Outlook: nieuw en klassiek

Module 2: Je mailbox instellen · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een IMAP-mailbox instellen in de nieuwe en de klassieke Outlook voor Windows en in Outlook voor Mac, en weet je wat het verschil is voor waar je mail en je wachtwoord terechtkomen.

Kernbegrippen: nieuwe Outlook, klassieke Outlook, Outlook voor Mac, Outlook-app op de telefoon, synchroniseren met de Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, .ost- en .pst-bestand, handmatig instellen

Twee programma's met dezelfde naam

"Outlook" is tegenwoordig een verzamelnaam. Op een Windows-computer kun je twee heel verschillende programma's tegenkomen:

De oude Windows-apps Mail en Agenda worden sinds eind 2024 niet meer ondersteund; wie die gebruikte, komt automatisch bij de nieuwe Outlook uit. Daardoor hebben veel mensen de nieuwe Outlook zonder dat ze daarvoor gekozen hebben.

Wat "via de cloud van Microsoft" betekent

Dit is het belangrijkste verschil, en weinig mensen weten het. De klassieke Outlook, Thunderbird en Apple Mail maken zelf verbinding met je IMAP-server. Je wachtwoord staat alleen op je eigen computer.

De nieuwe Outlook werkt anders. Microsoft noemt het "je account synchroniseren met de Microsoft Cloud": een server van Microsoft logt namens jou in bij je mailserver, haalt je mail op en bewaart een kopie in de datacenters van Microsoft. De nieuwe Outlook op je computer praat daarna met Microsoft, niet met je eigen mailserver. Daarvoor krijgt Microsoft je e-mailadres, je wachtwoord en een kopie van je mail, agenda en contacten. Microsoft schrijft zelf dat dan ook zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring gelden voor die gegevens. Hetzelfde geldt voor de Outlook-app op iPhone en Android en, tenzij je het uitzet, voor Outlook voor Mac.

Gevolgen die je in de praktijk merkt:

• Vertraging. Nieuwe mail verschijnt soms pas na een tijdje, omdat Microsoft eerst moet ophalen.
• Vage foutmeldingen. Lukt het Microsoft niet om in te loggen, dan zie je alleen "er is iets misgegaan". Je ziet niet of het aan het wachtwoord, de poort of het certificaat ligt.
• Inlogpogingen van een vreemd IP. Je mailserver ziet inlogpogingen van servers van Microsoft, niet van jouw eigen internetaansluiting. Na een paar mislukte pogingen kan zo'n server worden geblokkeerd, en dan werkt het voor een hele tijd niet.
• Privacy en regels. Voor sommige organisaties (zorg, overheid, advocatuur) mag zakelijke mail niet zomaar bij een derde partij terechtkomen. Dan is de nieuwe Outlook met een IMAP-account een probleem voor de AVG-afspraken.

Wil je dit niet, gebruik dan de klassieke Outlook (zolang Microsoft die levert), Thunderbird (les 2.5), of op de Mac Apple Mail (les 2.3). Bij Outlook voor Mac kun je bij het toevoegen van een IMAP-account het synchroniseren met de Microsoft Cloud uitzetten.

De klassieke Outlook instellen

1. Klik op Bestand en dan Account toevoegen.
2. Typ je e-mailadres. Klik op Geavanceerde opties en vink aan Mijn account handmatig instellen. Klik op Verbinding maken.
3. Kies IMAP.
4. Inkomende e-mail: servernaam, poort 993, versleutelingsmethode SSL/TLS.
5. Uitgaande e-mail: servernaam, poort 587 met STARTTLS (of 465 met SSL/TLS).
6. Klik op Volgende, vul het wachtwoord van de mailbox in, klik op Verbinding maken. Vraagt Outlook om een gebruikersnaam, vul dan je volledige e-mailadres in.

Kom je in een ouder venster Accountinstellingen terecht, kies dan een nieuw account van het type IMAP en vul dezelfde gegevens in. Zet bij Meer instellingen, tabblad Server voor uitgaande e-mail, aan dat de uitgaande server verificatie vereist, met dezelfde instellingen als de inkomende server.

De nieuwe Outlook instellen

1. Open Instellingen (tandwieltje) en dan Accounts.
2. Kies Account toevoegen, typ je e-mailadres, klik op Doorgaan.
3. Kies IMAP als Outlook vraagt welk soort account het is.
4. Open de geavanceerde instellingen (of "meer opties") zodat je de servers zelf invult.
5. Inkomend: servernaam, poort 993, SSL/TLS. Uitgaand: servernaam, poort 587 STARTTLS of 465 SSL/TLS. Bij allebei je volledige e-mailadres en het wachtwoord.
6. Klik op Doorgaan. Outlook vraagt toestemming om het account met de Microsoft Cloud te synchroniseren. Zonder die toestemming lukt het toevoegen niet.

Valkuilen bij Outlook

Outlook kiest zelf Exchange of Microsoft 365. Outlook probeert eerst autodiscover (les 2.1). Vindt het niets of iets verkeerds, dan gaat het er soms van uit dat je adres een Microsoft-account is en blijft het om een Microsoft-wachtwoord vragen. Een gewone mailbox bij een hostingbedrijf is geen Exchange-account. Kies altijd handmatig IMAP (of POP3).

De verzonden mail staat lokaal. In oudere versies of bij een verkeerde mapkoppeling zet Outlook verzonden mail in een map "Verzonden items" op je computer in plaats van in de map Verzonden op de server. Dan zie je die mail niet op je telefoon. Hoe je dat rechtzet, staat in les 3.1.

De .ost en de .pst. De klassieke Outlook bewaart een IMAP-account in een .ost-bestand: een kopie van wat op de server staat, die Outlook zelf weer kan opbouwen. Een POP3-account of een archief staat in een .pst-bestand: dat is de enige plek waar die mail staat. Maak van een .pst dus een back-up. Een kapotte .ost kun je weggooien; Outlook haalt alles opnieuw van de server.

Grote mailboxen. De klassieke Outlook kan bij een IMAP-account instellen hoeveel mail offline op je computer wordt bewaard (bijvoorbeeld de laatste 12 maanden). Staat die periode kort, dan lijkt oudere mail te ontbreken, terwijl hij gewoon op de server staat. Je ziet dan de melding dat er meer items op de server staan. Zet de periode bij de accountinstellingen ruimer als je ook oude mail op je computer wilt doorzoeken.

Een nieuw wachtwoord. Heb je het wachtwoord van de mailbox veranderd, dan vraagt Outlook meestal vanzelf om het nieuwe. In de klassieke Outlook pas je het aan via Bestand, Accountinstellingen, in de nieuwe via Instellingen, Accounts. Vergeet je andere apparaten niet, anders blokkeert de server misschien je IP-adres (les 1.4).

Outlook voor Mac en op de telefoon

Outlook voor Mac stel je in via het menu Outlook, Instellingen, Accounts, het plusteken, Nieuw account. Kies IMAP en vul dezelfde gegevens in. Let op het vinkje voor synchroniseren met de Microsoft Cloud.

De Outlook-app op iPhone en Android werkt altijd via de cloud van Microsoft. Op een telefoon is de ingebouwde mail-app (Apple Mail, Gmail-app) meestal de eenvoudigere keuze (les 2.3 en 2.4).

In de praktijk: Outlook met een hostingmailbox

Bij een mailbox van WebOké vul je in Outlook in: IMAP, je domeinnaam of de servernaam van je pakket, poort 993 SSL/TLS, uitgaand 587 STARTTLS of 465 SSL/TLS, je volledige e-mailadres en het wachtwoord van de mailbox. Met de nieuwe Outlook loopt de verbinding via Microsoft, en ziet de mailserver dus inlogpogingen van Microsoft. Bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar; alleen de servernaam verschilt.

Samenvatting

• Er zijn twee Outlooks voor Windows: de klassieke (rechtstreeks naar je mailserver) en de nieuwe (via de cloud van Microsoft).
• De nieuwe Outlook geeft Microsoft je wachtwoord en een kopie van je mail. Wil je dat niet, gebruik de klassieke Outlook, Thunderbird of Apple Mail.
• Kies altijd handmatig IMAP; een hostingmailbox is geen Exchange-account.
• Een .ost is een kopie van de server, een .pst is vaak de enige plek waar mail staat: maak er een back-up van.

Quiz

Opdracht

Opdracht O2.2: Outlook instellen en controleren. Gebruik je Outlook? Zoek uit welke versie je hebt (klassiek, nieuw, Mac of app) en stel je mailbox in of controleer de bestaande instellingen. Vul de checklist in: type account, inkomende server en poort, uitgaande server en poort, beveiliging, gebruikersnaam bij inkomend en uitgaand, verificatie uitgaand aan, en of het account via de Microsoft Cloud loopt. Beantwoord tot slot: is dat laatste voor jou of je organisatie een probleem, en waarom? Het programma toont daarna de criteria.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de panelen van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 8.2: Outlook voor Windows (nieuw en klassiek)
• DirectAdmin handleiding 8.3: Apple Mail en Outlook op de Mac
• Mailbox toevoegen aan Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (uitleg van Microsoft over het synchroniseren via de cloud)