Самоличности: кой сте Вие като подател

Модул 4: Вие като подател · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да настроите самоличност така, че получателите веднага да виждат кой им пише. Ще знаете какво прави всяко поле в заглавните редове (хедъри) и ще разбирате защо можете да изпращате само от определени адреси.

Основни понятия: самоличност, екранно име, From, Organization, Отговор до (Reply-To), скрито копие (Bcc), самоличност по подразбиране, проверка на подателя, forwarder, SPF, DMARC

Какво вижда получателят от Вас

Когато Ahmed получи писмо от Sanne, в списъка с писма той първо вижда едно нещо: името на подателя. Това име идва от заглавния ред From, който се състои от две части:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

Частта между ъгловите скоби е адресът. Частта пред нея е екранното име. Повечето пощенски програми показват в списъка само екранното име. Ако то липсва, виждате само адреса или само частта преди @. Писмо от „info“ не говори нищо на никого. Писмо от „Sanne de Vries | Bloemenatelier Example“ вече говори.

В webmail тази съвкупност от име, адрес и няколко допълнителни настройки се нарича самоличност. Имате поне една: тази на адреса, с който влизате. Можете да създадете още, например за втори адрес (урок 4.3).

Доброто екранно име:

• е Вашето собствено име, името на Вашата организация или комбинация от двете: „Sanne de Vries | Bloemenatelier Example“ или „Bloemenatelier Example“;
• не е имейл адрес. Екранно име като „sanne@example.com“ изглежда подозрително, защото измамниците правят точно това: показват като име адрес, който не съвпада с истинския адрес;
• е разпознаваемо за получателя. Ако пишете на клиенти, те често разпознават магазина по-бързо от Вашето малко име.

Запомнете от урок 2.2: всеки може да впише какво ли не като екранно име. Затова името не казва нищо за истинността на писмото. Но за Вашата собствена поща то е първото, което има значение.

Другите полета на една самоличност

Самоличността има повече полета от име и адрес. Всяко поле се превръща в заглавен ред във Вашето писмо или прави нещо при изпращането.

• Организация се превръща в заглавния ред Organization. Някои програми го показват при подателя. Удобно е, ако екранното Ви име е само Вашето собствено име. Не е задължително.
• Отговор до се превръща в заглавния ред Reply-To (урок 3.1). Ако впишете тук info@example.com, всеки отговор на писмо от тази самоличност отива към info@. Обикновено оставяте полето празно: отговорите трябва да се връщат при този, който е писал. Забравено постоянно Отговор до е класическа причина за „никога не получих отговор“.
• Скрито копие до изпраща всяко писмо, което изпращате, и като скрито копие до постоянен адрес. Например за да вижда колега всички оферти. Получателите не виждат този адрес. Помислете обаче: знае ли колегата, че получава всичко, и необходимо ли е това?
• По подразбиране определя коя самоличност избира webmail, когато започнете ново писмо. При отговор webmail обикновено избира самоличността на адреса, на който е пристигнало писмото.
• Подпис е Вашият подпис в края на писмото (урок 4.2).

Проверка на подателя: защо не можете да впишете какво ли не

В полето Ел. поща на една самоличност по принцип можете да напишете всеки адрес. Въпреки това сървърът отказва писмото, ако изпращате от адрес, който не е Ваш. Това се нарича проверка на подателя. Без тази проверка всеки, който влезе в пощенска кутия на същия сървър, би могъл да изпраща поща от името на друг: съседът на сървъра или нападател в една открадната пощенска кутия, който тогава изпраща phishing от името на цялата организация.

При WebOké можете да изпращате от:

• адреса, с който сте влезли;
• адрес, който пренасочва към Вашата пощенска кутия, т.нар. forwarder, на същия сървър.

Sanne е влязла като sanne@example.com и иска да може да пише и като bestellingen@example.com? Тогава тя прави bestellingen@ forwarder към sanne@ и създава допълнителна самоличност с този адрес. Без forwarder тя получава съобщение като „Account ... can not send emails from ...“. Други доставчици работят с подобни правила, макар и под друго име (например „изпращане като“ или „send as“).

Защо не може Gmail адрес през друг сървър

Често задаван въпрос: „Мога ли да създам в webmail самоличност с моя Gmail адрес?“ Отговорът е не, и това не е само правило на WebOké. Домейнът gmail.com принадлежи на Google. Google публикува в DNS кои сървъри могат да изпращат поща за този домейн (SPF), подписва собствената си поща (DKIM) и моли получателите да отхвърлят или да поставят в спама поща, която не отговаря на правилата (DMARC). Писмо с Gmail адрес във From, което идва от друг сървър, не отговаря на тези правила. В най-добрия случай то попада в спама, в най-лошия изобщо не пристига. Същото важи за всеки друг домейн със строга DMARC политика, включително за Вашия собствен домейн, ако сте го настроили правилно. Курсът „Имейлът в ред“ обяснява SPF, DKIM и DMARC.

Ако искате да изпращате поща от адрес на друг доставчик, направете го чрез самия този доставчик.

Пример: три самоличности в една пощенска кутия

Sanne влиза с sanne@example.com. Тя има три самоличности:

• Sanne de Vries | Bloemenatelier Example с sanne@example.com: по подразбиране, за лична кореспонденция с клиенти.
• Bloemenatelier Example с bestellingen@example.com: за потвърждения на поръчки. bestellingen@ е forwarder към sanne@.
• Bloemenatelier Example с info@example.com: за общи въпроси. И info@ е forwarder към sanne@.

При самоличността bestellingen@ тя е оставила Отговор до празно, така че клиентите просто отговарят на bestellingen@ и тези отговори пристигат при нея чрез forwarder. Организация тя е попълнила навсякъде с „Bloemenatelier Example“.

Ако погледнете заглавните редове (хедъри) на писмо от втората самоличност, ще видите:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

В писмото, което получава Ahmed, няма заглавен ред Bcc, дори ако Sanne е настроила скрито копие. То минава само през плика.

Капани

• Само адрес, без име. Писмото Ви стои в списъка като „info“ или „sanne“. По-малко разпознаваемо и понякога по-лесно попада в спама.
• Екранно име, което прилича на адрес. Спам филтрите и бдителните получатели не му се доверяват.
• Забравено Отговор до. Отговорите отиват към адрес, който никой не преглежда.
• Самоличност за адрес без forwarder. Изпращането се проваля със съобщение за адреса.
• Грешна самоличност при ново писмо. Проверете полето Подател, преди да изпратите, особено ако имате няколко самоличности.

На практика: ето как работи в webmail

Управлявате самоличностите в Настройки > Самоличности. Щракнете върху своя адрес, за да попълните Екранно име, Организация, Отговор до, Скрито копие до и Подпис, или върху Създай за допълнителна самоличност. При писане избирате в полето Подател коя самоличност използвате. Forwarder се създава в контролния панел на Вашия хостинг (при WebOké това е DirectAdmin). Ръководството за Roundcube описва стъпките. В друга webmail работи по подобен начин; в Gmail това се нарича например „Изпращане на имейл като“.

Обобщение

• Екранното име е това, което получателите виждат в списъка си: направете го разпознаваемо и да не е имейл адрес.
• Организация се превръща в заглавния ред Organization, Отговор до се превръща в Reply-To; обикновено оставяйте Отговор до празно.
• Скрито копие във Вашата самоличност изпраща незабелязано всяко писмо до постоянен адрес.
• Сървърът Ви позволява да изпращате само от собствения си адрес или от forwarder към Вашата пощенска кутия на същия сървър.
• Адрес на друг доставчик (като Gmail) не можете да използвате през собствения си сървър: SPF и DMARC осуетяват това.

Тест (quiz)

Задача

Задача A4.1: Проверка на Вашия подател. В Настройки > Самоличности настройте своята самоличност: ясно Екранно име и, ако желаете, Организация. След това изпратете писмо до себе си с тема WMC A4.1. Отворете полученото писмо, изберете Още > Експорт (получавате файл .eml) и качете този файл. Програмата чете файла само в паметта и не запазва нищо. Тя проверява: темата съдържа A4.1; From има екранно име, което не е имейл адрес и не е същото като частта преди @; домейнът във From не е примерен домейн като example.com; в писмото няма видим заглавен ред Bcc; Organization е попълнен (съвет, оранжево, ако е празен); и показва какво стои в Reply-To (за информация, за да видите дали не сте забравили Отговор до). За всеки ред получавате зелено, оранжево или червено с обяснение.

Прочетете още

Където са описани стъпки в webmail, те се отнасят за webmail на WebOké; в друга webmail работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 5.1: Вашето име като подател
• Roundcube Webmail 5.3: Изпращане от друг адрес
• Изпращане на имейли от няколко псевдонима, грешка: Account xxx can not send emails from
• Решени съобщения за грешки 1.8: Account ... can not send emails from ...
• Безплатен курс Имейлът в ред: настройка и добро получаване 4.1: Защо писмата попадат в спам
• Безплатен курс Безопасно онлайн за предприемачи 3.3: Четене на подателя и заглавните редове (headers)