E-mail verhuizen: het plan

Module 8: Verhuizen en je domein op orde · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een verhuizing van je e-mail naar een andere aanbieder plannen: wat je vooraf inventariseert, in welke volgorde je werkt en wat er niet vanzelf meegaat.

Kernbegrippen: inventaris (mailboxen, aliassen, doorsturingen, catch-all, autoresponders, filters), mailboxgrootte en opslag, wachtwoorden, TTL vooraf verlagen, volgorde (aanmaken, eerste kopie, MX om, tweede kopie, apparaten), agenda en contacten (geen IMAP), POP3-mail op de computer, Microsoft 365 en Gmail (inloggen in plaats van wachtwoord), DNS-records die mee moeten, communicatie

Wat verhuis je eigenlijk?

"Mijn mail verhuizen" klinkt als één ding, maar het zijn er minstens vijf:

1. De mailboxen zelf, met alle mappen en berichten die op de server staan.
2. De adressen eromheen: aliassen, doorsturingen, een catch-all, mailinglijsten, autoresponders en filters op de server. Die staan in het paneel van je oude aanbieder en gaan nooit vanzelf mee.
3. De DNS van je e-mail: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventueel autodiscover-, autoconfig- of SRV-records. Na de verhuizing moeten die bij de nieuwe aanbieder passen.
4. Je apparaten: elke computer, telefoon en tablet waarop de mailbox is ingesteld, plus alles wat via SMTP mailt (je website, een printer of scanner, een boekhoudpakket).
5. Wat geen mail is: agenda's en contactpersonen. Die zitten bij Microsoft 365, Google en veel andere aanbieders in hetzelfde account, maar gaan niet via IMAP. Die verhuis je apart.

Wie alleen aan punt 1 denkt, ontdekt na de verhuizing dat factuur@ niet meer doorstuurt naar de boekhouder, dat de scanner geen mail meer kan versturen, of dat de agenda van de hele zaak leeg is.

Stap 1: de inventaris

Maak eerst een lijst. Een spreadsheet met per regel één adres werkt goed:

Vul ook in:

• De grootte per mailbox. Je nieuwe mailbox moet groot genoeg zijn, met ruimte om te groeien (les 3.2). Een kopie die halverwege stopt omdat de nieuwe box vol is, is de meest voorkomende reden dat een verhuizing hapert.
• Wie werkt met POP3. Bij POP3 staat de mail vaak alleen op die ene computer, niet meer op de server (les 1.3). Een kopie vanaf de server neemt die mail dus niet mee. Die moet je vanuit het mailprogramma zelf overzetten.
• Wat er verder mailt. Website, webwinkel, scanner, kassasysteem, monitoring. Elk daarvan heeft SMTP-gegevens die na de verhuizing anders worden.
• Bijzondere DNS-records die je oude aanbieder voor je mail heeft gezet, en records van andere diensten (nieuwsbrief-DKIM, verificaties) die moeten blijven staan.

Ruim meteen op: adressen die niemand meer gebruikt hoef je niet te verhuizen. En een verhuizing is een mooi moment om een catch-all af te schaffen.

Stap 2: toegang regelen

Om mail te kopiëren moet een programma op de oude mailbox inloggen. Bij de meeste aanbieders gaat dat met het e-mailadres en het wachtwoord via IMAP. Twee belangrijke uitzonderingen:

• Gmail en Google Workspace laten externe programma's niet inloggen met je gewone wachtwoord. Je maakt een app-wachtwoord aan, waarvoor tweestapsverificatie aan moet staan. In Google Workspace kan de beheerder dat hebben uitgezet.
• Outlook.com, Hotmail, Live en Microsoft 365 accepteren voor IMAP geen wachtwoord meer, ook geen app-wachtwoord. Je logt in bij Microsoft (OAuth) en geeft een programma tijdelijk toegang. Bij een zakelijke omgeving kan de beheerder toestemming moeten geven.

Weet je de wachtwoorden niet meer? Zet ze dan vóór de verhuizing opnieuw, en schrijf ze veilig op (een wachtwoordmanager, les 3.4).

Stap 3: de TTL van je MX vooraf verlagen

De MX-overstap (les 8.2) is het moment waarop nieuwe mail ergens anders binnenkomt. Resolvers onthouden het oude MX-antwoord zolang de TTL zegt (DNS-cursus les 6.1). Staat die op een dag, dan blijft een deel van de verzenders een dag lang bij je oude aanbieder afleveren.

Verlaag daarom een paar dagen van tevoren de TTL van je MX-records, bijvoorbeeld naar 300 seconden. Doe dat minstens één oude TTL voor de overstap: staat de TTL nu op 86400 (een dag), dan verlaag je hem uiterlijk een dag vooraf. Na de verhuizing zet je hem weer terug op een normale waarde, zoals 3600.

Verhuis je het hele domein mee naar een andere aanbieder (nameservers om), dan bepaalt de TTL van de nameservers bij de registry hoe snel het gaat. Die kun je niet zelf verlagen; reken dan op een overgangstijd van een dag of langer (DNS-cursus les 6.3).

Stap 4: de volgorde

De volgorde die het minst risico geeft:

1. Nieuwe mailboxen, aliassen en doorsturingen aanmaken bij de nieuwe aanbieder, met dezelfde namen. Nog niets aan de DNS veranderen. De oude mailboxen blijven gewoon werken.
2. Eerste kopie van alle mailboxen (les 8.2). Dat kan uren duren. Niemand merkt er iets van.
3. DNS klaarzetten: zet de records voor SPF, DKIM en DMARC van de nieuwe aanbieder alvast neer, naast de oude waar dat kan. Let op: SPF moet even beide aanbieders bevatten (één record, les 4.2). DKIM kan naast elkaar, omdat elke aanbieder een eigen selector heeft.
4. MX omzetten op een rustig moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag of 's avonds. Vanaf nu komt nieuwe mail bij de nieuwe aanbieder binnen.
5. Tweede kopie na een dag, als de oude TTL zeker verlopen is. Die neemt de mail mee die in de tussentijd nog bij de oude aanbieder binnenkwam. Berichten die al gekopieerd zijn, worden overgeslagen.
6. Apparaten omzetten: nieuwe accounts in de mailprogramma's, website en scanner aanpassen, oude accounts verwijderen (les 8.2).
7. Opruimen: de oude aanbieder uit SPF halen, oude DKIM-records weg, TTL weer normaal.
8. Oude mailbox pas opzeggen als alles een paar weken goed werkt. Tot die tijd heb je daar nog een complete kopie.

Een veelgemaakte fout is de volgorde omdraaien: eerst de MX of het domein verhuizen en dan pas de mailboxen aanmaken. Dan wordt mail in de tussentijd geweigerd met 550 5.1.1 (adres bestaat niet), en de afzenders krijgen een bounce.

Agenda, contacten en lokale mail

Agenda en contacten gaan via andere protocollen (CalDAV, CardDAV, of de eigen koppeling van Microsoft en Google). Exporteer ze vóór de verhuizing apart: een .ics-bestand per agenda en een .vcf-bestand voor contacten, en importeer ze bij de nieuwe aanbieder of in je nieuwe agendaprogramma. Ook gedeelde agenda's en vergaderuitnodigingen moet je opnieuw delen.

Mail die alleen op de computer staat (POP3, of mappen die in Outlook als .pst-bestand op de computer staan) zet je over vanuit het mailprogramma: voeg de nieuwe mailbox toe als IMAP-account en sleep de mappen erheen. Of exporteer een .pst-bestand en importeer het.

Laat het weten

Vertel de gebruikers vooraf wat er gaat gebeuren: wanneer de overstap is, dat ze op hun telefoon en laptop een nieuw account moeten instellen, en wie ze kunnen bellen als iets niet werkt. Een eenvoudige instructie met de nieuwe instellingen (les 2.1) voorkomt veel vragen.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

Bij WebOké maak je de mailboxen aan in DirectAdmin of Mijn WebOké, en kopieer je de mail met de e-mailverhuistool in Mijn WebOké (die kan ook inloggen bij Microsoft) of met IMAPSync Migraties in DirectAdmin. Andere aanbieders hebben vergelijkbare migratietools, of je gebruikt een los programma. Het stappenplan hierboven is overal hetzelfde.

Samenvatting

• Een verhuizing omvat mailboxen, adressen eromheen, DNS, apparaten en agenda en contacten.
• Maak een inventaris met grootte, POP3-gebruikers, doorsturingen en alles wat via SMTP mailt.
• Regel toegang: app-wachtwoord voor Gmail, inloggen bij Microsoft voor Outlook en Microsoft 365.
• Verlaag de TTL van je MX ruim vooraf. Volgorde: aanmaken, eerste kopie, DNS klaarzetten, MX om, tweede kopie, apparaten, opruimen, pas daarna opzeggen.
• Agenda's, contacten en lokaal opgeslagen mail gaan niet via IMAP mee.

Quiz

Opdracht

Opdracht O8.1: Verhuisplan maken. Maak voor je eigen domein (of voor het voorbeeldbedrijf in deze les) een inventaris met de kolommen uit de tabel hierboven en een tijdlijn met data voor: TTL verlagen, mailboxen aanmaken, eerste kopie, MX om, tweede kopie, apparaten, opruimen en opzeggen. Beantwoord ook: wie werkt met POP3, wat mailt er via SMTP, en hoe verhuis je agenda en contacten? Je krijgt daarna een checklist met de punten die in een goed plan staan.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de panelen van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 10.1: Je e-mail verhuizen: de mogelijkheden
• WebOké handleiding 7.2: E-mail verhuizen naar WebOké (ook vanaf Microsoft 365)
• Domein, website en e-mail samen verhuizen zonder storing: het stappenplan
• E-mail ontvangen tijdens het verhuizen van je domeinnaam
• Gratis DNS-cursus 6.3: DNS bij een verhuizing
• Gratis DNS-cursus 6.1: TTL en cache