Outlook: нова и класическа версия

Модул 2: Настройване на Вашата пощенска кутия · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да настроите IMAP пощенска кутия в новия и класическия Outlook за Windows и в Outlook за Mac, и ще знаете каква е разликата за това къде попадат Вашата поща и парола.

Основни понятия: нов Outlook, класически Outlook, Outlook за Mac, приложението Outlook на телефона, синхронизиране с Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, файлове .ost и .pst, ръчна настройка

Две програми с едно и също име

„Outlook“ днес е събирателно понятие. На компютър с Windows можете да срещнете две съвсем различни програми:

Старите приложения на Windows Mail и Agenda (Поща и Календар) вече не се поддържат от края на 2024 г.; който ги е използвал, автоматично преминава към новия Outlook. Поради това много хора имат новия Outlook, без да са избрали това съзнателно.

Какво означава „чрез облака на Microsoft“

Това е най-важната разлика и малко хора я знаят. Класическият Outlook, Thunderbird и Apple Mail се свързват сами директно с Вашия IMAP сървър. Вашата парола се съхранява само на Вашия собствен компютър.

Новият Outlook работи по различен начин. Microsoft нарича това „синхронизиране на Вашия акаунт с Microsoft Cloud“: сървър на Microsoft влиза от Ваше име във Вашия пощенски сървър, извлича Вашата поща и съхранява копие в центровете за данни на Microsoft. Новият Outlook на Вашия компютър след това комуникира с Microsoft, а не с Вашия собствен пощенски сървър. За целта Microsoft получава Вашия имейл адрес, Вашата парола и копие на Вашата поща, календар и контакти. Microsoft пише сам, че за тези данни тогава важат неговите собствени условия и декларация за поверителност. Същото важи за приложението Outlook на iPhone и Android, и освен ако не го изключите, за Outlook за Mac.

Последици, които забелязвате на практика:

• Забавяне. Новата поща понякога се появява едва след известно време, защото Microsoft трябва първо да я извлече.
• Неясни съобщения за грешка. Ако Microsoft не успее да влезе, виждате само „нещо се обърка“. Не виждате дали проблемът е в паролата, порта или сертификата.
• Опити за вход от непознат IP адрес. Вашият пощенски сървър вижда опити за вход от сървъри на Microsoft, а не от Вашата собствена интернет връзка. След няколко неуспешни опита такъв сървър може да бъде блокиран, и тогава връзката няма да работи дълго време.
• Поверителност и правила. За някои организации (здравеопазване, държавна администрация, адвокатура) служебната поща не бива просто така да попада при трета страна. Тогава новият Outlook с IMAP акаунт е проблем за спазването на GDPR.

Ако не искате това, използвайте класическия Outlook (докато Microsoft го предоставя), Thunderbird (урок 2.5) или на Mac Apple Mail (урок 2.3). В Outlook за Mac можете, при добавяне на IMAP акаунт, да изключите синхронизирането с Microsoft Cloud.

Настройване на класическия Outlook

1. Щракнете върху Файл (File) и след това Добавяне на акаунт (Add Account).
2. Въведете Вашия имейл адрес. Щракнете върху Разширени опции (Advanced Options) и поставете отметка на Ръчно настройване на акаунта (Let me set up my account manually). Щракнете върху Свързване (Connect).
3. Изберете IMAP.
4. Входяща поща: име на сървъра, порт 993, метод на криптиране SSL/TLS.
5. Изходяща поща: име на сървъра, порт 587 със STARTTLS (или 465 със SSL/TLS).
6. Щракнете върху Напред (Next), въведете паролата на пощенската кутия, щракнете върху Свързване (Connect). Ако Outlook поиска потребителско име, въведете пълния си имейл адрес.

Ако попаднете на по-стар прозорец Настройки на акаунта (Account Settings), изберете нов акаунт от тип IMAP и въведете същите данни. В раздела Още настройки (More Settings), таб Сървър за изходяща поща (Outgoing Server), включете изискването изходящият сървър да изисква удостоверяване, със същите настройки като входящия сървър.

Настройване на новия Outlook

1. Отворете Настройки (Settings, зъбно колело) и след това Accounts.
2. Изберете Добавяне на акаунт (Add Account), въведете имейл адреса си, щракнете върху Продължаване (Continue).
3. Изберете IMAP, когато Outlook попита какъв тип акаунт е това.
4. Отворете разширените настройки (или „повече опции“), за да въведете сървърите сами.
5. Входящ: име на сървъра, порт 993, SSL/TLS. Изходящ: име на сървъра, порт 587 STARTTLS или 465 SSL/TLS. И на двете места пълния имейл адрес и паролата.
6. Щракнете върху Продължаване (Continue). Outlook ще поиска разрешение за синхронизиране на акаунта с Microsoft Cloud. Без това разрешение добавянето няма да е успешно.

Клопки при Outlook

Outlook сам избира Exchange или Microsoft 365. Outlook първо опитва autodiscover (урок 2.1). Ако не намери нищо или намери нещо грешно, понякога приема, че Вашият адрес е Microsoft акаунт и продължава да иска Microsoft парола. Обикновена пощенска кутия при хостинг компания не е Exchange акаунт. Винаги избирайте ръчно IMAP (или POP3).

Изпратената поща се съхранява локално. В по-стари версии или при грешно свързване на папки Outlook поставя изпратената поща в папка „Verzonden items“ (Sent Items) на Вашия компютър, вместо в папката Sent на сървъра. Тогава не виждате тази поща на телефона си. Как да го поправите, е описано в урок 3.1.

.ost и .pst файловете. Класическият Outlook съхранява IMAP акаунт във файл .ost: копие на това, което е на сървъра, което Outlook може сам да възстанови отново. POP3 акаунт или архив се съхранява във файл .pst: това е единственото място, където се намира тази поща. Затова направете резервно копие на .pst файла. Повреден .ost файл можете да изтриете; Outlook ще извлече всичко отново от сървъра.

Големи пощенски кутии. Класическият Outlook позволява да настроите за IMAP акаунт колко поща да се съхранява офлайн на Вашия компютър (например последните 12 месеца). Ако този период е кратък, по-старата поща изглежда липсваща, докато всъщност просто е на сървъра. Тогава виждате съобщение, че на сървъра има още елементи. Увеличете периода в настройките на акаунта, ако искате да търсите и в старата поща на Вашия компютър.

Нова парола. Ако сте променили паролата на пощенската кутия, Outlook обикновено сам пита за новата. В класическия Outlook я променяте чрез Файл (File), Настройки на акаунта (Account Settings), в новия чрез Настройки (Settings), Accounts. Не забравяйте другите си устройства, иначе сървърът може да блокира Вашия IP адрес (урок 1.4).

Outlook за Mac и на телефона

Outlook за Mac се настройва чрез менюто Outlook, Настройки (Settings), Accounts, знака плюс, Нов акаунт (New Account). Изберете IMAP и въведете същите данни. Обърнете внимание на отметката за синхронизиране с Microsoft Cloud.

Приложението Outlook на iPhone и Android винаги работи чрез облака на Microsoft. На телефон вграденото приложение за поща (Apple Mail, приложението Gmail) обикновено е по-простият избор (урок 2.3 и 2.4).

На практика: Outlook с хостинг пощенска кутия

За пощенска кутия от WebOké в Outlook въвеждате: IMAP, Вашето име на домейн или името на сървъра от Вашия пакет, порт 993 SSL/TLS, изходящ 587 STARTTLS или 465 SSL/TLS, пълния си имейл адрес и паролата на пощенската кутия. С новия Outlook връзката минава през Microsoft, така че пощенският сървър вижда опити за вход от Microsoft. При други доставчици работи по подобен начин; само името на сървъра е различно.

Обобщение

• Има два Outlook за Windows: класическият (директно към Вашия пощенски сървър) и новият (чрез облака на Microsoft).
• Новият Outlook дава на Microsoft Вашата парола и копие на Вашата поща. Ако не искате това, използвайте класическия Outlook, Thunderbird или Apple Mail.
• Винаги избирайте ръчно IMAP; хостинг пощенската кутия не е Exchange акаунт.
• Файлът .ost е копие на сървъра, файлът .pst често е единственото място, където се намира пощата: направете резервно копие.

Тест

Задача

Задача O2.2: Настройване и проверка на Outlook. Използвате ли Outlook? Разберете коя версия имате (класическа, нова, Mac или приложение) и настройте пощенската си кутия или проверете съществуващите настройки. Попълнете контролния списък: тип акаунт, входящ сървър и порт, изходящ сървър и порт, сигурност, потребителско име за входящ и изходящ, включено удостоверяване за изходящ, и дали акаунтът минава през Microsoft Cloud. Накрая отговорете: представлява ли това последното проблем за Вас или Вашата организация, и защо? Програмата след това ще покаже критериите.

Прочетете още

Стъпките в тези статии важат за панелите на WebOké; при други доставчици работи по подобен начин.

• Ръководство за DirectAdmin 8.2: Outlook за Windows (нов и класически)
• Ръководство за DirectAdmin 8.3: Apple Mail и Outlook на Mac
• Добавяне на пощенска кутия в Outlook
• Microsoft Support, „Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud“ (обяснение на Microsoft за синхронизирането чрез облака)