Contactos e grupos

Módulo 7: O seu livro de endereços · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá explicar que livros de endereços a webmail mantém e como funciona o preenchimento automático. Saberá também usar um grupo sem divulgar endereços.

Conceitos-chave: contacto, livro de endereços pessoal, Destinatários recolhidos, Remetentes de confiança, preenchimento automático, grupo, Bcc, minimização dos dados

Porquê um livro de endereços, se a webmail já se lembra de tudo?

Muitas pessoas quase não usam o livro de endereços. Escrevem algumas letras em Destinatário, a webmail completa um endereço e pronto. Funciona, mas o endereço que a webmail completa nem sempre vem de uma lista mantida por si. E é precisamente aí que as coisas correm mal: um endereço antigo de um cliente, um erro de escrita que cometeu um dia, ou duas pessoas com o mesmo nome próprio.

Um contacto é um cartão com dados sobre uma pessoa ou organização: um nome, um ou mais endereços de e-mail e, se quiser, também telefone, morada, organização ou uma nota. O livro de endereços é o conjunto desses cartões. Na webmail, o livro de endereços está guardado no servidor, tal como o seu correio. Pertence à sua caixa de correio e à forma como inicia sessão (lição 1.3): se de repente iniciar sessão de outra forma, por exemplo com o campo Servidor preenchido, o seu livro de endereços pode parecer vazio.

Três livros de endereços, três finalidades

Ao clicar em Contactos, vê à esquerda não um, mas três livros de endereços. Cada um tem a sua função.

A diferença entre os dois primeiros é importante. Destinatários recolhidos é uma memória automática. Lembra-se de tudo, incluindo aquele endereço com um erro de escrita para o qual a mensagem foi devolvida, e também o endereço antigo de um colega que já saiu há muito tempo. O seu livro de endereços pessoal é uma lista que o próprio utilizador mantém em ordem.

Remetentes de confiança tem outra função. Não se trata de completar endereços, mas de imagens externas. Por predefinição, a webmail não carrega imagens da internet, porque os remetentes podem usá-las para ver quando abre a mensagem deles (lição 2.2). Se indicar que confia sempre num remetente, ele passa a constar desta lista. Em Definições > Preferências > Visualização de mensagens pode então escolher que os recursos externos de remetentes confiáveis sejam mostrados de imediato.

Preenchimento automático: prático, mas veja o que escolhe

Se escrever algumas letras em Destinatário, a webmail procura nos seus livros de endereços nomes e endereços que começam por essas letras ou que as contêm. Aparece uma pequena lista e escolhe um deles. A isto chama-se preenchimento automático.

Um exemplo. Sanne de Vries (sanne@example.com) tem um cliente, Ahmed (ahmed@example.net). Há um ano, enviou-lhe por engano uma mensagem para ahmed@example.org, um endereço que não é dele. A mensagem não foi devolvida, porque esse endereço, por acaso, existia. Desde então, há dois Ahmeds em Destinatários recolhidos. Quando Sanne escreve "ahm", vê os dois. Se escolher o errado, um orçamento vai parar às mãos de um desconhecido.

Por isso, dois bons hábitos:

• Coloque as pessoas a quem envia mensagens com frequência em Endereços pessoais, com o nome completo. Assim, no preenchimento automático vê um nome reconhecível em vez de apenas um endereço.
• Se vir na lista um endereço errado ou desatualizado, elimine-o de Destinatários recolhidos. Caso contrário, a webmail continua a sugeri-lo.

Uma forma rápida de adicionar alguém: abra uma mensagem dessa pessoa, clique no nome dela por cima da mensagem e escolha Adicionar à lista de contactos.

Grupos: um nome para muitos endereços

Um grupo é uma etiqueta que cola nos contactos, como "Direção", "Fornecedores" ou "Equipa". Um contacto pode pertencer a vários grupos, e eliminar um grupo não remove os próprios contactos. Na imagem vê um grupo por baixo do livro de endereços pessoal, com os três pontos para as ações do grupo.

Quando envia uma mensagem a um grupo, a webmail coloca todos os endereços do grupo no campo onde escolhe o grupo. É este o ponto em que deve pensar bem. Se escolher o grupo em Destinatário (Para), todos os membros do grupo veem os endereços de todos os outros. Numa direção de cinco pessoas que se conhecem, não há problema. Num grupo de clientes que não se conhecem, é um problema.

Os endereços de e-mail de pessoas são dados pessoais na aceção do RGPD. Se enviar uma mensagem a quarenta clientes com todos os endereços visíveis, entregou esses endereços a todos os outros. Isso pode constituir uma violação de dados (lição 3.1). A solução é simples: escolha o grupo em Bcc. Assim, todos recebem a mensagem, mas ninguém vê os outros destinatários. Coloque o seu próprio endereço em Para: a mensagem tem um destinatário adequado e recebe também uma cópia.

Daan, o colega de Sanne, envia todos os meses uma mensagem aos fornecedores do atelier. Tem um grupo "Fornecedores" com doze endereços. Escolhe o grupo em Bcc e coloca daan@example.com em Para. Se um fornecedor responder com Responder a todos, essa resposta só chega a Daan, porque os outros endereços não constavam da mensagem.

Armadilhas dos grupos

• O limite diário. Cada destinatário conta para o número de mensagens que o seu pacote pode enviar por dia, também em Bcc. Um grupo de algumas centenas de endereços pode atingir o seu limite (lição 8.4). Para uma newsletter a uma lista grande, utilize um serviço de newsletters: trata também do cancelamento da subscrição e regista a quem pode realmente enviar mensagens.
• Destinatários que não querem receber. Um grupo não é uma lista de correio. Não existe botão para cancelar a subscrição. Se alguém pedir para deixar de receber mensagens, retire-o realmente do grupo.
• Um grupo desatualizado. Um grupo fica tal como o criou. Quem sai continua lá até o retirar. Reveja os seus grupos de vez em quando.
• Reputação de spam. Muitas mensagens de uma só vez para endereços que já não existem geram muitas mensagens de erro. Para os servidores de receção, isso parece um envio descuidado ou indesejado.

Guarde o que precisa, nada mais

O RGPD prevê o princípio da minimização dos dados: não trata mais dados pessoais do que os necessários para a sua finalidade e não os conserva durante mais tempo do que o necessário (artigo 5.º do RGPD). Num livro de endereços, isso significa na prática:

• Inclua o que precisa para contactar alguém: nome, endereço, talvez um número de telefone. A data de nascimento ou a morada particular de um cliente normalmente não têm lugar aí.
• Faça limpeza. Um cliente de há cinco anos a quem já não envia mensagens não precisa de lá estar.
• Tenha presente que Destinatários recolhidos também contém dados pessoais e que essa lista cresce sozinha.

Isto não é aconselhamento jurídico. O que é necessário na sua situação depende da sua organização e da sua finalidade.

Na prática: assim funciona na webmail

Encontra tudo em Contactos, no menu principal. Para criar um grupo, use os três pontos ao lado dos grupos e escolha Adicionar grupo; coloca contactos no grupo arrastando-os para ele. Ao escrever, escolhe um grupo escrevendo o nome em Para, Cc ou Bcc, ou com o pequeno botão com os bonecos ao lado do campo. Os passos estão descritos no Manual do Roundcube (8.1 e 8.2). Os endereços de que a webmail se lembra definem-se em Definições > Preferências > Contactos. Noutras webmails, como Gmail ou Outlook.com, funciona de forma semelhante: aí os grupos chamam-se muitas vezes etiquetas ou listas de contactos.

Resumo

• A webmail tem três livros de endereços: Endereços pessoais (a sua lista), Destinatários recolhidos (automático, tudo para onde enviou mensagens) e Remetentes de confiança (para conteúdo externo).
• O preenchimento automático também sugere endereços antigos e errados; coloque os contactos habituais com o nome completo no seu próprio livro de endereços e elimine os endereços errados.
• Um grupo coloca todos os endereços no campo onde o escolhe. Pessoas que não se conhecem vão para Bcc.
• Os grupos grandes contam para o limite diário; uma newsletter envia-se com um serviço de newsletters.
• Guarde no seu livro de endereços apenas o necessário e faça limpeza.

Questionário

Exercício

Exercício D7.1: Criar e usar um grupo. Crie no seu livro de endereços pessoal três contactos (por exemplo, o próprio utilizador, um colega e um amigo, ou três pessoas fictícias com endereços em example.com) e um grupo com um nome à sua escolha. Coloque os três contactos no grupo. Inicie uma nova mensagem, coloque o seu próprio endereço em Para e escolha o grupo em Bcc. Veja o que aparece no campo Bcc. Não envie a mensagem: guarde-a como rascunho ou elimine-a. Depois, responda: (1) O que viu no campo Bcc depois de escolher o grupo: o nome do grupo ou os endereços individuais? (2) Imagine que um destinatário escolhe Responder a todos: quem recebe essa resposta? (3) Consulte Destinatários recolhidos: há lá algum endereço errado ou desatualizado? O que faz com ele?

Para saber mais

Os passos descritos para a webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 8.1: Adicionar e encontrar contactos
• Roundcube Webmail 8.2: Criar grupos
• Roundcube Webmail 10.1: As definições mais importantes
• Limite para o envio de correio eletrónico
• Curso gratuito Seguro online para empresários 8.2: Fugas de dados e o dever de notificação
• Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj