Een goede handtekening

Module 4: Jij als afzender · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een korte, bruikbare handtekening maken met de juiste scheidingsregel, weet je waarom mailprogramma's die regel herkennen, en kies je bewust tussen een handtekening in platte tekst en een met opmaak of logo.

Kernbegrippen: handtekening (Ondertekening), scheidingsregel "-- ", RFC 3676, vuistregel vier regels (RFC 1855), platte tekst, HTML-handtekening, externe afbeelding, ingesloten afbeelding, disclaimer

Waar een handtekening voor is

Een handtekening (in de webmail heet het Ondertekening) is het stukje tekst dat automatisch onder je berichten komt. Het doel is praktisch: de ontvanger moet zonder zoeken weten wie je bent en hoe hij je anders kan bereiken. Denk aan iemand die je mail over een bezorging om 8 uur 's ochtends op zijn telefoon leest en je wil bellen. Staat je nummer onderaan, dan belt hij. Staat het nergens, dan mailt hij terug en wacht.

Wat erin hoort:

• je naam, en eventueel je functie;
• de naam van je organisatie;
• een telefoonnummer waarop je bereikbaar bent;
• je website.

Wat er niet in hoort: je hele adresgeschiedenis, drie telefoonnummers, vijf social-media-iconen, een spreuk van de dag en een kopie van je e-mailadres (dat staat al in From). Hoe meer je erin zet, hoe minder iemand leest.

De scheidingsregel: twee streepjes en een spatie

Boven een handtekening hoort een vaste regel: twee streepjes en een spatie, en verder niets op die regel.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Die regel -- is een oude afspraak uit Usenet die ook in mail gewoon is. De standaard voor platte-tekstmail (RFC 3676, sectie 4.3) beschrijft hem als de scheiding tussen de tekst en de handtekening. De spatie hoort erbij: "--" zonder spatie is gewoon een regel met twee streepjes.

Waarom doet dat ertoe? Omdat mailprogramma's de regel herkennen. Veel programma's tonen alles eronder in een lichtere kleur, en laten de handtekening weg als je op een bericht antwoordt. Zonder die regel komt bij elke ronde van een gesprek de handtekening opnieuw in het citaat terecht. Na tien antwoorden staan er tien kopieën van dezelfde handtekening in de mail.

De webmail zet de scheidingsregel zelf boven je handtekening als je hem bij Ondertekening invult. Typ hem dus niet zelf nog eens, anders staan er twee. En let op met kopiëren uit een tekstverwerker: die haalt een spatie aan het eind van een regel soms weg.

Kort: de vuistregel van vier regels

Al in 1995 gaf de netiquette voor internetgebruikers (RFC 1855) een vuistregel: houd je handtekening kort, niet langer dan vier regels. De reden was toen dat mensen per minuut voor hun verbinding betaalden. Die reden is weg, maar de regel is nog steeds goed: een handtekening van vier regels leest iemand, een van twaalf regels slaat hij over.

Vier regels is genoeg als je slim combineert. Gebruik een scheidingsteken als | om twee gegevens op één regel te zetten:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Dat zijn drie regels, met alles wat Ahmed nodig heeft.

Platte tekst of HTML, en dat logo

Een handtekening kan in platte tekst of met opmaak (HTML), net als je berichten (les 3.2).

Een platte-teksthandtekening komt overal hetzelfde aan, op elke telefoon en in elk programma. Voor de meeste mensen is dat de beste keus.

Een HTML-handtekening kan vet, kleur, een link achter een woord en een logo bevatten. Daar zitten een paar valkuilen aan:

• Een handtekening met opmaak wordt alleen getoond als je het bericht ook met opmaak schrijft. Schrijf je in platte tekst, dan komt hij als gewone tekst onder je bericht.
• Een logo kan op twee manieren mee. Als externe afbeelding: een plaatje met een webadres dat al op je website staat. De mail blijft klein, maar veel programma's laden externe afbeeldingen niet vanzelf (net als de webmail zelf, les 2.2). De ontvanger ziet dan een leeg vakje. Of als ingesloten afbeelding: het plaatje gaat als bijlage mee in elke mail. Dan zie je het wel, maar wordt elke mail groter, en bij sommige ontvangers staat er bij elk bericht een paperclip, alsof er een bijlage is.
• Een logo van 300 KB onder elke mail, ook onder "Prima, tot morgen", is zonde van ieders opslag. Houd een logo klein, enkele tientallen KB.
• Zet belangrijke gegevens, zoals je telefoonnummer, nooit alleen in een plaatje. Een plaatje kun je niet kopiëren en een schermlezer kan het niet voorlezen.

Disclaimers: kort en voorzichtig

Onder veel zakelijke mail staat een lange tekst als "Deze e-mail is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Indien u niet de geadresseerde bent, dient u..." Zo'n disclaimer heeft weinig juridische waarde. Een ontvanger heeft er niet mee ingestemd, en hij staat onder een bericht dat al gelezen is. Een disclaimer maakt een mail ook langer dan de mail zelf, zeker in een lange draad.

Wil je toch iets opnemen, houd het dan bij een korte, feitelijke zin, zonder beloftes of claims. Heb je wettelijke gegevens nodig onder zakelijke mail, zoals een inschrijfnummer, dan zet je die in je handtekening en niet in een lap tekst.

Wanneer je handtekening eronder komt

Bij Instellingen > Berichten opstellen bepaal je hoe de webmail met je handtekening omgaat: of hij er altijd onder komt, ook bij antwoorden en doorsturen, en of hij onder of boven het geciteerde bericht komt. Schrijf je boven het citaat (les 3.2), kies dan ook dat je handtekening boven het citaat komt. Anders staat hij helemaal onderaan, onder het oude bericht, waar niemand hem vindt.

Heb je meer identiteiten (les 4.1), dan heeft elke identiteit een eigen handtekening. Kies je bij Afzender een andere identiteit, dan wisselt de handtekening mee.

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

Je maakt de handtekening bij Instellingen > Identiteiten: klik op je adres en vul het veld Ondertekening in. Met het knopje met het plaatje krijg je een werkbalk voor opmaak. Bij Instellingen > Berichten opstellen stel je in wanneer en waar de handtekening komt. Bij het schrijven voeg je hem toe of wissel je hem met de knop Ondertekening. De Roundcube-handleiding beschrijft de stappen. In andere webmail en mailprogramma's werkt het vergelijkbaar, al zetten niet alle programma's de scheidingsregel er zelf boven.

Samenvatting

• Een handtekening geeft je naam, organisatie, telefoon en website; niet meer.
• De scheidingsregel is precies "-- " (twee streepjes en een spatie, RFC 3676 sectie 4.3); programma's herkennen hem en laten de handtekening weg bij citeren.
• Vuistregel: hoogstens vier regels (RFC 1855).
• Platte tekst komt overal goed aan; een logo is klein, en belangrijke gegevens staan nooit alleen in een plaatje.
• Disclaimers hebben weinig juridische waarde: kort en voorzichtig, of weglaten.

Quiz

Opdracht

Opdracht A4.2: Je handtekening laten nakijken. Stel bij Instellingen > Identiteiten een handtekening in bij je identiteit en stuur een mail aan jezelf met in het onderwerp WMC A4.2. Open de ontvangen mail, kies Meer > Exporteren en upload het .eml-bestand. Het programma leest het bestand alleen in het geheugen en controleert: het onderwerp bevat A4.2; er is een tekstdeel; er staat een scheidingsregel die precies "-- " is (met spatie: groen; "--" zonder spatie: oranje; geen scheidingsregel: rood); de handtekening onder de scheidingsregel telt hoogstens vier regels (groen), vijf of zes regels (oranje) of meer (rood); de handtekening bevat je naam of een deel van je weergavenaam, of een telefoonnummer of website; als je bericht HTML is, zit er ook een platte-tekstversie in (multipart/alternative); en een afbeelding in de handtekening die als bijlage meegaat en groter is dan 50 KB geeft oranje. Per regel zie je groen, oranje of rood met uitleg.

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

• Roundcube Webmail 5.2: Een handtekening maken
• Roundcube Webmail 5.1: Je naam als afzender
• Roundcube Webmail 10.1: De belangrijkste instellingen
• RFC 3676, sectie 4.3 Usenet Signature Convention (Engels): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (Engels): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855