Добрият подпис

Модул 4: Вие като подател · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да създадете кратък и полезен подпис с правилния разделителен ред, ще знаете защо пощенските програми разпознават този ред и ще избирате съзнателно между подпис в обикновен текст и подпис с форматиране или лого.

Основни понятия: подпис, разделителен ред "-- ", RFC 3676, правилото за четири реда (RFC 1855), обикновен текст, HTML подпис, външно изображение, вградено изображение, клауза за отказ от отговорност (disclaimer)

За какво служи подписът

Подписът (в webmail се нарича Подпис) е краткият текст, който автоматично се добавя под Вашите писма. Целта му е практична: получателят трябва без търсене да знае кой сте и как иначе може да се свърже с Вас. Представете си човек, който чете Вашето писмо за доставка в 8 часа сутринта на телефона си и иска да Ви се обади. Ако номерът Ви е отдолу, той се обажда. Ако го няма никъде, той отговаря по имейл и чака.

Какво трябва да съдържа:

• Вашето име и евентуално длъжността Ви;
• името на Вашата организация;
• телефонен номер, на който сте на разположение;
• Вашия уебсайт.

Какво не трябва да съдържа: цялата история на адресите Ви, три телефонни номера, пет икони на социални мрежи, мисъл на деня и копие на имейл адреса Ви (той вече е в From). Колкото повече неща поставите, толкова по-малко ще прочете човек.

Разделителният ред: две тирета и интервал

Над подписа стои определен ред: две тирета и интервал, и нищо друго на този ред.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Този ред -- е стара договореност от Usenet, която е обичайна и в електронната поща. Стандартът за писма в обикновен текст (RFC 3676, раздел 4.3) го описва като границата между текста и подписа. Интервалът е част от него: "--" без интервал е просто ред с две тирета.

Защо това е важно? Защото пощенските програми разпознават този ред. Много програми показват всичко под него в по-светъл цвят и пропускат подписа, когато отговаряте на писмо. Без този ред при всеки кръг от разговора подписът отново попада в цитата. След десет отговора в писмото има десет копия на един и същи подпис.

Webmail сама поставя разделителния ред над подписа Ви, когато го въведете в полето Подпис. Затова не го въвеждайте сами, иначе ще има два. И внимавайте при копиране от текстов редактор: той понякога премахва интервала в края на реда.

Кратко: правилото за четири реда

Още през 1995 г. етикетът за потребителите на интернет (RFC 1855) дава едно практическо правило: дръжте подписа си кратък, не по-дълъг от четири реда. Тогава причината беше, че хората плащаха за връзката си на минута. Тази причина вече я няма, но правилото е все така добро: подпис от четири реда човек прочита, подпис от дванадесет реда прескача.

Четири реда са достатъчни, ако комбинирате умно. Използвайте разделител като |, за да поставите два елемента на един ред:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Това са три реда, с всичко, от което Ahmed има нужда.

Обикновен текст или HTML, и онова лого

Подписът може да бъде в обикновен текст или с форматиране (HTML), точно като Вашите писма (урок 3.2).

Подписът в обикновен текст пристига навсякъде еднакво, на всеки телефон и във всяка програма. За повечето хора това е най-добрият избор.

HTML подписът може да съдържа удебелен текст, цвят, връзка зад дума и лого. Тук има няколко капана:

• Подпис с форматиране се показва само ако пишете и писмото с форматиране. Ако пишете в обикновен текст, той се появява като обикновен текст под писмото Ви.
• Лого може да се изпрати по два начина. Като външно изображение: картинка с уеб адрес, която вече е на Вашия уебсайт. Писмото остава малко, но много програми не зареждат външни изображения автоматично (точно като самата webmail, урок 2.2). Тогава получателят вижда празно квадратче. Или като вградено изображение: картинката се изпраща като прикачен файл с всяко писмо. Тогава тя се вижда, но всяко писмо става по-голямо, а при някои получатели до всяко писмо има кламер, сякаш има прикачен файл.
• Лого от 300 KB под всяко писмо, дори под "Добре, до утре", е излишна загуба на хранилище за всички. Дръжте логото малко, няколко десетки KB.
• Никога не поставяйте важни данни, като телефонния си номер, само в картинка. Картинката не може да се копира и екранният четец не може да я прочете на глас.

Клаузи за отказ от отговорност: кратко и внимателно

Под много делови писма стои дълъг текст от рода на "Този имейл е предназначен единствено за адресата. Ако не сте адресатът, следва да..." Такава клауза за отказ от отговорност има малка правна стойност. Получателят не се е съгласил с нея, а и тя стои под писмо, което вече е прочетено. Освен това клаузата прави писмото по-дълго от самото писмо, особено в дълга нишка.

Ако все пак искате да включите нещо, ограничете се до едно кратко, фактическо изречение, без обещания или твърдения. Ако под деловата поща са Ви нужни задължителни по закон данни, например регистрационен номер, поставете ги в подписа си, а не в дълъг текст.

Кога подписът се поставя отдолу

В Настройки > Писане на писма определяте как webmail да постъпва с подписа Ви: дали винаги да се добавя, също и при отговор и пренасочване, и дали да стои под или над цитираното писмо. Ако пишете над цитата (урок 3.2), изберете и подписът да стои над цитата. Иначе той ще бъде най-отдолу, под старото писмо, където никой няма да го намери.

Ако имате няколко самоличности (урок 4.1), всяка самоличност има собствен подпис. Когато изберете друга самоличност в полето Подател, подписът също се сменя.

На практика: така работи в webmail

Създавате подписа в Настройки > Самоличности: щракнете върху адреса си и попълнете полето Подпис. С бутончето с картинката получавате лента с инструменти за форматиране. В Настройки > Писане на писма задавате кога и къде да се поставя подписът. Докато пишете, го добавяте или сменяте с бутона Подпис. Ръководството за Roundcube описва стъпките. В друга webmail и в пощенските програми работи подобно, макар че не всички програми сами поставят разделителния ред.

Обобщение

• Подписът съдържа Вашето име, организация, телефон и уебсайт; нищо повече.
• Разделителният ред е точно "-- " (две тирета и интервал, RFC 3676, раздел 4.3); програмите го разпознават и пропускат подписа при цитиране.
• Практическо правило: най-много четири реда (RFC 1855).
• Обикновеният текст пристига добре навсякъде; логото е малко, а важните данни никога не са само в картинка.
• Клаузите за отказ от отговорност имат малка правна стойност: кратко и внимателно, или изобщо без тях.

Тест (quiz)

Задача

Задача A4.2: Проверка на Вашия подпис. Задайте подпис за своята самоличност в Настройки > Самоличности и изпратете писмо до себе си с тема WMC A4.2. Отворете полученото писмо, изберете Още > Експорт и качете файла .eml. Програмата чете файла само в паметта и проверява: темата съдържа A4.2; има текстова част; има разделителен ред, който е точно "-- " (с интервал: зелено; "--" без интервал: оранжево; без разделителен ред: червено); подписът под разделителния ред е най-много четири реда (зелено), пет или шест реда (оранжево) или повече (червено); подписът съдържа Вашето име или част от показваното Ви име, или телефонен номер или уебсайт; ако писмото Ви е HTML, в него има и версия в обикновен текст (multipart/alternative); а изображение в подписа, което се изпраща като прикачен файл и е по-голямо от 50 KB, дава оранжево. За всеки ред виждате зелено, оранжево или червено с обяснение.

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в webmail, те се отнасят за webmail на WebOké; в друга webmail работи подобно.

• Roundcube Webmail 5.2: Създаване на подпис
• Roundcube Webmail 5.1: Вашето име като подател
• Roundcube Webmail 10.1: Най-важните настройки
• RFC 3676, раздел 4.3 Usenet Signature Convention (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855