Identidades: quem é o utilizador como remetente

Módulo 4: O utilizador como remetente · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá configurar uma identidade de forma a que os destinatários vejam de imediato quem lhes escreve. Saberá também o que cada campo faz nos cabeçalhos e compreenderá porque só pode enviar a partir de determinados endereços.

Conceitos-chave: identidade, nome exibido, From, Organization, Responder a (Reply-To), cópia Bcc, identidade predefinida, controlo do remetente, forwarder, SPF, DMARC

O que o destinatário vê de si

Quando o Ahmed recebe uma mensagem da Sanne, a primeira coisa que vê na sua lista de mensagens é o nome do remetente. Esse nome vem do cabeçalho From, que é composto por duas partes:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

A parte entre os sinais de menor e maior é o endereço. A parte antes dela é o nome exibido. A maioria dos programas de correio mostra na lista apenas o nome exibido. Se este faltar, vê-se apenas o endereço, ou apenas a parte antes da @. Uma mensagem de "info" não diz nada a ninguém. Uma mensagem de "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example", sim.

No webmail, esse conjunto de nome, endereço e algumas definições adicionais chama-se identidade. Tem pelo menos uma: a do endereço com que inicia sessão. Pode criar mais, por exemplo para um segundo endereço (lição 4.3).

Um bom nome exibido:

• é o seu próprio nome, o nome da sua organização ou uma combinação dos dois: "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" ou "Bloemenatelier Example";
• não é um endereço de e-mail. Um nome exibido como "sanne@example.com" parece suspeito, porque é exatamente isso que os burlões fazem: mostrar como nome um endereço que não corresponde ao endereço verdadeiro;
• é reconhecível para o destinatário. Se escreve a clientes, estes reconhecem muitas vezes a loja antes do seu nome próprio.

Recorde a lição 2.2: qualquer pessoa pode escrever qualquer nome exibido. Por isso, o nome nada diz sobre a autenticidade. Mas, para as suas próprias mensagens, é a primeira coisa que conta.

Os outros campos de uma identidade

Uma identidade tem mais campos do que o nome e o endereço. Cada campo torna-se um cabeçalho na sua mensagem ou tem um efeito no envio.

• Entidade torna-se o cabeçalho Organization. Alguns programas mostram-no junto ao remetente. É útil se o seu nome exibido for apenas o seu nome pessoal. Não é obrigatório.
• Responder a torna-se o cabeçalho Reply-To (lição 3.1). Se preencher aqui info@example.com, todas as respostas a mensagens desta identidade vão para info@. Normalmente deixa-se este campo vazio: as respostas devem voltar para quem escreveu. Um Responder a fixo de que se esqueceu é uma causa clássica de "nunca recebi resposta".
• Bcc envia cada mensagem que enviar também como cópia oculta para um endereço fixo. Por exemplo, para que um colega veja todos os orçamentos. Os destinatários não veem esse endereço. Pense bem: esse colega sabe que recebe tudo, e isso é necessário?
• Marcar como predefinido determina que identidade o webmail escolhe quando começa uma nova mensagem. Ao responder, o webmail escolhe normalmente a identidade do endereço para o qual a mensagem foi enviada.
• Assinatura é a sua assinatura (lição 4.2).

Controlo do remetente: porque não pode preencher qualquer coisa

No campo Email de uma identidade pode, em princípio, escrever qualquer endereço. Ainda assim, o servidor recusa uma mensagem se a enviar a partir de um endereço que não lhe pertence. Isto chama-se controlo do remetente. Sem esse controlo, qualquer pessoa que inicie sessão numa caixa de correio no mesmo servidor poderia enviar mensagens em nome de outra: o vizinho no servidor, ou um intruso numa única caixa de correio roubada, que passaria a enviar phishing em nome de toda a organização.

Na WebOké pode enviar a partir de:

• o endereço com que iniciou sessão;
• um endereço que faz redirecionamento para a sua caixa de correio, um forwarder, no mesmo servidor.

A Sanne, com sessão iniciada como sanne@example.com, quer também poder enviar como bestellingen@example.com? Então cria para bestellingen@ um forwarder para sanne@ e uma identidade adicional com esse endereço. Sem forwarder, recebe uma mensagem como "Account ... can not send emails from ...". Outros fornecedores trabalham com regras semelhantes, ainda que com outros nomes (por exemplo "enviar como" ou "send as").

Porque não um endereço Gmail através de outro servidor

Uma pergunta frequente: "Posso criar no webmail uma identidade com o meu endereço Gmail?" A resposta é não, e isso não é apenas uma regra da WebOké. O domínio gmail.com pertence à Google. A Google publica no DNS que servidores podem enviar mensagens desse domínio (SPF), assina as suas próprias mensagens (DKIM) e pede aos destinatários que recusem ou coloquem no spam as mensagens que não estejam conformes (DMARC). Uma mensagem com um endereço Gmail no From que venha de outro servidor não cumpre essas regras. Na melhor das hipóteses, vai parar ao spam; na pior, nem sequer chega. O mesmo se aplica a qualquer outro domínio com uma política DMARC rigorosa, incluindo o seu próprio domínio, se o tiver configurado corretamente. O curso E-mail em ordem explica o SPF, o DKIM e o DMARC.

Se pretende enviar mensagens a partir de um endereço de outro fornecedor, faça-o através desse próprio fornecedor.

Exemplo: três identidades numa só caixa de correio

A Sanne inicia sessão com sanne@example.com. Tem três identidades:

• Sanne de Vries | Bloemenatelier Example com sanne@example.com: a predefinida, para mensagens pessoais com clientes.
• Bloemenatelier Example com bestellingen@example.com: para confirmações de encomendas. bestellingen@ é um forwarder para sanne@.
• Bloemenatelier Example com info@example.com: para perguntas gerais. Também info@ é um forwarder para sanne@.

Na identidade bestellingen@ deixou o campo Responder a vazio, para que os clientes respondam simplesmente para bestellingen@ e essas respostas lhe cheguem através do forwarder. Em todas as identidades preencheu Entidade com "Bloemenatelier Example".

Se observar os cabeçalhos de uma mensagem enviada a partir da segunda identidade, verá:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

Não existe nenhum cabeçalho Bcc na mensagem que o Ahmed recebe, mesmo que a Sanne tenha configurado uma cópia Bcc. Essa cópia segue apenas pelo envelope.

Armadilhas

• Só um endereço, sem nome. A sua mensagem aparece na lista como "info" ou "sanne". É menos reconhecível e, por vezes, vai mais facilmente parar ao spam.
• Um nome exibido que parece um endereço. Os filtros de spam e os destinatários atentos desconfiam disso.
• Um Responder a esquecido. As respostas vão para um endereço que ninguém consulta.
• Uma identidade para um endereço sem forwarder. O envio falha com uma mensagem sobre o endereço.
• A identidade errada numa nova mensagem. Verifique o campo Remetente antes de enviar, sobretudo se tiver várias identidades.

Na prática: assim funciona no webmail

As identidades são geridas em Definições > Identidades. Clique no seu endereço para preencher Nome exibido, Entidade, Responder a, Bcc e Assinatura, ou em Criar para uma identidade adicional. Ao escrever, escolhe no campo Remetente que identidade utiliza. O forwarder é criado no painel de gestão do seu alojamento (na WebOké, o DirectAdmin). O Manual do Roundcube descreve os passos. Noutros webmails funciona de forma semelhante; no Gmail, por exemplo, chama-se "Enviar email como".

Resumo

• O nome exibido é o que os destinatários veem na sua lista: torne-o reconhecível e não use um endereço de e-mail.
• Entidade torna-se o cabeçalho Organization, Responder a torna-se Reply-To; normalmente deixe Responder a vazio.
• Um Bcc na sua identidade envia cada mensagem, sem ser visto, para um endereço fixo.
• O servidor só lhe permite enviar a partir do seu próprio endereço ou de um forwarder para a sua caixa de correio no mesmo servidor.
• Um endereço de outro fornecedor (como o Gmail) não pode ser usado através do seu próprio servidor: o SPF e o DMARC fazem com que isso falhe.

Questionário

Exercício

Exercício A4.1: Mandar verificar o seu remetente. Em Definições > Identidades, configure a sua identidade: um Nome exibido claro e, se desejar, a Entidade. Em seguida, envie uma mensagem para si próprio com o assunto WMC A4.1. Abra a mensagem recebida, escolha Mais > Exportar (obtém um ficheiro .eml) e carregue esse ficheiro. O programa lê o ficheiro apenas em memória e não guarda nada. Verifica o seguinte: o assunto contém A4.1; o From tem um nome exibido que não é um endereço de e-mail e não é igual à parte antes da @; o domínio no From não é um domínio de exemplo como example.com; não existe nenhum cabeçalho Bcc visível na mensagem; o Organization está preenchido (recomendação, laranja se estiver vazio); e mostra o que consta do Reply-To (a título informativo, para que veja se se esqueceu de um Responder a). Para cada linha recebe verde, laranja ou vermelho, com uma explicação.

Para saber mais

Os passos no webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 5.1: O seu nome como remetente
• Roundcube Webmail 5.3: Enviar a partir de outro endereço
• Enviar e-mails a partir de vários aliases, erro: Account xxx can not send emails from
• Mensagens de erro resolvidas 1.8: Account ... can not send emails from ...
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 4.1: Porque é que o correio acaba na pasta de spam
• Curso gratuito Seguro online para empresários 3.3: Afzender e cabeçalhos: como ler