Módulo 3 · 3.1

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Para, Cc, Bcc e Responder para

Módulo 3: Escrever mensagens · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá escolher conscientemente, para cada destinatário, entre Para, Cc e Bcc, saberá exatamente o que fazem Responder a todos, Responder para e o reencaminhamento, e evitará expor endereços de outras pessoas.

Conceitos-chave: Para, Cc, Bcc, envelope, Responder a todos, Responder à lista, Responder para (Reply-To), No seguimento de, reencaminhar como anexo, violação de dados, limite diário

Três campos, três papéis

Ao escrever uma mensagem, vê por predefinição um único campo para os destinatários. Com o sinal de mais ao lado, pode acrescentar outros. Esses campos não são decoração: cada campo diz algo ao destinatário sobre o seu papel.

Para destina-se a quem tem de fazer algo ou de quem espera uma resposta. Se colocar três pessoas em Para, as três sentem-se visadas. Ou então nenhuma delas, porque cada uma pensa que outra tratará do assunto. Por isso, coloque de preferência uma só pessoa em Para, ou indique na primeira frase quem faz o quê.
Cc (carbon copy, uma cópia em papel químico) destina-se a quem acompanha a conversa. Quem está em Cc não tem de fazer nada, mas fica a saber o que se passa. Todos os destinatários veem quem está em Cc.
Bcc (blind carbon copy) destina-se a quem recebe uma cópia que os outros não podem ver. Quem está em Bcc é invisível para os destinatários em Para e Cc, e os destinatários em Bcc também não se veem uns aos outros.

Como pode o Bcc ser invisível, se a mensagem chega na mesma a essas pessoas? Isso deve-se à diferença entre o envelope e os cabeçalhos, que viu na lição 1.1. O servidor de correio entrega a mensagem aos endereços que constam do envelope (RCPT TO). Os cabeçalhos To e Cc são apenas texto dentro da mensagem. No caso do Bcc, o seu programa de correio coloca o endereço no envelope, mas retira o cabeçalho Bcc da mensagem que os outros recebem. A norma para o formato das mensagens (RFC 5322) descreve exatamente esse comportamento.

Bcc e o RGPD: um endereço visível pode ser uma violação de dados

Um endereço de e-mail como ahmed@example.net é um dado pessoal: pertence a uma pessoa identificável. Se enviar uma única mensagem a quarenta clientes e os colocar todos em Para ou Cc, cada cliente recebe os endereços dos outros trinta e nove. Estes nunca deram autorização para isso.

O RGPD chama a uma situação destas uma violação de dados pessoais (artigo 4.º, n.º 12): uma falha de segurança que conduz, entre outras coisas, à divulgação não autorizada de dados pessoais. Em linguagem corrente: uma fuga de dados. Se tem de a notificar à autoridade de controlo depende do risco para as pessoas em causa (artigo 33.º). Quarenta endereços de clientes de uma florista não é o mesmo que quarenta endereços de participantes num grupo de apoio sobre dívidas: no segundo caso, o simples facto de alguém constar da lista já revela algo sensível. Em caso de dúvida, registe o incidente e verifique se é necessário notificá-lo. O curso Seguro online aprofunda este tema.

A regra é simples: ao enviar uma mensagem a um grupo de pessoas que não se conhecem (ou não precisam de se conhecer), coloque-as em Bcc e coloque-se a si próprio em Para. Isto aplica-se também quando escolhe um grupo do seu livro de endereços: a webmail coloca então todos os endereços no campo que estiver a utilizar.

Uma armadilha que poucas pessoas conhecem: um destinatário em Bcc que clique em Responder a todos torna-se visível. A sua resposta vai para todos os que estão em Para e Cc, que de repente veem que ele tinha recebido uma cópia oculta. Se colocar alguém em Bcc para acompanhar a conversa, peça-lhe que não responda. Se quiser envolver alguém abertamente, utilize o Cc.

Responder: Responder, Responder a todos, Responder à lista

Numa mensagem recebida, tem três formas de responder.

Responder envia apenas para o remetente (ou para o endereço indicado em Responder para, ver abaixo).
Responder a todos envia para o remetente e para todos os que estão em Para e Cc. Utilize esta opção apenas se todos os outros precisarem realmente da sua resposta. Um "Obrigado!" enviado a vinte pessoas é ruído.
Responder à lista (através da seta ao lado de Responder a todos) destina-se a mensagens de uma lista de correio. O software da lista acrescenta um cabeçalho List-Post à mensagem (RFC 2369), e a webmail envia então a sua resposta para a lista em vez de para a pessoa que a escreveu.

Se hesitar entre Responder e Responder a todos, verifique os campos Para e Cc antes de enviar. Vê exatamente quem vai receber a mensagem. Retire quem não deve estar incluído.

Responder para e No seguimento de

Com Responder para (o cabeçalho Reply-To) indica: gostaria de receber as respostas a esta mensagem noutro endereço. Por exemplo, a Sanne envia uma mensagem a partir de sanne@example.com sobre uma encomenda, mas quer que as respostas cheguem ao endereço partilhado info@example.com, para que o Daan também as veja. Preenche então info@example.com em Responder para. Quando o cliente clicar em Responder, info@ já aparece como destinatário.

O campo Responder para é também um truque muito utilizado por burlões: o remetente parece correto, mas a sua resposta vai para um domínio completamente diferente (lição 2.4). Por isso, nas suas próprias respostas, verifique de vez em quando o endereço que a webmail preenche.

No seguimento de (o cabeçalho Mail-Followup-To) vem do mundo das listas de correio. Serve para indicar para onde devem ir as respostas seguintes numa discussão, por exemplo apenas para a lista e não também para si pessoalmente. Nem todos os programas de correio o têm em conta. No correio profissional habitual, deixa-o vazio.

Reencaminhar: no texto ou como anexo

Com Reencaminhar envia uma mensagem recebida a outra pessoa. Com a seta ao lado, escolhe a forma:

no texto (inline): a mensagem original aparece como citação por baixo do seu texto. É prático para pôr alguém rapidamente a par do assunto. O destinatário pode lê-la como uma mensagem normal.
como anexo: a mensagem original completa segue como ficheiro .eml, com todos os cabeçalhos. Precisa desta opção quando alguém tem de conseguir ver de onde veio realmente uma mensagem, por exemplo ao reencaminhar phishing para um serviço de apoio.

Ao reencaminhar, preste atenção ao que consta da citação. Uma conversa longa contém muitas vezes endereços, números de telefone ou combinações de pessoas que não sabem que está a partilhá-los com outra pessoa. Retire o que o novo destinatário não precisa de ver.

Muitos destinatários: o limite diário

Uma caixa de correio foi feita para correio pessoal, não para newsletters. Para evitar abusos, pode enviar um número limitado de mensagens por dia. Na WebOké, esse limite aplica-se ao seu pacote no conjunto: todas as caixas de correio, a webmail e o seu website. Atenção: cada destinatário conta. Uma mensagem com duzentos endereços em Bcc corresponde a duzentas mensagens. Se pretende chegar regularmente a um grupo grande, utilize um serviço de newsletters. Esse serviço trata também do cancelamento da subscrição e de uma lista bem mantida, como convém a uma newsletter. Outros fornecedores têm limites semelhantes.

Exemplo: uma mensagem, três campos

A Sanne envia ao Ahmed o orçamento das flores para o casamento.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

O Ahmed tem de dar o seu acordo, por isso está em Para. O Daan faz os arranjos e acompanha a conversa: Cc. O Ahmed vê que o Daan está a acompanhar, e isso é bom, porque o Daan talvez lhe telefone mais tarde. As respostas chegam a info@, onde tanto a Sanne como o Daan consultam o correio.

Na prática: assim funciona na webmail

Em Nova mensagem encontra o campo Destinatário. Com o sinal de mais à direita desse campo, acrescenta Cc, Bcc, Responder para e No seguimento de. Com o botão com as figuras de pessoas, escolhe contactos ou um grupo do seu livro de endereços. Por cima de uma mensagem aberta encontra Responder, Responder a todos (com Responder à lista por baixo da seta) e Reencaminhar (com a escolha entre no texto ou como anexo). Os passos estão descritos no Manual do Roundcube. Noutras webmails, como o Gmail ou o Outlook.com, os botões têm nomes quase iguais e funcionam de forma semelhante.

O ecrã Nova mensagem com Remetente, Para, Assunto, o texto e o botão Enviar — (1) Remetente, (2) Para, (3) Assunto, (4) a sua mensagem, (5) Enviar

Resumo

Para destina-se a quem tem de fazer algo, Cc a quem acompanha a conversa, Bcc a quem deve permanecer invisível.
O Bcc funciona através do envelope: o endereço recebe a mensagem, mas o cabeçalho Bcc não segue para os outros.
Endereços visíveis de pessoas que não se conhecem podem constituir uma violação de dados (artigo 4.º, n.º 12, do RGPD); a necessidade de notificar depende do risco (artigo 33.º).
Utilize Responder a todos apenas se todos precisarem da sua resposta; um destinatário em Bcc que o utilize denuncia-se a si próprio.
Responder para envia as respostas para outro endereço; cada destinatário conta para o limite diário.

Questionário

Exercício

Exercício A3.1: Quem coloca em que campo? Leia as cinco situações e escolha, para cada uma, se a pessoa ou o grupo indicado pertence a Para, Cc ou Bcc. (1) A Sanne envia o orçamento das flores para o casamento e quer que o Ahmed o aprove: onde coloca o Ahmed? (2) Na mesma mensagem, a Sanne quer que o Daan saiba o que ficou combinado; o Daan não tem de fazer nada e o Ahmed pode ver que o Daan acompanha a conversa: onde coloca o Daan? (3) A Sanne envia uma mensagem a quarenta clientes que não se conhecem a informar que a loja está fechada no Dia do Rei (Koningsdag): onde coloca os clientes? (4) A Sanne pede ao serviço de entregas (planning@example.org) e ao Daan que confirmem, antes de sexta-feira, se podem trabalhar no sábado; espera uma resposta de ambos: onde coloca o serviço de entregas? (5) A Sanne responde à reclamação de um cliente e quer uma cópia no seu próprio endereço de arquivo archief@example.com; esse endereço não faz nada com a mensagem e o cliente não precisa de o ver: onde coloca archief@example.com? Escolhe a resposta para cada situação nos campos de seleção e o programa compara as suas respostas com a chave de correção. Para cada situação, vê se a sua escolha está correta e porquê.

Para saber mais

Os passos indicados para a webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails o funcionamento é semelhante.

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