Rascunhos, respostas e opções adicionais

Módulo 3: Escrever mensagens · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá onde são guardados os rascunhos e as respostas predefinidas, saberá editar uma mensagem como nova e saberá o que o Recibo de leitura, o Recibo de entrega, a Prioridade e a opção Guardar mensagem enviada em fazem e não fazem.

Conceitos-chave: rascunho, pasta Rascunhos, gravação automática, Respostas, Editar como nova, Recibo de leitura, Recibo de entrega (DSN), Prioridade, Guardar mensagem enviada em

Rascunhos: meia mensagem no servidor

Um rascunho é uma mensagem que ainda não foi enviada. Se clicar em Guardar enquanto escreve, o webmail coloca a sua mensagem na pasta Rascunhos. Se não fizer nada, o webmail também a guarda automaticamente, de poucos em poucos minutos. A frequência é definida em Definições > Composição de mensagens.

O importante é onde fica esse rascunho. A pasta Rascunhos é uma pasta IMAP normal no servidor de correio (lição 1.2). O rascunho não fica, portanto, no seu browser nem no seu portátil, mas sim no servidor. Isto tem três consequências:

• Pode começar uma mensagem no escritório e terminá-la em casa ou no telemóvel. Basta abrir a pasta Rascunhos e fazer duplo clique na mensagem.
• Se o browser falhar ou se fechar o separador por engano, perde no máximo os últimos minutos de trabalho.
• Um rascunho conta para o seu espaço de armazenamento e pode ser lido tal como o resto do seu correio. Quem tiver acesso à sua caixa de correio também tem acesso aos seus rascunhos.

Quando envia o rascunho, o webmail retira-o de Rascunhos e coloca a versão enviada em Enviados.

Um ponto de atenção: se, além do webmail, utilizar também um programa de correio, ambos têm de usar a mesma pasta como Rascunhos. Caso contrário, não verá num programa o que começou no outro. A lição 5.1 trata dessas pastas especiais. Um segundo ponto de atenção: se abrir o mesmo rascunho em simultâneo em dois programas e guardar em ambos, ficará com duas versões.

Os rascunhos são também uma boa ajuda para não enviar à pressa. Escreva uma mensagem difícil, guarde-a como rascunho e volte a lê-la uma hora depois. Muitas vezes verá o que pode ser melhorado (lição 3.2).

Respostas: textos fixos com um clique

Recebe muitas vezes a mesma pergunta? A Sanne recebe todas as semanas mensagens como "Também fazem entregas ao fim de semana?" e "Quanto tempo dura um ramo de flores?". Em vez de escrever sempre a mesma resposta, ela cria uma resposta predefinida (em Respostas): um texto fixo com um nome, que insere com um clique enquanto escreve.

Uma resposta predefinida não é uma resposta automática. Nada acontece sozinho: é o utilizador que escolhe o texto, pode adaptá-lo e envia-o por si próprio. Por isso, não há qualquer problema em acrescentar uma frase pessoal. Na verdade, deve fazê-lo sempre: uma resposta que claramente vem de um modelo parece fria.

Dicas para boas respostas predefinidas:

• Dê-lhes um nome curto e fácil de reconhecer, como "Entrega fim de semana".
• Escreva-as de forma a fazerem sentido sozinhas, sem saudação inicial nem despedida. Essas escreve em cada mensagem, para que o nome do cliente esteja correto.
• Não inclua dados que fiquem rapidamente desatualizados, como um preço ou uma data, ou verifique-os regularmente.

O webmail guarda as respostas predefinidas nas suas definições, não na caixa de correio. Tem-nas, portanto, no webmail em qualquer dispositivo, mas não num programa de correio como o Outlook ou o Thunderbird. Esses programas têm os seus próprios modelos.

Editar como nova

Por vezes quer voltar a enviar uma mensagem, mas com algumas alterações: o mesmo convite para um novo grupo, ou uma mensagem que enviou antes mas que não chegou ao destino. Com Editar como nova (numa mensagem aberta, em Mais), o webmail abre uma nova mensagem com os mesmos destinatários, o mesmo assunto, o mesmo texto e os mesmos anexos. Altera o que for necessário e envia.

A diferença em relação a Reencaminhar: ao reencaminhar, cria uma nova mensagem sua sobre a antiga, com "Fwd:" no assunto e a mensagem antiga como citação ou anexo. Com Editar como nova, obtém novamente um original. É prático, mas verifique os destinatários: uma lista antiga pode incluir pessoas que agora não devem recebê-la.

As opções adicionais ao escrever

À direita, no ecrã Nova mensagem, encontram-se opções que escolhe para cada mensagem. Parecem semelhantes, mas fazem coisas muito diferentes.

Recibo de leitura. Pede ao programa de correio do destinatário que indique que a mensagem foi aberta. Tecnicamente, o webmail acrescenta para isso um cabeçalho à sua mensagem (Disposition-Notification-To). Normalmente, o destinatário vê uma pergunta no ecrã e pode recusar. Muitos programas nunca enviam uma confirmação. Se receber uma, sabe que a mensagem foi aberta, não que foi lida ou compreendida. Se não receber nenhuma, não sabe nada.

Recibo de entrega (DSN). DSN significa Delivery Status Notification. Aqui não pede nada ao destinatário, mas sim aos servidores de correio pelo caminho: que indiquem que a mensagem foi entregue no servidor do destinatário. Isto nada diz sobre a abertura ou a leitura, apenas que a mensagem chegou. Nem todos os servidores o suportam, por isso também aqui a ausência de notificação não significa que a entrega falhou. Uma mensagem de erro (bounce) recebe sempre, aliás, mesmo sem esta opção (lição 8.4).

Prioridade. Pode atribuir a uma mensagem a prioridade Muito alta, Alta, Normal, Baixa ou Muito baixa. Muitos programas mostram um ponto de exclamação nas mensagens de prioridade alta. Use-a raramente. Quem escolhe Muito alta em todas as mensagens deixa de ser levado a sério ao fim de uma semana, e alguns filtros de spam consideram suspeito que um remetente desconhecido marque tudo como urgente. Uma verdadeira urgência resolve-se melhor com um telefonema ou com um assunto claro ("Hoje até às 14.00: confirmação da entrega").

Guardar mensagem enviada em. Aqui escolhe em que pasta fica a versão enviada. Por predefinição, é Enviados. Também pode colocar uma mensagem diretamente numa pasta de projeto, para que toda a correspondência com um cliente fique junta. Atenção: uma mensagem enviada que não guarde em lado nenhum não poderá ser encontrada mais tarde.

Manter formatação garante que, ao reencaminhar e responder, a formatação da mensagem original se mantém. A lição 3.2 trata do texto simples e da formatação.

Exemplo: o Daan e a pergunta sobre a entrega

O Ahmed pergunta ao Daan se as flores podem ser entregues no sábado antes das 9 horas. O Daan começa a escrever, mas primeiro tem de confirmar com o estafeta. Clica em Guardar e continua com outro trabalho. À tarde, no telemóvel, abre a pasta Rascunhos, acrescenta que é possível, insere a resposta predefinida "Entrega fim de semana" com as condições gerais e envia. Não pede Recibo de leitura nem define prioridade: para o Ahmed, é simplesmente uma mensagem normal e clara.

Na prática: como funciona no webmail

Guardar encontra-se no topo do ecrã Nova mensagem. As respostas predefinidas criam-se em Definições > Respostas e inserem-se com o botão Respostas, no topo, enquanto escreve. Editar como nova encontra-se numa mensagem aberta, em Mais. As opções Recibo de leitura, Recibo de entrega (DSN), Prioridade e Guardar mensagem enviada em estão à direita enquanto escreve. O manual do Roundcube descreve os passos. Noutros webmails, estas funções têm nomes semelhantes, embora uma resposta predefinida se chame por vezes modelo ou texto rápido.

Resumo

• Os rascunhos ficam no servidor, na pasta Rascunhos, por isso pode continuar em qualquer dispositivo.
• As respostas predefinidas são textos fixos que insere por si próprio; ficam no webmail, não na caixa de correio.
• Editar como nova transforma uma mensagem antiga num novo original; verifique então os destinatários.
• O Recibo de leitura pede ao destinatário, o Recibo de entrega (DSN) pede aos servidores; a ausência de resposta não prova nada.
• Use a Prioridade raramente; com Guardar mensagem enviada em escolhe a pasta da sua versão enviada.

Questionário

Exercício

Exercício D3.4: Criar uma resposta predefinida. Escolha uma pergunta que recebe com frequência (ou, se não tiver nenhuma: "Qual é o vosso horário de funcionamento?") e crie para ela uma resposta predefinida em Definições > Respostas, com um nome curto e um texto sem saudação inicial nem despedida. Depois, comece uma nova mensagem para si próprio, escreva uma saudação, insira a resposta predefinida com o botão Respostas, escreva uma despedida e guarde primeiro a mensagem como rascunho. Abra a pasta Rascunhos, termine a mensagem e envie-a. Em seguida, responda: em que pasta estava o seu rascunho e poderia terminá-lo também no telemóvel, o que alterou na resposta predefinida para esta mensagem em concreto, que dados da sua resposta predefinida deve verificar regularmente, e porque não usou o Recibo de leitura nem a prioridade (ou porque os usou)?

Para saber mais

Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 4.4: Formatação, rascunhos e opções adicionais
• Roundcube Webmail 4.2: Responder e reencaminhar
• Roundcube Webmail 10.1: As definições mais importantes
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.1: Pastas e sincronização: porque tem duas pastas "Enviados"
• RFC 3464, o formato das notificações de entrega (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464