Mappen en synchronisatie: waarom je twee keer "Verzonden" hebt

Module 3: Je mailbox beheren · Leestijd: 9 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je uitleggen hoe IMAP-mappen op de server werken, je mailprogramma de juiste speciale mappen laten gebruiken en voorkomen dat mail dubbel staat of zoekraakt.

Kernbegrippen: IMAP-map, mappenlijst op de server, speciale mappen (Verzonden, Prullenbak, Concepten, Spam, Archief), special-use (RFC 6154), mapkoppeling, abonneren op mappen, verwijderen en definitief verwijderen (expunge), synchronisatieperiode, offline kopie

Waar staan je mappen eigenlijk?

In les 1.3 zag je het verschil tussen IMAP en POP3. Met IMAP staat je mail op de server, en je mailprogramma laat zien wat daar staat. Dat geldt ook voor de mappen. Maak je in Thunderbird een map "Offertes", dan maakt Thunderbird die map op de server. Je telefoon ziet hem daarna ook, en de webmail ook.

Dat is precies wat je wilt. Maar het betekent ook: een mailprogramma kan op de server mappen maken die je niet bedoeld hebt. En als twee programma's het niet eens zijn over hoe een map heet, krijg je er twee.

Een paar dingen om te weten over mappen op een IMAP-server:

• De Postvak IN heet op de server altijd INBOX. Dat is de enige map met een vaste naam. Je programma vertaalt hem naar "Postvak IN", "Inbox" of "Inkomend".
• Alle andere mappen hebben een vrije naam. De server kent geen "echte" Verzonden-map, tenzij hij dat zelf aangeeft (zie hieronder).
• Submappen worden gescheiden door een teken, meestal een punt of een schuine streep: INBOX.Offertes of Offertes/2026. Dat zie je zelden, maar het verklaart waarom sommige programma's alle mappen onder de Postvak IN hangen.
• Een programma laat soms alleen de mappen zien waarop het geabonneerd is. Een map die wel op de server staat, maar waarop je niet geabonneerd bent, lijkt dan verdwenen.

Het probleem van de speciale mappen

Je mailprogramma heeft een paar mappen nodig om te werken:

Elk programma heeft zijn eigen voorkeur. Apple Mail gebruikt van zichzelf andere namen dan Outlook, en Outlook weer andere dan de Gmail-app. Stel je mailbox in op drie apparaten zonder op te letten, dan kan het zo gaan:

• Outlook zet verstuurde mail in Sent Items.
• Je iPhone zet verstuurde mail in Sent Messages.
• De webmail zet verstuurde mail in Sent.

Dan heb je drie Verzonden-mappen, en op elk apparaat zie je maar een deel van wat je verstuurd hebt. Dat is de meest voorkomende klacht over IMAP: "ik zie op mijn telefoon niet wat ik vanaf mijn computer verstuurd heb".

De oplossing: special-use

Sinds 2011 bestaat er een uitbreiding van IMAP waarmee de server aangeeft welke map waarvoor is: special-use (RFC 6154). De server zegt dan bijvoorbeeld "deze map heet Sent en heeft de functie \Sent". Een modern mailprogramma neemt dat over en maakt geen eigen map meer.

De meeste mailservers ondersteunen dit, en de meeste programma's ook. Maar het gaat nog vaak mis bij:

• een mailbox die al jaren bestaat en waarin oude programma's al eigen mappen hebben gemaakt;
• een mailbox die verhuisd is van een andere aanbieder, waar de mappen anders heetten;
• programma's die je handmatig hebt ingesteld voordat de server special-use gaf;
• POP3 (daar bestaan geen mappen op de server, dus elk apparaat bewaart zijn eigen Verzonden-map lokaal).

Zelf de mappen goed koppelen

Heb je al dubbele mappen, of twijfel je? Dan kies je één map per functie en vertel je elk programma welke map dat is. Je kiest het liefst de map die de server zelf aanwijst. Die herken je in de webmail: daar staat de Verzonden-map meestal bovenaan met een eigen pictogram.

Waar stel je het in?

• Thunderbird: Accountinstellingen, je account, Kopieën & mappen (Verzonden, Concepten, Archief) en Serverinstellingen (wat er met verwijderde berichten gebeurt, en naar welke map).
• Apple Mail op de Mac: Instellingen, Accounts, je account, Mailboxgedrag. Op de iPhone: Instellingen, Mail, Accounts, je account, het account zelf, Geavanceerd, en dan per functie de map op de server kiezen.
• Klassieke Outlook: bij een IMAP-account kies je in de accountinstellingen (Meer instellingen, Geavanceerd) het pad van de hoofdmap en de map voor verwijderde items. Voor verzonden items heeft de klassieke Outlook in veel versies geen keuze: hij gebruikt de map die de server aanwijst, en anders zijn eigen.
• Gmail-app: werkt met de map die de server aanwijst; je kunt het niet per map instellen.

Daarna verplaats je de mail uit de overbodige mappen naar de gekozen map, en verwijder je de lege mappen. Doe dat op één apparaat (het liefst de webmail of de computer) en wacht tot de andere apparaten het overnemen.

Verwijderen werkt in twee stappen

Bij IMAP is verwijderen eigenlijk een vlag zetten. Een bericht krijgt de markering verwijderd (\Deleted), maar staat nog op de server. Pas als het programma de opdracht expunge geeft, is het echt weg. De meeste programma's doen het zo:

1. Je drukt op Verwijderen. Het programma verplaatst het bericht naar de Prullenbak (eigenlijk: het kopieert naar de Prullenbak en markeert het origineel als verwijderd).
2. Het origineel wordt direct of bij het afsluiten definitief verwijderd (expunge).
3. Pas als je de Prullenbak leegt, is het bericht weg van de server.

Sommige programma's zijn anders ingesteld. Dan zie je berichten met een streep erdoor die maar niet weggaan: ze zijn gemarkeerd, maar nooit definitief verwijderd. En ze tellen nog steeds mee voor je opslag. Zoek dan in je programma naar Map comprimeren (Thunderbird), Verwijderde berichten wissen of een instelling als "verwijderde items definitief verwijderen bij het verlaten van de map".

Belangrijk: verwijderen op één apparaat is verwijderen op alle apparaten. Dat is het punt van IMAP. Wil je een bericht van je telefoon af hebben maar op je computer houden, dan kan dat met IMAP niet. Je kunt hooguit op de telefoon minder lang synchroniseren (zie hieronder).

Is er toch iets weg? Veel aanbieders bewaren back-ups waaruit een mailbox of map terug te zetten is, maar meestal maar een beperkte periode. Reken daar niet op als archief.

Hoeveel synchroniseer je?

Een mailprogramma hoeft niet alles binnen te halen. Op de telefoon is het vaak handig om alleen de laatste weken te synchroniseren, of alleen de Postvak IN te laten pushen. Dat bespaart ruimte en batterij. Het verandert niets op de server: de oude mail staat er nog, je ziet hem alleen niet op dat apparaat.

Op de computer maken de meeste programma's een offline kopie van de mailbox (Outlook in een .ost-bestand, Thunderbird en Apple Mail in hun eigen map). Dat is een kopie, geen back-up: verwijder je iets op de server, dan verdwijnt het ook uit de offline kopie. Een echte lokale bewaarplek is een map die je zelf onder Lokale mappen (Thunderbird), Op mijn Mac (Apple Mail) of in een .pst-gegevensbestand (Outlook) maakt. Wat je daarheen sleept, staat niet meer op de server. Daarover meer in les 3.2.

In de praktijk: zo ziet het eruit in een paneel

In de webmail van WebOké (Roundcube) zie je links alle mappen van de server. Onder Instellingen, Mappen kun je mappen maken, hernoemen, verwijderen en er een abonnement op aan- of uitzetten. Bij Instellingen, Voorkeuren, Speciale mappen zie je welke map als Verzonden, Concepten, Prullenbak en Spam wordt gebruikt. Bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar; de webmail heet daar misschien anders, maar bijna elke webmail heeft zo'n mapbeheer.

Samenvatting

• Met IMAP staan ook je mappen op de server. Elk apparaat ziet dezelfde mappen.
• Alleen INBOX heeft een vaste naam. Verzonden, Prullenbak, Concepten en Spam heten per programma anders, tenzij de server ze aanwijst (special-use, RFC 6154).
• Dubbele Verzonden-mappen los je op door per functie één map te kiezen en elk programma daarop te zetten.
• Verwijderen bij IMAP is markeren en daarna definitief wissen (expunge). Gemarkeerde berichten tellen nog mee voor je opslag.
• Een offline kopie is geen back-up; een lokale map wel een aparte bewaarplek.

Quiz

Opdracht

Opdracht O3.1: Je mappen nalopen. Open je mailbox in de webmail en op elk apparaat waarop je hem gebruikt. Noteer per apparaat welke map het gebruikt voor Verzonden, Prullenbak, Concepten en Spam. Heb je dubbele mappen? Kies er één per functie, zet elk apparaat daarop, verplaats de mail en verwijder de lege mappen. Vul daarna de checklist in en beantwoord de vraag: welke map wees de server zelf aan, en hoe herkende je dat?

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de panelen van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 8.7: IMAP of POP3: wat is het verschil?
• Wat is IMAP of POP3 en hoe werkt het?
• Hoe verwijder ik een bericht in IMAP?
• DirectAdmin handleiding 18.11: Een e-mail is per ongeluk verwijderd
• Mailbox of verwijderde e-mails terughalen uit de backup
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)