Uma mensagem de ausência correta

Módulo 6: Automático: filtros e ausência · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá explicar como funciona uma mensagem de ausência no servidor e quem a recebe ou não. Saberá também configurar uma mensagem de ausência que liga e desliga sozinha e que não revela nada que possa ajudar burlões.

Conceitos-chave: mensagem de ausência, Sieve vacation, Intervalo de resposta (:days), Os meus endereços de email (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Hora de início e Hora de fim, Ação para mensagem recebida

Um filtro que responde

Do ponto de vista técnico, uma mensagem de ausência é um filtro. Fica no mesmo conjunto de filtros que os seus outros filtros (lição 6.1) e, por isso, também é executada no servidor, no momento em que o correio chega. O seu portátil pode estar desligado. A extensão Sieve chama-se vacation (RFC 5230). É assim que o webmail escreve uma mensagem de ausência para as férias de Natal:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

O que lá está escrito:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" e "le" ... "2027-01-03": a data atual tem de ser igual ou posterior a 21 de dezembro e igual ou anterior a 3 de janeiro. São a sua Hora de início e a sua Hora de fim. Fora desse período, o filtro não faz nada. :zone "+0100" é o fuso horário das suas definições.
• vacation :days 7: o mesmo endereço recebe no máximo uma resposta a cada 7 dias.
• :addresses [...]: os endereços que lhe pertencem.
• :subject e o texto que se segue: o assunto e o corpo da resposta.

Uma resposta por remetente e por intervalo

Sem qualquer limite, alguém que lhe enviasse dez mensagens receberia dez vezes a mesma resposta. Por isso, o servidor regista a quem já respondeu. Dentro do Intervalo de resposta (em Sieve :days), o mesmo remetente não recebe uma segunda resposta. Se não escolher nada, aplica-se o valor predefinido da norma, 7 dias (RFC 5230, secção 4.1). Para umas férias de duas semanas, 7 é um valor adequado: quem voltar a escrever passada uma semana recebe um lembrete de que continua ausente. Normalmente não é possível escolher menos de 1 dia.

A resposta vai para o remetente do envelope (Return-Path, lição 1.1), não necessariamente para o endereço em From. No correio normal, é o mesmo endereço. Nas newsletters e nos sistemas automáticos, é muitas vezes um endereço técnico, e é exatamente essa a intenção: assim, uma resposta automática não chega a uma pessoa que nada pode fazer com ela.

Quem não recebe resposta

Uma mensagem de ausência pode causar muitos danos se responder ao correio errado: respostas para uma lista de correio com mil membros, ou duas mensagens automáticas a responderem uma à outra sem fim. Por isso, a norma (RFC 5230, secção 4.6) determina que o servidor não responde a:

• correio com um cabeçalho List-Id ou outros cabeçalhos List: newsletters e listas de correio;
• correio com um cabeçalho Auto-Submitted com um valor diferente de "no": mensagens automáticas, como outra mensagem de ausência ou uma notificação de um sistema;
• correio de endereços como MAILER-DAEMON ou de endereços que começam por "owner-" ou terminam em "-request".

A própria resposta leva o cabeçalho Auto-Submitted: auto-replied. Assim, outra mensagem de ausência sabe que não deve responder de volta, e não se cria um ciclo.

Os meus endereços de email: responder apenas se a mensagem for para si

O servidor só responde se um dos seus endereços constar dos cabeçalhos To ou Cc (RFC 5230, secção 4.5). Assim, evita responder a correio que chegou através de uma lista ou em Bcc. O servidor só conhece em parte os endereços que lhe pertencem: conhece certamente o endereço da sua caixa de correio, mas não o endereço info@ que é reencaminhado para si.

É por isso que o campo Os meus endereços de email é importante (em Sieve :addresses). Indique aí todos os endereços nos quais recebe correio, incluindo os endereços com redirecionamento. Com Preencher com todos os meus endereços, o webmail importa os endereços das suas identidades. Se se esquecer do info@, um cliente que escreva para info@ não recebe nenhuma mensagem de ausência e talvez fique à espera em vão.

Início, fim e o que acontece ao correio

Com uma Hora de início e uma Hora de fim, a mensagem liga e desliga sozinha. É o método mais seguro: não se pode esquecer de a desligar. Se deixar estes campos vazios, a mensagem fica ativa enquanto o Estado estiver em Ligar. Uma mensagem de ausência que continua ativa semanas depois das férias é um erro conhecido e confunde os clientes.

Em Ação para mensagem recebida, escolhe o que acontece à própria mensagem. Deixe esta opção em Manter. O vacation deixa a mensagem simplesmente na sua caixa de correio (RFC 5230, secção 4.7), e quando regressar vai querer ler o que chegou. Eliminar significa que o correio que recebe desaparece. Redirecionar para ou Enviar cópia para só fazem sentido para um colega da sua própria organização, com as mesmas desvantagens descritas na lição 6.2.

O que deve e não deve escrever

Uma boa mensagem de ausência é curta e ajuda o remetente:

• Quando regressa, ou até quando não vai responder.
• Quem o substitui entretanto, com um endereço ou número de telefone que esteja a ser atendido.
• O que o remetente pode fazer se o assunto for urgente.

E o que não deve escrever: pormenores que ajudem burlões e assaltantes. A resposta vai para todas as pessoas que lhe escrevem, incluindo spammers e desconhecidos. Por isso, não indique que vai estar três semanas no estrangeiro, para onde vai, o seu número pessoal ou o nome do seu substituto com uma função que um burlão possa explorar ("contacte o nosso contabilista Jan para pagamentos"). Um burlão aproveita de bom grado uma mensagem destas para escrever um e-mail falso credível, por exemplo um pagamento urgente em nome de alguém que, de qualquer forma, não está contactável.

Exemplo de uma boa mensagem:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Não em duplicado

Também pode configurar uma mensagem de ausência no painel de gestão do seu alojamento, na WebOké em DirectAdmin. Utilize apenas uma das duas opções. Se ambas estiverem ativas, todas as pessoas recebem duas respostas automáticas.

Na prática: como funciona no webmail

A mensagem de ausência encontra-se em Definições > Ausente do Escritório, com Assunto, Corpo, Hora de início, Hora de fim e Estado e, em Definições avançadas, Os meus endereços de email, Intervalo de resposta e Ação para mensagem recebida. O resultado pode ser consultado em Filtros > Ações > Editar conjunto de filtros. Os passos encontram-se no Manual do Roundcube, em Configurar uma mensagem de ausência. Noutros webmails funciona de forma semelhante: o Gmail tem uma resposta automática de férias nas definições e o Outlook.com tem respostas automáticas.

Resumo

• Uma mensagem de ausência é um filtro Sieve (vacation, RFC 5230) executado no servidor.
• O mesmo remetente recebe no máximo uma resposta por Intervalo de resposta; sem escolha, são 7 dias.
• Não há resposta a listas de correio (List-Id) nem a correio automático (Auto-Submitted), e só há resposta se um dos seus endereços constar de To ou Cc.
• Em Os meus endereços de email, indique também os endereços com redirecionamento, utilize uma data de início e de fim e deixe a ação em Manter.
• Indique quando regressa e a quem as pessoas se podem dirigir, mas sem pormenores que ajudem burlões.

Questionário

Exercício

Exercício A6.3: Enviar a sua resposta automática para correção. Na sua própria caixa de correio, prepare uma mensagem de ausência em Definições > Ausente do Escritório, com uma Hora de início e uma Hora de fim ambas no futuro; assim, a mensagem ainda não fica realmente ativa e ninguém recebe agora uma resposta. Preencha um assunto, um texto, Os meus endereços de email e um Intervalo de resposta, e deixe Ação para mensagem recebida em Manter. Em seguida, cole o seu conjunto de filtros (Definições > Filtros > Ações > Editar conjunto de filtros, copiar tudo) ou carregue o ficheiro obtido com Descarregar. O programa lê o script em memória (nada é guardado) e verifica: existe uma ação vacation; :days é pelo menos 1; o assunto não está vazio; o texto tem mais de 40 caracteres; existe um limite de datas com currentdate (caso contrário, laranja: não se vai esquecer de a desligar?); :addresses contém pelo menos um endereço (caso contrário, laranja); e a mensagem é mantida, ou seja, sem discard e sem redirecionamento para um endereço fora do seu domínio. Depois do exercício, desligue novamente a mensagem se não precisar dela.

Para saber mais

Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 7.3: Configurar uma mensagem de ausência
• Roundcube Webmail 7.1: Criar um filtro
• Curso gratuito Seguro online para empresários 1.2: Phishing, fraude do CEO e fraude de faturas
• Regras de e-mail no servidor (filtros no servidor)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230