De gegevens die je nodig hebt

Module 2: Je mailbox instellen · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les ken je de gegevens die elk mailprogramma nodig heeft, kun je de juiste servernaam kiezen, en weet je hoe programma's die gegevens zelf proberen te vinden en waarom dat soms misgaat.

Kernbegrippen: inkomende server, uitgaande server, poort, beveiliging, gebruikersnaam, wachtwoord, verificatie uitgaand, servernaam vs. mail.-naam, autodiscover, autoconfig, ISPDB, SRV-records (RFC 6186), configuratieprofiel

Het instellingenkaartje

Welk programma je ook gebruikt, je vult altijd dezelfde gegevens in. Als je deze lijst begrijpt, kun je elk programma instellen, ook een dat in deze cursus niet voorkomt.

Drie dingen gaan hier het vaakst mis.

De gebruikersnaam. Op een gedeelde mailserver staan mailboxen van duizenden domeinen. info bestaat daar duizend keer. Daarom is de gebruikersnaam bijna altijd het volledige adres: info@example.com. Programma's vullen soms alleen het deel voor de @ in. Controleer het, zowel bij inkomend als bij uitgaand.

Het wachtwoord. Elke mailbox heeft een eigen wachtwoord. Dat is iets anders dan het wachtwoord waarmee je inlogt bij je hostingbedrijf of je klantpaneel. Weet je het niet meer, dan stel je in het paneel een nieuw wachtwoord in voor die mailbox en vul je dat op al je apparaten in.

De uitgaande server. Veel programma's zetten bij uitgaand "optioneel" of laten de gebruikersnaam leeg. Dan kun je wel lezen, maar niet versturen.

Welke servernaam?

Voor de servernaam heb je vaak drie kandidaten. Stel dat je domein example.com is en je mailbox op een gedeelde server staat die server12.hosting.example heet:

Er is geen naam die altijd beter is. De vraag is steeds: wijst deze naam naar de server waar mijn mailbox staat, en staat hij in het certificaat van die server? Als beide ja zijn, is het goed. Kun je dat niet controleren, dan is de naam die je aanbieder opgeeft de veiligste keuze. In opdracht Z2.1 laat je het programma dit voor jou controleren.

Een veelvoorkomende fout bij een verhuizing van je website: je hebt jaren example.com als mailserver gebruikt, je website gaat naar een ander bedrijf, het A-record wijst daarheen, en ineens werkt je mail niet meer. Je mailprogramma klopt dan aan bij de webserver van het andere bedrijf. Het MX-record is goed (de mail komt nog binnen), maar je programma kan er niet meer bij.

Hoe programma's zelf zoeken

Je hoeft de gegevens vaak niet in te tikken. Moderne programma's proberen ze zelf te vinden zodra je je e-mailadres invult. Er zijn verschillende manieren, en elk programma probeert er een paar:

Autodiscover (Microsoft). Outlook vraagt een instellingenbestand op bij https://autodiscover.example.com/autodiscover/autodiscover.xml of bij https://example.com/autodiscover/autodiscover.xml, of zoekt een SRV-record _autodiscover._tcp.example.com. Bij Microsoft 365 staat er een CNAME autodiscover naar autodiscover.outlook.com (DNS-cursus les 7.1).

Autoconfig (Thunderbird en andere). Thunderbird kijkt bij https://autoconfig.example.com/mail/config-v1.1.xml en daarna in de gegevensbank van Mozilla (ISPDB), waarin de instellingen van veel grote aanbieders staan. Vindt hij niets, dan probeert hij namen te raden: imap.example.com, mail.example.com, smtp.example.com, en hij kijkt naar je MX-record.

SRV-records (RFC 6186, aangevuld in RFC 8314). In de DNS kun je per dienst zetten waar die draait:

_imaps._tcp.example.com.       3600 IN SRV 0 1 993 server12.hosting.example.
_submissions._tcp.example.com. 3600 IN SRV 0 1 465 server12.hosting.example.
_submission._tcp.example.com.  3600 IN SRV 0 1 587 server12.hosting.example.

Niet elk programma kijkt hiernaar, maar het helpt. Hoe SRV-records werken, lees je in les 5.1 van de DNS-cursus.

Configuratieprofiel (Apple). Voor iPhone, iPad en Mac kun je een .mobileconfig-bestand downloaden en installeren. Daarin staan alle instellingen. Veel panelen kunnen zo'n bestand maken (les 2.3).

Waarom automatisch soms fout gaat

Automatisch zoeken is handig, maar niet slim. Typische fouten:

• Thunderbird raadt mail.example.com, die naam bestaat ook, maar staat niet in het certificaat. Gevolg: een certificaatmelding.
• Outlook vindt via autodiscover een oud bestand bij je vorige aanbieder, of denkt dat je adres een Microsoft 365-account is, en blijft vragen om een Microsoft-wachtwoord.
• Een programma kiest poort 587 met "SSL/TLS" of laat de gebruikersnaam leeg.
• Het programma vindt de instellingen van je website-aanbieder in plaats van je mailaanbieder, omdat het naar example.com kijkt.

Controleer daarom altijd wat er is ingevuld, ook als het programma zegt dat het gelukt is. Bijna elk programma heeft een knop handmatig instellen of geavanceerde instellingen: gebruik die als de automatische poging iets anders invult dan je aanbieder opgeeft.

Eerst testen in de webmail

Werkt het niet, test dan eerst je gebruikersnaam en wachtwoord in de webmail van je aanbieder. Lukt inloggen daar, dan weet je dat de mailbox bestaat en het wachtwoord klopt. Dan zit de fout in de instellingen van je programma. Lukt het daar ook niet, dan heeft het geen zin om in je programma verder te zoeken. Zie les 2.5.

In de praktijk: de gegevens bij WebOké

Bij een mailbox van WebOké vul je in: IMAP, inkomende en uitgaande server je domeinnaam (als je website ook bij WebOké staat en een geldig certificaat heeft) of de servernaam van je pakket (vorm linuxNNNN.webawere.nl, te vinden in Mijn WebOké bij je product en in de welkomstmail), poorten 993 en 587 of 465, gebruikersnaam je volledige e-mailadres, verificatie uitgaand aan. Bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar: de servernaam staat in de welkomstmail of het klantpaneel, de poorten zijn bijna overal dezelfde.

Samenvatting

• Elk programma heeft dezelfde gegevens nodig: protocol, servers, poorten, beveiliging, volledige e-mailadres als gebruikersnaam, wachtwoord van de mailbox, verificatie uitgaand.
• Een servernaam is goed als hij naar de server van je mailbox wijst én in het certificaat staat.
• Programma's zoeken zelf via autodiscover, autoconfig, ISPDB, SRV-records of een profiel. Controleer daarna altijd wat ze vonden.
• Test bij problemen eerst in de webmail of gebruikersnaam en wachtwoord kloppen.

Quiz

Opdracht

Opdracht Z2.1: Wat zou een mailprogramma vinden? Vul je e-mailadres in en de servernaam die je gebruikt (of wilt gebruiken). Beantwoord: wijst deze naam naar een server die IMAP op 993 aanbiedt, staat de naam in het certificaat, en heeft je domein records voor automatisch instellen (autoconfig, autodiscover of SRV)? Het programma controleert hetzelfde live: het zoekt de naam op, maakt verbinding met 993, 465 en 587, leest het certificaat en kijkt welke van de bekende instelgegevens in de DNS en op het web te vinden zijn.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de panelen van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 8.1: Alle instellingen op een rij: servers, poorten en beveiliging
• WebOké handleiding 7.1: E-mail bij WebOké: mailboxen, webmail en je mailprogramma
• Foutmelding over het certificaat bij het ophalen van mail
• Gratis DNS-cursus 5.1: SRV-records
• RFC 6186 (SRV voor mailprogramma's), RFC 8314 paragraaf 5.1 (_submissions._tcp)