Съхранение, квота и препълнена пощенска кутия

Модул 3: Управление на Вашата пощенска кутия · Време за четене: 9 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да обясните къде отива мястото за съхранение на пощенска кутия, какво е квота, какво забелязва подател, когато Вашата пощенска кутия е пълна, и да направите план за почистване и архивиране, който не губи поща.

Основни понятия: съхранение, квота (на пощенска кутия и на пакет), използване по папка, прикачени файлове и base64, максимален размер на съобщение (SIZE), предупредителен имейл, 452 4.2.2 и 552 5.2.2 (пощенската кутия е пълна), 552 5.3.4 (съобщението е твърде голямо), почистване, архивиране, локална папка, резервно копие

Къде отива мястото?

Обикновен текстов имейл е с размер от няколко килобайта. От такива можете да съхранявате стотици хиляди. Мястото почти винаги се изразходва за три неща:

1. Прикачени файлове. Снимки, pdf файлове, презентации. Едно съобщение с десет снимки от телефон бързо достига 30 до 50 MB.
2. Изпратена поща. Всеки прикачен файл, който изпращате, остава след това и в папката Ви Изпратени. Ако изпратите оферта от 8 MB до пет клиенти в пет отделни писма, тя се съхранява пет пъти.
3. Кошче и спам. Изтритата поща стои в Кошчето, докато не го изпразните. Спамът стои в папката за спам, докато спам филтърът или Вие не го почистите. И двете се броят.

Четвърта, скрита причина видяхте в урок 3.1: съобщения, маркирани като изтрити, но никога окончателно изчистени.

Защо прикаченият файл става по-голям

Имейлът първоначално е замислен само за текст. Затова прикачен файл (снимка, pdf) се преобразува в текст чрез base64. При това всеки 3 байта се преобразуват в 4 символа. Така прикаченият файл става приблизително с една трета по-голям, а с редовите прекъсвания дори малко повече. PDF файл от 15 MB на Вашия компютър става в имейла над 20 MB.

Това е важно при лимитите. Ако получател каже „максимум 25 MB“, става дума за размера на цялото съобщение след преобразуването. Прикачен файл от 20 MB тогава вече не минава.

Два вида граници

Квотата: колко можете да съхранявате?

Една квота е максималното място за съхранение на пощенска кутия. Обикновено има два слоя:

• Самата пощенска кутия. Можете да зададете граница за пощенска кутия, например 2 GB за общ адрес, така че една пощенска кутия да не изяжда всичко.
• Пакетът или абонаментът. Всички пощенски кутии заедно (а при хостинг пакет и уебсайтът, базите данни и резервните копия) споделят общото място за съхранение. Ако то е пълно, щедра квота на пощенска кутия вече не помага.

При бизнес услуга за поща в облак обикновено е уредено на потребител, с фиксирано количество на лиценз. Принципът е същият.

Размер на съобщението: колко голямо може да е едно писмо?

Независимо от съхранението, всеки пощенски сървър има максимален размер на съобщение. Той важи както при изпращане (Вашия сървър), така и при получаване (сървъра на получателя). По-малкият от двата определя дали ще се получи. Пощенските сървъри съобщават границата си в началото на SMTP разговора чрез разширението SIZE (вижте урок 1.2), например 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Често използваните граници са между 20 и 50 MB. Gmail например позволява изпращане на прикачени файлове до 25 MB; по-големи файлове Gmail поставя сам като връзка в Google Drive. Никога не приемайте, че получател може да приеме повече от 20 MB. За големи файлове връзка за изтегляне (например от Вашето облачно хранилище) е по-добрият избор: няма лимит, няма двойно съхранение, и можете по-късно да оттеглите връзката.

Какво се случва, когато пощенска кутия е пълна?

Първо обикновено получавате предупреждение: имейл от сървъра, че наближавате праг, например 90%. При сървъри с Exim (като DirectAdmin) това е английският текст The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Ако пощенската кутия наистина е пълна, сървърът отказва нова поща. Дали това се случва временно или окончателно, зависи от сървъра:

Кодът X.2.2 в разширените статус кодове (RFC 3463) означава точно това: „пощенската кутия е пълна“. Модул 6 навлиза по-дълбоко в bounce съобщенията.

Обърнете внимание на разликата с твърде голямо съобщение: 552 5.3.4 Message too big означава, че съобщението е по-голямо от позволеното от сървъра. Почистването тогава не помага; подателят трябва да изпрати файла по друг начин.

И внимание: Вие самите често не забелязвате пълна пощенска кутия. Можете спокойно да продължите да изпращате и да четете старата си поща. Подателите са тези, които получават съобщение за грешка, а клиент, получил три bounce съобщения, не винаги се обажда.

Почистване без съжаление

Ред, който почти винаги работи:

1. Проверете къде е мястото. В уеб пощата или в клиентския панел често виждате използването по папка. Обикновено Изпратени, Кошче или една стара папка с прикачени файлове са най-отгоре.
2. Изпразнете Кошчето и Спам. Това е най-бързата печалба и не струва нищо.
3. Търсете големи съобщения. В повечето уеб поща и програми можете да сортирате по размер. Запазете прикачения файл, който Ви трябва, във файловете си и изтрийте писмото, или само прикачения файл (Thunderbird и Apple Mail могат да премахнат прикачен файл от съобщение).

4. Архивирайте стари години. Поща, която искате да запазите, но рядко Ви трябва, може да отиде в архив. Имате два избора:

   • архивна папка на сървъра: остава видима навсякъде, но се брои към съхранението;
   • локална папка на Вашия компютър (Thunderbird: Local Folders; Apple Mail: On My Mac; Outlook: файл с данни .pst). Тя вече не се брои, но се намира само на този компютър. Тогава сами погрижете се за резервно копие на този компютър. Без резервно копие локалното архивиране е преместване на един твърд диск.
5. Едва след това коригирайте квотата, ако все още е необходимо и пакетът Ви има място.

Мащабно почистване с бутон в панела (например „изтрий всичко по-старо от една година във Входящата поща“) е удобно, но необратимо. С IMAP то изчезва веднага и от всичките Ви устройства. Запазете първо това, от което имате нужда.

Задължение за съхранение

Предприемач трябва да съхранява бизнес документацията си съгласно фискалното задължение за съхранение във Вашата страна (често 7 до 10 години), и под това може да попада бизнес поща, като оферти, потвърждения на поръчки и фактури. Затова не го почиствайте просто така. Поставете го в архив с резервно копие, или запазете прикачените файлове във Вашата администрация.

На практика: ето как изглежда това в панел

В DirectAdmin при E-mail Accounts виждате за всяка пощенска кутия колоната Usage, а най-отгоре общия сбор. Чрез трите точки до пощенска кутия и Change Limits задавате квотата в MB, или отмятате Max, така че пощенската кутия да може да използва свободното място на пакета. С Purge изтривате наведнъж стара поща от папка. В Моят WebOké виждате съхранението на пакета. При други доставчици работи по сходен начин: потърсете „съхранение“, „квота“ или „размер на пощенска кутия“ в панела или административната среда.

Обобщение

• Мястото се изразходва основно за прикачени файлове, изпратена поща, Кошче и спам.
• Прикачените файлове стават приблизително с една трета по-големи в имейл поради base64.
• Има квота за пощенска кутия и обща за пакета; важи по-тясната граница.
• Пълна пощенска кутия отказва поща: временно (452 4.2.2) или окончателно (552 5.2.2). Подателят го забелязва, Вие често не.
• Почиствайте в този ред: проверка, изпразване на Кошче и Спам, големи съобщения, архивиране, и едва тогава увеличаване на квотата. Локален архив има нужда от собствено резервно копие.

Тест

Задача

Задача O3.2: Измерване на Вашето пространство за съхранение и изготвяне на план за почистване. Проверете колко място за съхранение използва Вашата пощенска кутия и каква е границата (на пощенската кутия и на пакета или абонамента). Отбележете трите папки, които заемат най-много място, и намерете десетте си най-големи съобщения. След това направете план за почистване: какво ще изтриете, какво ще архивирате, къде ще се намира архивът и как е резервирано копие на този архив? Имайте предвид това, което трябва да съхранявате за бизнес цели.

Прочетете повече

Стъпките в тези статии важат за панелите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Ръководство за DirectAdmin 7.3: Съхранение на място за всяка пощенска кутия и какво се случва, когато тя се запълни
• Съобщение: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• Имейлът е отказан: съобщението е твърде голямо
• Как да проверя използването на пощата си?
• Почистване на пощенска кутия за освобождаване на място в DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)
• Локално съхранение на имейли за освобождаване на място на пощенския сървър
• Roundcube Webmail 13.3: Вашата пощенска кутия е пълна
• Решени съобщения за грешки 1.6: 552: Mailbox full или message too big
• Outlook с Вашия собствен имейл адрес 3.4: Архивиране: архивна папка на сървъра или pst файл