficheiro de dados .pst). Esta deixa de contar para o armazenamento, mas só existe nesse computador. Nesse caso, assegure uma cópia de segurança desse computador. Sem cópia de segurança, arquivar localmente equivale a mudar tudo para um único disco rígido.
5. Só depois ajuste a quota, caso isso ainda seja necessário e o seu pacote tenha espaço disponível.

Uma limpeza em grande escala através de um botão no painel (por exemplo, "eliminar tudo o que tenha mais de um ano na Caixa de entrada") é prática, mas irreversível. Com IMAP, a mensagem desaparece também imediatamente de todos os seus dispositivos. Guarde primeiro o que precisa.

Obrigação de conservação

Em Portugal, o artigo 40.º do Código Comercial obriga a conservar durante dez anos a correspondência emitida e recebida, a escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, e isso pode incluir correio eletrónico profissional, como orçamentos, confirmações de encomendas e faturas. Por isso, não elimine essas mensagens sem mais. Coloque-as num arquivo com cópia de segurança, ou guarde os anexos na sua documentação administrativa.

Na prática: como se apresenta num painel

No DirectAdmin, em Contas de e-mail, vê, por caixa de correio, a coluna Uso atual, e no topo o total. Através dos três pontos ao lado de uma caixa de correio e de Alterar limites, define a quota em MB, ou assinala Máx para que a caixa de correio possa usar o espaço livre do pacote. Com Limpar conteúdo elimina de uma só vez o correio antigo de uma pasta. Em O meu WebOké, vê o armazenamento do pacote. Noutros fornecedores, o funcionamento é semelhante: procure por "armazenamento", "quota" ou "tamanho da caixa de correio" no painel ou no ambiente de gestão.

Resumo

• O espaço esgota-se principalmente com anexos, correio enviado, Lixeira e spam.
• Os anexos ficam cerca de um terço maiores num e-mail devido ao base64.
• Existe uma quota por caixa de correio e um total para o pacote; prevalece o limite mais apertado.
• Uma caixa de correio cheia recusa correio: de forma temporária (452 4.2.2) ou definitiva (552 5.2.2). O remetente nota, o destinatário muitas vezes não.
• Limpe pela seguinte ordem: verificar, esvaziar a Lixeira e o Spam, mensagens grandes, arquivar, e só depois aumentar a quota. Um arquivo local precisa da sua própria cópia de segurança.

Quiz

Exercício

Exercício O3.2: Medir o seu espaço de armazenamento e criar um plano de limpeza. Verifique quanto armazenamento a sua caixa de correio utiliza e qual é o limite (da caixa de correio e do pacote ou subscrição). Anote as três pastas que ocupam mais espaço e procure as suas dez mensagens maiores. Em seguida, crie um plano de limpeza: o que vai eliminar, o que vai arquivar, onde vai ficar o arquivo e como é que esse arquivo tem cópia de segurança? Tenha em conta o que é obrigado a conservar a nível profissional.

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos painéis da WebOké; noutros fornecedores, o funcionamento é semelhante.

• Manual DirectAdmin 7.3: Espaço de armazenamento por caixa de correio e o que acontece quando fica cheia
• Aviso: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail recusado: message too big
• Como verifico a utilização do meu e-mail?
• Limpar uma caixa de correio para libertar espaço no DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)