Armazenamento e limpeza

Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 8 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá calcular quão cheia está a sua caixa de correio, saberá o que acontece quando fica cheia e conseguirá libertar espaço de forma direcionada, sem perder mensagens de que precisa.

Conceitos-chave: limite de armazenamento (quota), todas as pastas contam, Esvaziar, Compactar, mensagens grandes, Exportar, cópia de segurança

Todas as caixas de correio têm um limite

A sua caixa de correio tem um limite de armazenamento, também chamado quota: a quantidade máxima de correio que cabe nela, por exemplo 2 GB. Esse limite aplica-se à caixa de correio inteira, ou seja, a todas as pastas em conjunto. É algo que muitas pessoas esquecem. Estas pastas também contam:

• Enviados: cada anexo que enviou está lá guardado mais uma vez.
• Arquivo: fora da vista não significa fora do armazenamento.
• Spam: também o correio que nunca abre.
• Reciclagem: uma mensagem eliminada fica na Reciclagem e continua a contar até a esvaziar.
• Pastas ocultas: pastas a que não está subscrito (lição 5.1).

Além do limite da sua caixa de correio, o seu pacote completo também tem normalmente um limite. Se todas as suas caixas de correio e o seu site, em conjunto, ocuparem demasiado espaço, atingirá esse limite, mesmo que a sua própria caixa de correio ainda tenha espaço.

Quão cheia está?

Na webmail, em baixo à esquerda, por baixo das pastas, vê uma pequena barra com uma percentagem. É a parte do seu limite que está em uso. A mesma informação aparece em Definições > Pastas, por baixo da lista de pastas.

O cálculo é simples: some o tamanho de todas as pastas e divida pelo limite. Um exemplo com uma caixa de correio de 1 GB, ou seja, 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Se esvaziar o Spam e a Reciclagem, saem 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, portanto 70 %. Assim percebe de imediato que ação de limpeza traz mais resultado. Tenha em atenção que os servidores de correio calculam com 1024: 1 GB são 1024 MB.

O que acontece quando está cheia

Quando a sua caixa de correio está cheia, já não cabe nenhuma mensagem nova. O servidor do remetente recebe uma recusa e o remetente recebe de volta uma mensagem de erro, com textos como "Mailbox full" ou "Quota exceeded" (a lição 8.4 ensina a ler uma mensagem destas). Para si, isto é traiçoeiro: não vê nada, porque a mensagem nunca chega. Só dá por isso quando um cliente lhe telefona a dizer que o e-mail dele foi devolvido.

O envio também pode falhar. A webmail guarda uma cópia de cada mensagem enviada em Enviados. Se não houver espaço para isso, recebe um aviso de que a mensagem não pôde ser guardada em Enviados.

Por isso, muitos fornecedores enviam um aviso por e-mail quando a sua caixa de correio está quase cheia. Leve-o a sério e faça limpeza antes de atingir o limite.

Libertar espaço: do mais fácil ao mais direcionado

Siga esta ordem:

1. Esvazie o Spam e a Reciclagem. Escolha a pasta, clique nos três pontos por cima das pastas e escolha Esvaziar. Muitas vezes isto traz logo resultado e não perde nada de que precise.
2. Procure as mensagens grandes. Algumas mensagens com anexos grandes ocupam muitas vezes mais espaço do que mil e-mails normais. Ordene a lista através de Lista de opções por Tamanho, decrescente. Faça o mesmo em Enviados: é lá que estão todos os seus próprios anexos. Combine isto com as opções de pesquisa da lição 5.3: Tipo Com anexo e Data Com mais de um ano.
3. Guarde os anexos noutro local. Precisa de um anexo, mas não da mensagem? Guarde o anexo no seu próprio armazenamento ou na nuvem e depois elimine a mensagem.
4. Esvazie novamente a Reciclagem. Tudo o que eliminou nos passos 2 e 3 está agora lá.

Há também duas definições que mantêm a sua caixa de correio pequena automaticamente, em Definições > Preferências > Definições do servidor, na secção Manutenção:

• Esvaziar reciclagem ao sair: a Reciclagem é esvaziada quando termina a sessão. Prático, mas depois de sair já não tem uma segunda oportunidade.
• Eliminar diretamente as mensagens no Spam: o spam que elimina não passa primeiro pela Reciclagem.

Esvaziar e Compactar: a diferença

No menu de ações das pastas encontra tanto Esvaziar como Compactar. Esvaziar elimina todas as mensagens da pasta escolhida. Compactar é outra coisa: em IMAP, uma mensagem pode estar marcada como eliminada sem ter realmente desaparecido. Alguns programas de correio funcionam assim: riscam a mensagem em vez de a moverem para a Reciclagem. Compactar remove de facto essas mensagens marcadas. Se vir numa pasta mensagens riscadas, Compactar liberta espaço.

Primeiro guardar, depois eliminar

Quer guardar correio antigo, mas não no servidor? Faça primeiro uma cópia:

• Uma mensagem: Mais > Exportar. Obtém um ficheiro .eml que pode voltar a abrir mais tarde em quase qualquer programa de correio.
• Várias mensagens de uma vez: selecione-as e escolha Mais > Exportar. Obtém então um ficheiro zip com todas as mensagens em formato .eml.
• Grandes quantidades: configure no seu computador um programa de correio que guarde as mensagens localmente. É também a forma de retirar um arquivo grande do servidor.

Verifique se a cópia abre corretamente antes de eliminar o correio no servidor. Uma Reciclagem esvaziada desaparece de vez. Por vezes ainda é possível recuperar a partir de uma cópia de segurança do servidor, mas não conte com isso como plano.

Na prática: assim funciona na webmail

A barra de armazenamento está em baixo à esquerda; Esvaziar e Compactar encontram-se no menu dos três pontos por cima das pastas; a ordenação por tamanho faz-se através de Opções, por cima da lista de mensagens. O Manual do Roundcube descreve os passos em A sua caixa de correio está cheia. Noutras webmails funciona de forma semelhante: o Gmail partilha o armazenamento com o Drive e o Fotos, e o Outlook.com mostra a utilização nas definições de armazenamento.

Resumo

• O limite de armazenamento aplica-se a todas as pastas em conjunto, incluindo Enviados, Arquivo, Spam, Reciclagem e pastas ocultas.
• Cálculo: some as pastas e divida pelo limite; 1 GB são 1024 MB.
• Uma caixa de correio cheia recusa correio novo; o remetente recebe uma mensagem de erro e o utilizador não dá por nada.
• Comece por esvaziar o Spam e a Reciclagem, procure depois as mensagens grandes (também em Enviados) e, por fim, esvazie novamente a Reciclagem.
• Exporte o que quer guardar e verifique a cópia antes de eliminar algo definitivamente.

Questionário

Exercício

Exercício A5.4: Fazer contas com o seu armazenamento. A Sanne tem uma caixa de correio de 2 GB, ou seja, 2048 MB. As pastas dela têm estes tamanhos: A receber 612 MB, Enviados 388 MB, Arquivo 455 MB, Spam 96 MB, Reciclagem 173 MB e Rascunhos 12 MB. Pergunta 1: que percentagem da caixa de correio está em uso? Pergunta 2: que percentagem está em uso depois de ela esvaziar o Spam e a Reciclagem? Em ambas as perguntas, introduza um número inteiro (arredondado à percentagem inteira, sem o sinal de percentagem). O programa compara as suas respostas com a chave de respostas, com uma margem de 1 por cento, e, em caso de erro, mostra como se faz o cálculo.

Para saber mais

Os passos descritos para a webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 13.3: A sua caixa de correio está cheia
• Roundcube Webmail 10.1: As definições mais importantes
• Limpar uma caixa de correio para libertar espaço no DirectAdmin
• Guardar o e-mail localmente para poupar espaço no servidor de correio
• Como verifico a utilização do meu e-mail?
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.2: Armazenamento, quota e uma caixa de correio cheia
• Mensagens de erro resolvidas 1.6: 552 Mailbox full ou message too big