Módulo 5 · 5.3
Pesquisar como um profissional
Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 9 minutos
Objetivo de aprendizagem: No fim desta lição, saberá escolher, para cada pesquisa, o campo, o tipo, a data e o âmbito adequados, e compreenderá porque é que o webmail, por vezes, não encontra uma mensagem.
Conceitos-chave: campo de pesquisa, opções de pesquisa, Âmbito, Mensagem completa, Tipo, IMAP SEARCH, limpar a pesquisa
A pesquisa é feita no servidor
Quando pesquisa no webmail, não é o seu navegador que percorre o seu correio, mas sim o servidor de correio. O webmail envia ao servidor, através de IMAP, um pedido de pesquisa (IMAP SEARCH), por exemplo: "dê-me as mensagens em A receber cujo remetente contém ahmed". O servidor devolve os números das mensagens que correspondem e o webmail apresenta-as.
Isto explica algumas coisas:
- A pesquisa é igualmente rápida num portátil antigo e num computador rápido, porque o trabalho é feito no servidor.
- Pesquisa tudo o que está no servidor, incluindo mensagens de há vários anos que o seu programa de correio já não descarregou.
- O que o servidor não vê como texto, não encontra. O texto de um anexo, como um PDF ou um ficheiro Word, não é pesquisado. Uma palavra que só aparece no orçamento em anexo não será, portanto, encontrada. Nesse caso, pesquise pelo remetente, pelo assunto ou pelo período.
Onde pesquisar: os campos
Por predefinição, o webmail pesquisa no assunto e no remetente. Através da pequena seta no campo de pesquisa, abre as opções de pesquisa e escolhe onde o webmail deve procurar. Pode ativar vários campos ao mesmo tempo; uma mensagem conta como resultado se a palavra constar em pelo menos um desses campos.
| Campo | Onde pesquisa o webmail | Exemplo |
|---|---|---|
| Assunto | o cabeçalho Subject | "orçamento" |
| Remetente | o cabeçalho From, nome e endereço | "ahmed" ou "example.net" |
| Destinatário | o cabeçalho To | o endereço de um fornecedor a quem enviou uma mensagem |
| Cc | o cabeçalho Cc | alguém que recebeu uma cópia |
| Bcc | o cabeçalho Bcc (apenas no correio que o próprio enviou) | quem incluiu em cópia oculta |
| Corpo | o texto da mensagem | uma palavra do próprio e-mail |
| Mensagem completa | cabeçalhos e texto em conjunto | quando não sabe onde está a palavra |
Existem também Responder a e No seguimento de, para os cabeçalhos com esse nome. Raramente serão necessários.
Porque não usar sempre Mensagem completa? Porque obtém muitos mais resultados. Se pesquisar "example.net" na mensagem completa, não encontra apenas o correio do Ahmed, mas qualquer mensagem em que esse domínio apareça em algum lado: numa assinatura, numa mensagem reencaminhada, num cabeçalho de um servidor. Quanto mais específico for o campo, mais curta será a lista.
Tipo e data: restringir ainda mais a lista
Com Tipo escolhe o tipo de mensagens que pretende ver: Todos, Não lidas, Sinalizadas, Não respondidas, Eliminadas, Não eliminada, Com anexo ou Prioridade. Isto funciona também sem palavra de pesquisa. Se escolher apenas o Tipo Com anexo em Enviados, vê tudo o que enviou com um anexo.
Com Data escolhe um período: com menos ou com mais de uma semana, um mês ou um ano. "Com mais de um ano" é útil para fazer limpeza (lição 5.4); "Com menos de um mês" quando sabe que a mensagem é recente.
Tipo, data e palavra de pesquisa funcionam em conjunto. Cada critério adicional torna a lista mais curta.
Âmbito: em que pastas
O Âmbito determina em que pastas o servidor pesquisa:
- Pasta atual: apenas a pasta que tem aberta. É o mais rápido e o mais restrito.
- Esta pasta e subpastas: a pasta que tem aberta mais todas as pastas abaixo dela. Útil se tiver uma pasta Klanten (clientes) com uma subpasta por cliente, ou um arquivo dividido por ano.
- Todas as pastas: qualquer pasta da sua caixa de correio, incluindo Enviados, Spam e Reciclagem.
Se pesquisar em várias pastas ao mesmo tempo, vê também, em cada mensagem, a pasta onde se encontra. Assim percebe de imediato onde foi parar uma mensagem, por exemplo por causa de um filtro.
Tenha em atenção dois aspetos. O âmbito é relativo: "Esta pasta e subpastas" significa uma coisa diferente consoante esteja em A receber ou em Klanten. Além disso, uma mensagem que o próprio enviou está em Enviados, não em A receber. Se procura um e-mail que enviou a alguém, a escolha certa é o campo Destinatário e um âmbito que inclua Enviados.
Um método em três passos
Se procura algo e não sabe por onde começar, avance do mais restrito para o mais amplo:
- O que sabe com certeza? O remetente, uma palavra do assunto, aproximadamente quando. Escolha o campo correspondente.
- Onde estará provavelmente? Escolha o âmbito mais pequeno que seja de certeza o correto.
- Não encontrou nada? Alargue passo a passo: acrescente Corpo, depois Todas as pastas e só depois Mensagem completa. Veja também em Spam e Reciclagem; com Todas as pastas, estas são pesquisadas automaticamente.
Pesquise por uma parte de um nome se não tiver a certeza do resto: só o apelido "Vries" encontra também "Sanne de Vries". Maiúsculas e minúsculas não fazem diferença.
Depois de pesquisar, não se esqueça de limpar a pesquisa com a cruz no campo de pesquisa. Caso contrário, a lista continua filtrada e pode pensar que falta correio. Além disso, as opções escolhidas mantêm-se para a pesquisa seguinte. Quem se surpreende por uma pesquisa normal passar de repente a abranger todas as pastas, muitas vezes esqueceu-se de que a configurou assim da última vez.
Pesquisar no livro de endereços
O livro de endereços tem o seu próprio campo de pesquisa. Aí pesquisa por nome ou endereço e, com Pesquisar no topo, de forma mais detalhada, por exemplo por organização. Isto é independente da pesquisa no correio. O módulo 7 aborda o livro de endereços em mais pormenor.
Na prática: como funciona no webmail
O campo de pesquisa encontra-se por cima da lista de mensagens; a pequena seta à direita abre as opções de pesquisa com os campos, Tipo, Data e Âmbito. O pequeno envelope no campo de pesquisa mostra, com um clique, apenas as mensagens não lidas. Os passos encontram-se no manual do Roundcube, em Pesquisar no seu correio. Noutros webmails funciona de forma semelhante: o Gmail e o Outlook.com têm uma barra de pesquisa com opções avançadas, e o Gmail aceita palavras de pesquisa como from: e has:attachment.
Resumo
- A pesquisa é feita no servidor de correio (IMAP SEARCH); o texto dos anexos não é pesquisado.
- Escolha o campo mais específico: Remetente, Destinatário ou Assunto geram menos ruído do que Mensagem completa.
- Tipo e Data encurtam a lista, mesmo sem palavra de pesquisa.
- Âmbito: Pasta atual, Esta pasta e subpastas ou Todas as pastas. O correio que o próprio enviou está em Enviados.
- Avance do mais restrito para o mais amplo e limpe a pesquisa quando terminar.
Questionário
Exercício
Exercício A5.3: Que pesquisa? A Sanne tem na sua caixa de correio A receber, Enviados, Spam, Reciclagem, uma pasta Klanten (clientes) com uma subpasta por cliente e um Arquivo dividido por ano. Em cada pergunta, escolha o Âmbito (Pasta atual, Esta pasta e subpastas ou Todas as pastas) e o campo de pesquisa (Assunto, Remetente, Destinatário, Corpo ou Mensagem completa). Escolha sempre o âmbito mais pequeno e o campo mais específico que funcionem com certeza. 1. A Sanne tem A receber aberta. Tem a certeza de que o e-mail de ahmed@example.net ainda lá está, mas não faz ideia de qual era o assunto. 2. A Sanne procura um e-mail que ela própria enviou para levering@example.org. Não sabe se ainda está em Enviados ou se já está numa das pastas do arquivo. 3. A Sanne tem a pasta Klanten aberta. Sabe que um cliente escreveu um dia a palavra "rozenboog" no texto da sua mensagem, mas não no assunto, e já não se lembra de que cliente se tratava. Para cada pergunta, o programa compara o seu âmbito e o seu campo com a chave de respostas e explica cada erro.
Para saber mais
Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.
- Roundcube Webmail 9.1: Pesquisar no seu e-mail
- Roundcube Webmail 8.1: Adicionar e encontrar contactos
- Recuperar caixa de correio ou e-mails eliminados a partir da cópia de segurança
- RFC 9051, IMAP versão 4rev2, com o comando SEARCH (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051