Módulo 5 · 5.2
Um sistema que consegue manter
Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 8 minutos
Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, será capaz de escolher e configurar um método simples para a sua caixa de correio, de forma a ver o que ainda falta fazer e a encontrar mensagens sem ter de as ordenar todos os dias.
Conceitos-chave: A receber como caixa de trabalho, quatro decisões, marcar, não lidas, arquivo, momentos fixos, caixa de correio partilhada
Porquê um sistema
Uma caixa de correio cheia raramente é o problema. O problema é deixar de ver o que ainda falta fazer. Uma pergunta de um cliente perde-se entre newsletters, uma fatura que ainda tem de pagar está na página quatro. Um sistema resolve isto com alguns acordos fixos consigo próprio. Não precisa de ser complicado. Acima de tudo, deve ser tão simples que daqui a três meses ainda o utilize.
Não existe um método melhor do que todos os outros. Cada pessoa trabalha de forma diferente, e um empresário em nome individual recebe outro tipo de correio do que uma associação. Esta lição apresenta-lhe os elementos e as opções. É o utilizador que escolhe o que lhe convém.
A receber como caixa de trabalho
O núcleo de quase todos os sistemas que funcionam: a pasta A receber é uma caixa de trabalho, não um arquivo. O que está em A receber ainda exige alguma ação. O que está concluído sai de lá. Assim, basta olhar para A receber para saber de imediato quanto trabalho tem pela frente.
Para isso, toma uma de quatro decisões em cada mensagem:
- Eliminar. Não precisa dela. Elimine-a, ou denuncie-a como spam se for spam. Uma newsletter que nunca lê: cancele a subscrição, e assim deixa de a receber.
- Arquivar. Está concluída, mas quer guardá-la. Um clique em Arquivo (lição 5.1) e fica fora de vista, mas encontra-a novamente através da pesquisa (lição 5.3).
- Fazer. É preciso fazer algo que demora mais do que alguns minutos. Deixe-a ficar e atribua-lhe uma sinalização (a bandeira Com sinalização), para que se destaque. Se demorar menos do que alguns minutos, trate do assunto de imediato e arquive-a em seguida.
- Aguardar. Está à espera de uma resposta ou de um pagamento. Pode sinalizá-la, ou colocá-la numa pasta própria Em espera que revê uma vez por semana.
O mais importante é não passar à frente sem tomar uma decisão. Cada mensagem que abre e deixa ficar sem escolha terá de ser lida novamente mais tarde.
Poucas pastas e pesquisa, ou muitas pastas
De quantas pastas precisa? Há duas escolas de pensamento.
Muitas pastas: uma pasta por cliente, por projeto, por fornecedor. Vantagem: vê tudo de um cliente reunido. Desvantagem: cada mensagem exige uma decisão sobre o seu destino, e um e-mail sobre dois clientes não cabe em nenhuma das duas pastas. Ao fim de um ano, tem muitas vezes quarenta pastas, das quais utiliza cinco.
Poucas pastas e pesquisa: um único arquivo, eventualmente dividido por ano, e de resto a pesquisa. Vantagem: arquivar é um clique, sem pensar. Desvantagem: tem de saber pesquisar bem. A lição 5.3 mostra que no webmail isso funciona muito bem: por remetente, destinatário, conteúdo, em todas as pastas ao mesmo tempo.
Uma via intermédia funciona melhor para muitas pessoas: algumas pastas para coisas que têm mesmo de ficar à parte (por exemplo, Facturen (Faturas) para a contabilidade), e de resto um único arquivo. As pastas que são preenchidas automaticamente por um filtro (módulo 6) não lhe dão trabalho. Por isso, podem ser um pouco mais numerosas.
Marcar, não lidas e filtrar a lista
Algumas ferramentas do webmail facilitam o sistema:
- Com sinalização. Com Marcar > Com sinalização, uma mensagem recebe uma bandeira e fica a vermelho na lista. A bandeira é guardada no servidor, pelo que o seu programa de e-mail e o seu telemóvel também a veem (aí chama-se muitas vezes estrela ou bandeira).
- Não lidas. Com Marcar > Como não lida, volta a colocar uma mensagem como não lida. É útil como lembrete, mas pouco fiável como sistema: um telemóvel que abra a mensagem por instantes volta a marcá-la como lida.
- Tipo nas opções de pesquisa. Em Tipo, escolha por exemplo Com sinalização ou Não respondidas. A lista mostra então apenas essas mensagens. Não respondidas é útil em A receber: são as mensagens às quais ainda não respondeu. Atenção: o webmail só sabe se o próprio utilizador clicou em Responder. Se respondeu pelo telemóvel ou ligou de volta, a mensagem continua a contar como não respondida, a menos que a sua aplicação de e-mail também a marque como respondida.
Há também uma armadilha: marcar automaticamente como lida. Se o webmail estiver configurado para que uma mensagem fique lida assim que aparece no painel de pré-visualização, o estado não lida perde o seu significado. Em Definições > Preferências > Visualização da Caixa de entrada, escolhe ao fim de quantos segundos uma mensagem passa a contar como lida (lição 2.1).
Momentos fixos
Quem reage durante todo o dia a cada novo e-mail tem pouco tempo para outro trabalho. Um sistema funciona melhor com momentos fixos: por exemplo, de manhã, depois do almoço e ao fim do dia. Em cada momento, trata a pasta A receber com as quatro decisões. Uma vez por semana, revê as mensagens sinalizadas e a pasta Em espera. A frequência com que consulta o correio depende do seu trabalho. Uma loja online com perguntas de clientes consulta-o mais vezes do que uma associação. O essencial é ser o utilizador a escolher, em vez de deixar que cada notificação escolha por si.
Uma caixa de correio partilhada
Se várias pessoas trabalham numa só caixa de correio, como info@, são necessários acordos; caso contrário, respondem duas pessoas ou ninguém. Por exemplo:
- Quem pega numa mensagem sinaliza-a de imediato (todos veem a bandeira, porque está guardada no servidor).
- Depois da resposta, a mensagem vai para o arquivo, para que A receber mostre o que está pendente.
- As respostas são enviadas a partir do mesmo endereço e com a mesma assinatura (módulo 4).
- Em cada dia, uma pessoa é responsável por deixar A receber vazia.
Combine também o que não se faz: ninguém configura um programa de e-mail com POP nesta caixa de correio, porque assim o correio desaparece para os outros (lição 1.2).
Na prática: como funciona no webmail
Marcar encontra-se na barra de ferramentas por cima da mensagem; Arquivo aparece como botão assim que tiver escolhido uma pasta de arquivo em Definições > Preferências > Pastas especiais. Tipo e os outros filtros estão nas opções de pesquisa (a pequena seta no campo de pesquisa). Os passos estão descritos no manual do Roundcube, em Marcar, mover e eliminar e em Arquivar mensagens. Noutro webmail funciona de forma semelhante: o Gmail tem um botão Arquivar e estrelas, o Outlook.com um botão Arquivar e bandeiras.
Resumo
- A receber é uma caixa de trabalho: o que lá está ainda exige alguma ação.
- Tome uma decisão em cada mensagem: eliminar, arquivar, fazer (sinalizar) ou aguardar.
- Poucas pastas e uma boa pesquisa dão menos trabalho do que muitas pastas; as pastas preenchidas por um filtro não custam nada.
- As sinalizações e o estado respondida são guardados no servidor e, por isso, também são visíveis para os colegas numa caixa de correio partilhada.
- Trate a pasta A receber em momentos fixos e estabeleça acordos se partilhar uma caixa de correio.
Questionário
Exercício
Exercício D5.2: O seu plano de organização. Abra a sua própria caixa de correio no webmail. Conte quantas pastas tem (Definições > Pastas) e quantas mensagens não lidas estão em A receber. Em seguida, escolha um sistema: poucas pastas mais arquivo, muitas pastas, ou uma via intermédia. Configure-o: escolha uma pasta de arquivo em Pastas especiais se ainda não tiver uma, elimine as pastas que não utilizou durante um ano (mova primeiro o correio para o seu arquivo) e trate a pasta A receber uma vez com as quatro decisões. Depois, responda para si próprio: quantas pastas tinha e quantas tem agora? Quantas mensagens ainda estão em A receber, e todas elas exigem realmente alguma ação? Em que momentos fixos vai passar a consultar o seu correio? E, se partilhar uma caixa de correio: que dois acordos estabelece com os seus colegas?
Exercício D5.2: O seu plano de organização
Este exercício faz você mesmo; ninguém o verifica. Assinale o que já fez e marque o exercício como concluído.
Um sistema que funciona: a Caixa de entrada é a sua caixa de trabalho. Para cada mensagem, decide: eliminar, arquivar, tratar (sinalizar) ou aguardar. Poucas pastas e uma boa pesquisa funcionam melhor para a maioria das pessoas do que dezenas de pastas. Reserve um momento fixo para rever as mensagens sinalizadas e a caixa de trabalho.
As suas marcações e notas ficam apenas neste navegador; não as enviamos para lado nenhum. Se tiver sessão iniciada, guardamos em Os meus cursos apenas que concluiu o exercício.
Para saber mais
Os passos descritos para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutro webmail funciona de forma semelhante.