Opslag, quota en een volle mailbox

Module 3: Je mailbox beheren · Leestijd: 9 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je uitleggen waar de opslag van een mailbox naartoe gaat, wat een quota is, wat een afzender merkt als je mailbox vol is, en een opruim- en archiefplan maken dat geen mail laat verdwijnen.

Kernbegrippen: opslag, quota (per mailbox en per pakket), gebruik per map, bijlagen en base64, maximale berichtgrootte (SIZE), waarschuwingsmail, 452 4.2.2 en 552 5.2.2 (mailbox vol), 552 5.3.4 (bericht te groot), opruimen, archiveren, lokale map, back-up

Waar gaat de ruimte heen?

Een gewone tekstmail is een paar kilobyte. Daar kun je er honderdduizenden van bewaren. De ruimte gaat bijna altijd op aan drie dingen:

1. Bijlagen. Foto's, pdf's, presentaties. Eén bericht met tien telefoonfoto's is al snel 30 tot 50 MB.
2. Verzonden mail. Elke bijlage die je verstuurt, staat daarna ook in je Verzonden-map. Stuur je een offerte van 8 MB naar vijf klanten in vijf losse mails, dan staat hij er vijf keer.
3. Prullenbak en spam. Verwijderde mail staat in de Prullenbak tot je die leegt. Spam staat in de spammap tot het spamfilter of jij hem opruimt. Allebei tellen mee.

Een vierde, verborgen oorzaak zag je in les 3.1: berichten die als verwijderd gemarkeerd zijn, maar nooit definitief gewist.

Waarom een bijlage groter wordt

Mail is oorspronkelijk alleen voor tekst bedacht. Een bijlage (een foto, een pdf) wordt daarom omgezet naar tekst met base64. Daarbij worden steeds 3 bytes omgezet naar 4 tekens. Een bijlage wordt dus ongeveer een derde groter, en met de regeleinden erbij nog iets meer. Een pdf van 15 MB op je computer is in de mail ruim 20 MB.

Dat is belangrijk bij limieten. Zegt een ontvanger "maximaal 25 MB", dan gaat het om de grootte van het hele bericht na omzetting. Een bijlage van 20 MB komt er dan niet meer door.

Twee soorten grenzen

De quota: hoeveel mag je bewaren?

Een quota is de maximale opslag van een mailbox. Er zijn meestal twee lagen:

• De mailbox zelf. Je kunt per mailbox een grens zetten, bijvoorbeeld 2 GB voor een algemeen adres, zodat één mailbox niet alles opslokt.
• Het pakket of abonnement. Alle mailboxen samen (en bij een hostingpakket ook de website, databases en back-ups) delen de totale opslag. Is die vol, dan helpt een ruime quota per mailbox niets meer.

Bij een zakelijke cloudmaildienst is het vaak per gebruiker geregeld, met een vaste hoeveelheid per licentie. Het principe is hetzelfde.

De berichtgrootte: hoe groot mag één mail zijn?

Los van de opslag heeft elke mailserver een maximale berichtgrootte. Die geldt bij versturen (jouw server) én bij ontvangen (de server van de ontvanger). De kleinste van de twee bepaalt of het lukt. Mailservers melden hun grens aan het begin van het SMTP-gesprek met de uitbreiding SIZE (zie les 1.2), bijvoorbeeld 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Veel gebruikte grenzen liggen tussen de 20 en 50 MB. Gmail laat bijvoorbeeld bijlagen tot 25 MB versturen; grotere bestanden zet Gmail zelf als link in Google Drive. Ga er nooit van uit dat een ontvanger meer aankan dan 20 MB. Voor grote bestanden is een downloadlink (bijvoorbeeld uit je cloudopslag) de betere keuze: geen limiet, geen dubbele opslag, en je kunt de link later intrekken.

Wat gebeurt er als een mailbox vol is?

Eerst krijg je meestal een waarschuwing: een mail van de server dat je een drempel nadert, bijvoorbeeld 90%. Bij servers met Exim (zoals DirectAdmin) is dat de Engelse tekst The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Is de mailbox echt vol, dan weigert de server nieuwe mail. Het hangt van de server af of dat tijdelijk of definitief gebeurt:

De code X.2.2 betekent in de uitgebreide statuscodes (RFC 3463) precies dit: "mailbox vol". Module 6 gaat dieper in op bounces.

Let op het verschil met een te groot bericht: 552 5.3.4 Message too big betekent dat het bericht groter is dan de server toestaat. Opruimen helpt dan niet; de afzender moet het bestand anders versturen.

En let op: je merkt een volle mailbox zelf vaak niet. Jij kunt gewoon blijven versturen en je oude mail lezen. Het zijn de afzenders die een foutmelding krijgen, en een klant die drie keer een bounce kreeg, belt niet altijd.

Opruimen zonder spijt

Een volgorde die bijna altijd werkt:

1. Kijk waar de ruimte zit. In de webmail of het klantpaneel zie je vaak het gebruik per map. Meestal zitten Verzonden, Prullenbak of één oude map met bijlagen bovenaan.
2. Leeg Prullenbak en Spam. Dat is de snelste winst en kost niets.
3. Zoek grote berichten. In de meeste webmail en programma's kun je sorteren op grootte. Bewaar de bijlage die je nodig hebt in je bestanden en verwijder de mail, of alleen de bijlage (Thunderbird en Apple Mail kunnen een bijlage uit een bericht verwijderen).

4. Archiveer oude jaren. Mail die je wilt bewaren maar zelden nodig hebt, kan naar een archief. Je hebt twee keuzes:

   • een archiefmap op de server: blijft overal zichtbaar, maar telt mee voor de opslag;
   • een lokale map op je computer (Thunderbird: Lokale mappen; Apple Mail: Op mijn Mac; Outlook: een .pst-gegevensbestand). Die telt niet meer mee, maar staat alleen op die ene computer. Zorg dan zelf voor een back-up van die computer. Zonder back-up is lokaal archiveren een verhuizing naar één harde schijf.
5. Pas pas daarna de quota aan, als dat nog nodig is en je pakket ruimte heeft.

Grootschalig opschonen met een knop in het paneel (bijvoorbeeld "verwijder alles ouder dan een jaar in de Postvak IN") is handig, maar onomkeerbaar. Met IMAP verdwijnt het ook direct van al je apparaten. Bewaar eerst wat je nodig hebt.

Bewaarplicht

Een ondernemer moet zakelijke administratie zeven jaar bewaren (de fiscale bewaarplicht in Nederland, artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen), en daar kan zakelijke mail onder vallen, zoals offertes, opdrachtbevestigingen en facturen. Ruim dat dus niet zomaar op. Zet het in een archief met een back-up, of bewaar de bijlagen in je administratie.

In de praktijk: zo ziet het eruit in een paneel

In DirectAdmin zie je bij E-mail Accounts per mailbox de kolom Gebruik, en bovenaan het totaal. Via de drie puntjes achter een mailbox en Limieten wijzigen zet je de quota in MB, of vink je Max aan zodat de mailbox de vrije ruimte van het pakket mag gebruiken. Met Opschonen verwijder je in één keer oude mail uit een map. In Mijn WebOké zie je de opslag van het pakket. Bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar: zoek naar "opslag", "quota" of "mailboxgrootte" in het paneel of de beheeromgeving.

Samenvatting

• Ruimte gaat vooral op aan bijlagen, verzonden mail, Prullenbak en spam.
• Bijlagen worden in een mail ongeveer een derde groter door base64.
• Er is een quota per mailbox en een totaal voor het pakket; de krapste grens telt.
• Een volle mailbox weigert mail: tijdelijk (452 4.2.2) of definitief (552 5.2.2). De afzender merkt het, jij vaak niet.
• Ruim op in de volgorde: kijken, Prullenbak en Spam legen, grote berichten, archiveren, en pas dan de quota verhogen. Een lokaal archief heeft een eigen back-up nodig.

Quiz

Opdracht

Opdracht O3.2: Je opslag meten en een opruimplan maken. Zoek op hoeveel opslag je mailbox gebruikt en wat de grens is (van de mailbox en van het pakket of abonnement). Noteer de drie mappen die de meeste ruimte innemen en zoek je tien grootste berichten op. Maak daarna een opruimplan: wat ga je verwijderen, wat archiveer je, waar komt het archief te staan, en hoe is dat archief geback-upt? Houd rekening met wat je zakelijk moet bewaren.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de panelen van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 7.3: Opslag per mailbox en wat er gebeurt als hij vol is
• Melding: The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• Email geweigerd: message too big
• Hoe controleer ik mijn mailgebruik?
• Mailbox opschonen om ruimte vrij te maken in DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)