Система, която можете да поддържате

Модул 5: Подреждане и намиране · Време за четене: 8 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да изберете и настроите прост начин на работа с Вашата пощенска кутия, така че да виждате какво още трябва да се свърши и да намирате писмата си, без да сортирате всеки ден.

Основни понятия: Входящи като работна кутия, четири решения, маркиране, непрочетени, архив, определени моменти, споделена пощенска кутия

Защо е нужна система

Пълната пощенска кутия рядко е проблемът. Проблемът е, че вече не виждате какво още трябва да се свърши. Въпрос от клиент потъва между бюлетините, фактура, която трябва да платите, стои на четвърта страница. Една система решава това с няколко постоянни уговорки със самия себе си. Не е нужно да е сложна. Най-важното е да е толкова проста, че след три месеца все още да я следвате.

Няма най-добър метод. Хората работят различно, а едноличната фирма получава различна поща от едно сдружение. Този урок Ви дава градивните елементи и възможностите за избор. Вие избирате кое Ви подхожда.

Входящи като работна кутия

Основата на почти всяка работеща система: Входящи е работна кутия, а не архив. Това, което е във Входящи, все още изисква нещо от Вас. Това, което е приключено, излиза оттам. Така един поглед към Входящи веднага Ви казва колко работа има.

За целта при всяко писмо вземате едно от четири решения:

1. Изтриване. Не Ви е нужно. Изтрийте го или го докладвайте като спам, ако е спам. Бюлетин, който никога не четете: отпишете се, тогава той повече няма да идва.
2. Архив. Приключено е, но искате да го запазите. Едно щракване върху Архивирай (урок 5.1) и писмото излиза от погледа Ви, но го намирате отново с търсене (урок 5.3).
3. За вършене. Трябва да се направи нещо, което отнема повече от няколко минути. Оставете писмото и му поставете маркировка (флага Като отбелязани), за да се откроява. Ако отнема по-малко от няколко минути, направете го веднага и след това го архивирайте.
4. Изчакване. Чакате отговор или плащане. Можете да го маркирате или да го преместите в отделна папка „Чакащи“, която преглеждате веднъж седмично.

Най-важното е да не продължавате нататък без решение. Всяко писмо, което отворите и оставите, без да изберете, ще трябва да прочетете отново по-късно.

Малко папки и търсене или много папки

Колко папки са Ви нужни? По този въпрос има две школи.

Много папки: папка за всеки клиент, проект, доставчик. Предимство: виждате всичко за един клиент на едно място. Недостатък: всяко писмо изисква решение къде да отиде, а писмо, което засяга двама клиенти, не пасва в нито една от двете папки. След една година често имате четиридесет папки, от които използвате пет.

Малко папки и търсене: един архив, при желание разделен по години, а за останалото търсене. Предимство: архивирането е едно щракване, без да мислите. Недостатък: трябва да можете да търсите добре. Урок 5.3 показва, че в webmail това става много добре: по подател, получател, съдържание, във всички папки едновременно.

За много хора най-добре работи междинен вариант: няколко папки за неща, които наистина трябва да са отделно (например Facturen (фактури) за счетоводството), а за останалото един архив. Папките, които се пълнят автоматично чрез филтър (модул 6), не Ви струват никаква работа. Затова от тях може да има повече.

Маркиране, непрочетени и филтриране на списъка

Няколко помощни средства в webmail правят системата по-лесна:

• Като отбелязани. С Маркирай > Като отбелязани писмото получава флаг и се оцветява в червено в списъка. Флагът се пази на сървъра, така че Вашата пощенска програма и телефонът Ви също го виждат (там често се нарича звезда или флаг).
• Като нови. С Маркирай > Като нови връщате писмо в състояние „непрочетено“. Удобно е като напомняне, но е ненадеждно като система: телефон, който за миг отвори писмото, отново го отбелязва като прочетено.
• Тип в опциите за търсене. При Тип изберете например Отбелязани или Без отговор. Тогава списъкът показва само тези писма. Без отговор е полезно във Входящи: това са писмата, на които още не сте отговорили. Внимание: webmail знае само дали Вие сте щракнали върху Отговор. Ако сте отговорили от телефона или сте се обадили, писмото все още се води без отговор, освен ако пощенското Ви приложение също не го отбележи като отговорено.

Има и капан: автоматичното отбелязване като прочетено. Ако webmail е настроен така, че писмото става прочетено веднага щом се покаже в прозореца за преглед, състоянието „непрочетено“ губи смисъла си. В Настройки > Настройки > Изглед на пощенска кутия избирате след колко секунди писмото се счита за прочетено (урок 2.1).

Определени моменти

Който през целия ден реагира на всяко ново писмо, остава с малко време за друга работа. Системата работи по-добре с определени моменти: например сутрин, след обяд и в края на деня. При всеки такъв момент обработвате Входящи с четирите решения. Веднъж седмично преглеждате маркираните писма и папката „Чакащи“. Колко често проверявате, зависи от работата Ви. Онлайн магазин с въпроси от клиенти проверява по-често от едно сдружение. Важното е Вие да избирате, вместо всяко известие да избира вместо Вас.

Споделена пощенска кутия

Когато няколко души работят в една пощенска кутия, например info@, са нужни уговорки, иначе ще отговорят двама или никой. Например:

• Който поеме писмо, веднага го маркира (флага го виждат всички, защото се пази на сървъра).
• След отговора писмото отива в архива, така че Входящи показва какво е още отворено.
• Отговорите се изпращат от един и същ адрес и с един и същ подпис (модул 4).
• Всеки ден един човек отговаря за това Входящи да бъде изчистена.

Уговорете също какво не правите: никой не настройва пощенска програма с POP за тази пощенска кутия, защото тогава пощата изчезва за останалите (урок 1.2).

На практика: така работи в webmail

Маркирай ще намерите в лентата с инструменти над писмото; Архивирай се появява като бутон, щом изберете папка за архив в Настройки > Настройки > Служебни папки. Тип и другите филтри са в опциите за търсене (стрелката в полето за търсене). Стъпките са описани в ръководството за Roundcube в разделите „Маркиране, преместване и изтриване“ и „Архивиране на писма“. В други webmail услуги работи по подобен начин: Gmail има бутон за архивиране и звезди, Outlook.com има бутон за архивиране и флагове.

Обобщение

• Входящи е работна кутия: това, което е там, все още изисква нещо от Вас.
• При всяко писмо вземете едно решение: изтриване, архив, за вършене (маркиране) или изчакване.
• Малко папки плюс добро търсене изискват по-малко работа от много папки; папките, които се пълнят от филтър, не струват нищо.
• Маркировките и състоянието „отговорено“ се пазят на сървъра и затова са видими и за колегите в споделена пощенска кутия.
• Обработвайте Входящи в определени моменти и правете уговорки, ако споделяте пощенска кутия.

Тест (quiz)

Задача

Задача D5.2: Вашият план за подреждане. Отворете собствената си пощенска кутия в webmail. Пребройте колко папки имате (Настройки > Папки) и колко непрочетени писма има във Входящи. След това изберете система: малко папки плюс архив, много папки или междинен вариант. Настройте я: изберете папка за архив в Служебни папки, ако още нямате такава, разчистете папките, които не сте използвали от година (първо преместете пощата в архива си), и обработете Входящи веднъж с четирите решения. След това си отговорете: колко папки имахте и колко имате сега? Колко писма са останали във Входящи и наистина ли всички те все още изискват нещо от Вас? В кои определени моменти занапред ще проверявате пощата си? А ако споделяте пощенска кутия: кои две уговорки ще направите с колегите си?

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в webmail, те се отнасят за webmail на WebOké; в други webmail услуги работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 3.3: Маркиране, преместване и изтриване
• Roundcube Webmail 6.2: Архивиране на писма
• Roundcube Webmail 2.2: Списъкът с писма: подреждане и кореспонденции
• Папки във Вашата пощенска кутия: Входящи, Изпратени, Чернови, Кошче, Нежелана поща и Архив