Module 4 · 4.1

Identiteiten: wie ben jij als afzender

Module 4: Jij als afzender · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een identiteit zo inrichten dat ontvangers meteen zien wie er mailt, weet je wat elk veld in de kopregels doet, en begrijp je waarom je alleen vanaf bepaalde adressen mag versturen.

Kernbegrippen: identiteit, weergavenaam, From, Organization, Antwoord-aan (Reply-To), Bcc-kopie, standaardidentiteit, afzendercontrole, forwarder, SPF, DMARC

Wat de ontvanger van jou ziet

Als Ahmed een mail van Sanne krijgt, ziet hij in zijn berichtenlijst eerst één ding: de naam van de afzender. Die naam komt uit de kopregel From, die uit twee delen bestaat:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

Het deel tussen de punthaken is het adres. Het deel ervoor is de weergavenaam. De meeste mailprogramma's tonen in de lijst alleen de weergavenaam. Ontbreekt die, dan zie je alleen het adres, of alleen het stuk vóór de @. Een mail van "info" zegt niemand iets. Een mail van "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" wel.

In de webmail is dat geheel van naam, adres en een paar extra instellingen een identiteit. Je hebt er minstens één: die van het adres waarmee je inlogt. Je kunt er meer maken, bijvoorbeeld voor een tweede adres (les 4.3).

Een goede weergavenaam:

is je eigen naam, de naam van je organisatie, of een combinatie: "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" of "Bloemenatelier Example";
is geen e-mailadres. Een weergavenaam als "sanne@example.com" ziet er verdacht uit, omdat oplichters precies dat doen: een adres als naam tonen dat niet klopt met het echte adres;
is herkenbaar voor de ontvanger. Mail je klanten, dan herkennen ze vaak de winkel eerder dan je voornaam.

Onthoud uit les 2.2: iedereen kan elke weergavenaam invullen. Daarom zegt de naam niets over de echtheid. Maar voor jouw eigen mail is het wel het eerste wat telt.

Instellingen, Identiteiten met de velden Weergavenaam, E-mail en Organisatie — (1) Weergavenaam, (2) E-mail, (3) Organisatie

De andere velden van een identiteit

Een identiteit heeft meer velden dan naam en adres. Elk veld wordt een kopregel in je bericht of doet iets bij versturen.

Organisatie wordt de kopregel Organization. Sommige programma's tonen die bij de afzender. Handig als je weergavenaam alleen je eigen naam is. Hij is niet verplicht.
Antwoord-aan wordt de kopregel Reply-To (les 3.1). Vul je hier info@example.com in, dan gaat elk antwoord op mail van deze identiteit naar info@. Meestal laat je dit leeg: antwoorden horen terug te komen bij wie schreef. Een vast Antwoord-aan dat je vergeten bent, is een klassieke oorzaak van "ik heb nooit antwoord gekregen".
Bcc stuurt elk bericht dat je verstuurt ook als verborgen kopie naar een vast adres. Bijvoorbeeld zodat een collega alle offertes ziet. De ontvangers zien dat adres niet. Denk wel na: weet die collega dat hij alles krijgt, en is het nodig?
Stel in als standaard bepaalt welke identiteit de webmail kiest als je een nieuw bericht begint. Bij antwoorden kiest de webmail meestal de identiteit van het adres waarop de mail binnenkwam.
Ondertekening is je handtekening (les 4.2).

Afzendercontrole: waarom je niet alles mag invullen

Bij E-mail in een identiteit kun je in principe elk adres typen. Toch weigert de server een bericht als je vanaf een adres verstuurt dat niet bij je hoort. Dat heet afzendercontrole. Zonder die controle kan iedereen die in een mailbox op dezelfde server inlogt, mail sturen uit naam van een ander: de buurman op de server, of een inbreker in één gestolen mailbox die dan uit naam van de hele organisatie phishing verstuurt.

Bij WebOké mag je versturen vanaf:

het adres waarmee je bent ingelogd;
een adres dat naar jouw mailbox doorstuurt, een forwarder, op dezelfde server.

Wil Sanne, ingelogd als sanne@example.com, ook kunnen mailen als bestellingen@example.com? Dan maakt ze van bestellingen@ een forwarder naar sanne@ en een extra identiteit met dat adres. Zonder forwarder krijgt ze een melding als "Account ... can not send emails from ...". Andere aanbieders werken met vergelijkbare regels, al heten ze anders (bijvoorbeeld "verzenden als" of "send as").

Waarom geen Gmail-adres via een andere server

Een veelgestelde vraag: "Kan ik in de webmail een identiteit maken met mijn Gmail-adres?" Het antwoord is nee, en dat is niet alleen een regel van WebOké. Het domein gmail.com is van Google. Google publiceert in de DNS welke servers mail voor dat domein mogen versturen (SPF), ondertekent zijn eigen mail (DKIM), en vraagt ontvangers om mail die niet klopt te weigeren of in de spam te zetten (DMARC). Een mail met een Gmail-adres in From die van een andere server komt, klopt niet met die regels. In het beste geval belandt hij in de spam, in het slechtste geval komt hij niet aan. Hetzelfde geldt voor elk ander domein met een strikt DMARC-beleid, ook voor je eigen domein als je dat goed hebt ingericht. De cursus E-mail op orde legt SPF, DKIM en DMARC uit.

Wil je mail versturen vanaf een adres van een andere partij, doe dat dan via die partij zelf.

Voorbeeld: drie identiteiten in één mailbox

Sanne logt in met sanne@example.com. Ze heeft drie identiteiten:

Sanne de Vries | Bloemenatelier Example met sanne@example.com: de standaard, voor persoonlijke mail met klanten.
Bloemenatelier Example met bestellingen@example.com: voor bevestigingen van bestellingen. bestellingen@ is een forwarder naar sanne@.
Bloemenatelier Example met info@example.com: voor algemene vragen. Ook info@ is een forwarder naar sanne@.

Bij de identiteit bestellingen@ heeft ze Antwoord-aan leeg gelaten, zodat klanten gewoon op bestellingen@ antwoorden en die antwoorden via de forwarder bij haar binnenkomen. Organisatie heeft ze overal ingevuld met "Bloemenatelier Example".

Kijk je naar de kopregels van een mail vanaf de tweede identiteit, dan zie je:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

Er staat geen Bcc-kopregel in het bericht dat Ahmed krijgt, ook niet als Sanne een Bcc-kopie heeft ingesteld. Die gaat alleen via de envelop.

Valkuilen

Alleen een adres, geen naam. Je mail staat in de lijst als "info" of "sanne". Minder herkenbaar, en soms eerder in de spam.
Een weergavenaam die op een adres lijkt. Spamfilters en waakzame ontvangers wantrouwen dat.
Een vergeten Antwoord-aan. Antwoorden gaan naar een adres waar niemand kijkt.
Een identiteit voor een adres zonder forwarder. Versturen mislukt met een melding over het adres.
De verkeerde identiteit bij een nieuw bericht. Kijk bij Afzender voor je verstuurt, zeker als je meer identiteiten hebt.

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

Je beheert identiteiten bij Instellingen > Identiteiten. Klik op je adres om Weergavenaam, Organisatie, Antwoord-aan, Bcc en Ondertekening in te vullen, of op Nieuw voor een extra identiteit. Bij het schrijven kies je bij Afzender welke identiteit je gebruikt. De forwarder maak je in het beheerpaneel van je hosting (bij WebOké DirectAdmin). De Roundcube-handleiding beschrijft de stappen. In andere webmail werkt het vergelijkbaar; in Gmail heet het bijvoorbeeld "Verzenden als".

Samenvatting

De weergavenaam is wat ontvangers in hun lijst zien: maak hem herkenbaar en geen e-mailadres.
Organisatie wordt de kopregel Organization, Antwoord-aan wordt Reply-To; laat Antwoord-aan meestal leeg.
Een Bcc in je identiteit stuurt elk bericht ongezien naar een vast adres.
De server laat je alleen versturen vanaf je eigen adres of een forwarder naar je mailbox op dezelfde server.
Een adres van een andere partij (zoals Gmail) kun je niet via je eigen server gebruiken: SPF en DMARC laten dat mislukken.

Quiz

Opdracht

Opdracht A4.1: Je afzender laten nakijken. Stel bij Instellingen > Identiteiten je identiteit in: een duidelijke Weergavenaam en, als je wilt, Organisatie. Stuur daarna een mail aan jezelf met in het onderwerp WMC A4.1. Open de ontvangen mail, kies Meer > Exporteren (je krijgt een .eml-bestand) en upload dat bestand. Het programma leest het bestand alleen in het geheugen en bewaart niets. Het controleert: het onderwerp bevat A4.1; From heeft een weergavenaam die geen e-mailadres is en niet gelijk is aan het stuk vóór de @; het domein in From is geen voorbeelddomein zoals example.com; er staat geen Bcc-kopregel zichtbaar in het bericht; Organization is ingevuld (advies, oranje als het leeg is); en het laat zien wat er in Reply-To staat (ter informatie, zodat je ziet of je een Antwoord-aan bent vergeten). Per regel krijg je groen, oranje of rood met uitleg.

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

Cookies op WebOké

Cookie-instellingen

Noodzakelijk

Marketing