Преместване на имейл: планът

Модул 8: Преместване и подреждане на Вашия домейн · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да планирате преместване на имейла си към друг доставчик: какво инвентаризирате предварително, в какъв ред работите и какво не се пренася автоматично.

Основни понятия: инвентар (пощенски кутии, алиаси, пренасочвания, catch-all, автоматични отговори, филтри), размер на пощенската кутия и съхранение, пароли, предварително намаляване на TTL, ред (създаване, първо копие, смяна на MX, второ копие, устройства), календар и контакти (не през IMAP), POP3 поща на компютъра, Microsoft 365 и Gmail (вход вместо парола), DNS записи, които трябва да се пренесат, комуникация

Какво всъщност премествате?

"Преместването на моята поща" звучи като едно нещо, но всъщност са поне пет:

1. Самите пощенски кутии, с всички папки и съобщения, които се намират на сървъра.
2. Адресите около тях: алиаси, пренасочвания, catch-all, пощенски списъци, автоматични отговори и филтри на сървъра. Те са настроени в панела на стария Ви доставчик и никога не се пренасят автоматично.
3. DNS на Вашата поща: MX, SPF, DKIM, DMARC, евентуално autodiscover, autoconfig или SRV записи. След преместването те трябва да отговарят на новия доставчик.
4. Вашите устройства: всеки компютър, телефон и таблет, на който е настроена пощенската кутия, плюс всичко, което изпраща поща чрез SMTP (Вашият уебсайт, принтер или скенер, счетоводен пакет).
5. Това, което не е поща: календари и контакти. При Microsoft 365, Google и много други доставчици те се намират в същия акаунт, но не се пренасят през IMAP. Тях премествате отделно.

Който мисли само за точка 1, след преместването открива, че factuur@ вече не пренасочва към счетоводителя, че скенерът вече не може да изпраща поща или че календарът на цялата фирма е празен.

Стъпка 1: инвентарът

Направете първо списък. Таблица с по един адрес на ред работи добре:

Попълнете също:

• Размерът на всяка пощенска кутия. Новата Ви пощенска кутия трябва да е достатъчно голяма, с място за растеж (урок 3.2). Копие, което спира наполовина, защото новата кутия е пълна, е най-честата причина преместването да се забуксува.
• Кой работи с POP3. При POP3 поща често се намира само на този конкретен компютър, а вече не и на сървъра (урок 1.3). Копие от сървъра следователно не я пренася. Нея трябва да я прехвърлите ръчно от пощенската програма.
• Какво друго изпраща поща. Уебсайт, онлайн магазин, скенер, касова система, мониторинг. Всяко от тях има SMTP данни, които се променят след преместването.
• Специални DNS записи, които старият Ви доставчик е задал за Вашата поща, и записи на други услуги (DKIM на бюлетин, верификации), които трябва да останат.

Разчистете веднага: адреси, които никой вече не използва, не е нужно да премествате. А преместването е добър момент да премахнете catch-all.

Стъпка 2: уреждане на достъпа

За да копира поща, една програма трябва да влезе в старата пощенска кутия. При повечето доставчици това става с имейл адреса и паролата през IMAP. Две важни изключения:

• Gmail и Google Workspace не позволяват на външни програми да влизат с обикновената Ви парола. Създавате парола за приложение (app password), за което трябва да е включена двустепенна проверка. В Google Workspace администраторът може да е изключил тази възможност.
• Outlook.com, Hotmail, Live и Microsoft 365 вече не приемат парола за IMAP, дори не и парола за приложение. Влизате при Microsoft (OAuth) и давате на програмата временен достъп. При фирмена среда може да е необходимо разрешение от администратора.

Не помните паролите? Задайте нови преди преместването и ги запишете сигурно (мениджър за пароли, урок 3.4).

Стъпка 3: предварително намаляване на TTL на Вашия MX

Смяната на MX (урок 8.2) е моментът, в който новата поща започва да пристига другаде. Резолверите запомнят стария MX отговор толкова дълго, колкото казва TTL (DNS курс, урок 6.1). Ако той е зададен на един ден, част от изпращачите ще продължат да доставят до стария Ви доставчик цял ден.

Затова намалете TTL на MX записите си няколко дни предварително, например на 300 секунди. Направете това най-малко един стар TTL преди смяната: ако TTL сега е 86400 (един ден), намалете го най-късно един ден преди. След преместването го връщате обратно на нормална стойност, например 3600.

Ако премествате целия домейн към друг доставчик (смяна на nameserver), скоростта се определя от TTL на nameserver записите при регистъра. Него не можете да намалите сами; очаквайте преходен период от ден или повече (DNS курс, урок 6.3).

Стъпка 4: редът

Редът, който носи най-малко риск:

1. Създайте нови пощенски кутии, алиаси и пренасочвания при новия доставчик, със същите имена. Все още не променяйте нищо в DNS. Старите пощенски кутии продължават да работят нормално.
2. Първо копие на всички пощенски кутии (урок 8.2). Това може да отнеме часове. Никой не го забелязва.
3. Подгответе DNS: задайте записите за SPF, DKIM и DMARC на новия доставчик предварително, успоредно със старите, където е възможно. Внимание: SPF трябва за кратко да съдържа и двамата доставчици (един запис, урок 4.2). DKIM може да съществува успоредно, защото всеки доставчик има собствен селектор.
4. Сменете MX в спокоен момент, например петък следобед или вечерта. От този момент новата поща започва да пристига при новия доставчик.
5. Второ копие след един ден, когато старият TTL със сигурност е изтекъл. То пренася пощата, която междувременно все още е пристигала при стария доставчик. Вече копирани съобщения се прескачат.
6. Сменете устройствата: нови акаунти в пощенските програми, актуализирайте уебсайта и скенера, изтрийте старите акаунти (урок 8.2).
7. Разчистете: премахнете стария доставчик от SPF, премахнете старите DKIM записи, върнете TTL отново в нормално състояние.
8. Прекратете старата пощенска кутия едва когато всичко работи добре няколко седмици. До тогава там все още имате пълно копие.

Често срещана грешка е обръщането на реда: първо се сменя MX или домейнът и едва тогава се създават пощенските кутии. Тогава пощата междувременно се отхвърля с 550 5.1.1 (адресът не съществува), а изпращачите получават bounce.

Календар, контакти и локална поща

Календарът и контактите се пренасят чрез други протоколи (CalDAV, CardDAV или собствената интеграция на Microsoft и Google). Експортирайте ги отделно преди преместването: файл .ics за всеки календар и файл .vcf за контактите, и ги импортирайте при новия доставчик или в новата Ви календарна програма. Споделените календари и поканите за срещи също трябва да споделите отново.

Поща, която се намира само на компютъра (POP3 или папки, които в Outlook са запазени като файл .pst на компютъра), прехвърляте от пощенската програма: добавете новата пощенска кутия като IMAP акаунт и плъзнете папките към нея. Или експортирайте файл .pst и го импортирайте.

Уведомете

Кажете предварително на потребителите какво ще се случи: кога ще е смяната, че трябва да настроят нов акаунт на телефона и лаптопа си, и на кого да се обадят, ако нещо не работи. Прост наръчник с новите настройки (урок 2.1) предотвратява много въпроси.

На практика: ето как изглежда при един доставчик

При WebOké създавате пощенските кутии в DirectAdmin или Моят WebOké, и копирате пощата с инструмента за преместване на имейл в Моят WebOké (той може да влиза и в Microsoft) или с IMAPSync Migrations в DirectAdmin. Други доставчици имат сходни инструменти за миграция, или използвате отделна програма. Описаният по-горе план е еднакъв навсякъде.

Обобщение

• Преместването обхваща пощенски кутии, адреси около тях, DNS, устройства и календар и контакти.
• Направете инвентар с размер, потребители на POP3, пренасочвания и всичко, което изпраща поща чрез SMTP.
• Уредете достъпа: парола за приложение за Gmail, вход при Microsoft за Outlook и Microsoft 365.
• Намалете TTL на MX записите си достатъчно рано. Ред: създаване, първо копие, подготовка на DNS, смяна на MX, второ копие, устройства, разчистване, и едва след това прекратяване.
• Календари, контакти и локално съхранена поща не се пренасят през IMAP.

Тест

Задача

Задача O8.1: Изготвяне на план за преместване. Направете за Вашия собствен домейн (или за примерната фирма от този урок) инвентар с колоните от таблицата по-горе и времева линия с дати за: намаляване на TTL, създаване на пощенски кутии, първо копие, смяна на MX, второ копие, устройства, разчистване и прекратяване. Отговорете също: кой работи с POP3, какво изпраща поща чрез SMTP и как премествате календара и контактите? След това ще получите чеклист с точките, които трябва да присъстват в добър план.

Допълнително четене

Стъпките в тези статии важат за панелите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Ръководство за DirectAdmin 10.1: Прехвърляне на Вашия имейл: възможностите
• Ръководство на WebOké 7.2: Прехвърляне на имейли към WebOké (също от Microsoft 365)
• Прехвърляне на домейн, уебсайт и имейл едновременно без прекъсване: план за действие
• Получаване на имейли по време на преместването на Вашето домейн име
• Безплатен курс по DNS 6.3: DNS при трансфер
• Безплатен курс по DNS 6.1: TTL и кеш