Módulo 3 · 3.3
Anexos e ficheiros grandes
Módulo 3: Escrever mensagens · Tempo de leitura: 11 minutos
Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá calcular se os ficheiros cabem numa só mensagem, compreenderá porque é que um anexo aumenta de tamanho ao ser enviado e, perante ficheiros grandes, escolherá o caminho certo: reduzir, converter ou usar um link de partilha.
Conceitos-chave: MIME, base64, limite por mensagem, tamanho máximo do anexo, servidor de destino, link de partilha, data de expiração, pdf, reduzir uma fotografia, lembrete de anexo, vCard
Um anexo transformado em texto
O e-mail foi concebido originalmente para texto simples. Uma fotografia, um pdf ou uma folha de cálculo são compostos por bytes arbitrários, que não podem ser enviados tal como estão. É por isso que existe o MIME: uma convenção que divide uma mensagem em partes, cada uma com um cabeçalho que indica o que é (por exemplo Content-Type: application/pdf) e como foi empacotada. Para ficheiros, esse empacotamento é quase sempre base64.
O base64 converte cada 3 bytes do seu ficheiro em 4 carateres legíveis (RFC 2045). O resultado fica, portanto, cerca de um terço maior do que o original. Uma fotografia de 3 MB ocupa cerca de 4 MB na mensagem. Ao ver o código-fonte de uma mensagem, o início de um anexo destes tem este aspeto:
Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64
JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...Cada linha desta confusão é um pedaço do seu pdf. O destinatário não vê nada disto: o programa de e-mail dele converte tudo de volta no ficheiro original.
Fazer contas: cabe numa só mensagem?
Cada servidor de e-mail tem um limite por mensagem: a maior mensagem que aceita, medida depois do empacotamento. Na WebOké, esse limite é de 50 MB por mensagem, em todos os servidores de e-mail. Como o base64 aumenta tudo em cerca de um terço, cabem numa só mensagem aproximadamente 36 MB de anexos. É também esse o valor que o webmail indica como tamanho máximo do ficheiro ao adicionar anexos.
A regra prática para fazer as contas:
- Some o tamanho de todos os anexos.
- Se o total for superior a cerca de 36 MB, não cabe numa só mensagem na WebOké.
- Se for inferior, cabe no seu servidor. Mas isso é apenas metade da história.
A outra metade é o servidor de destino. Este também tem um limite por mensagem, muitas vezes inferior a 50 MB. Muitos serviços aceitam mensagens até cerca de 20 a 25 MB, mas isso varia de serviço para serviço e pode mudar. Se a sua mensagem for demasiado grande para o destinatário, recebe uma mensagem de erro de volta, frequentemente com um código como 552 ou com as palavras "message too big" ou "message size exceeds". A sua mensagem foi então enviada, mas não chegou ao destino.
Daí uma segunda regra prática, mais prudente: acima de 15 a 20 MB de anexos para alguém fora da sua organização, é preferível optar por um link de partilha. Assim não precisa de adivinhar.
Tenha também em conta que uma mensagem com anexos grandes fica guardada na sua pasta Enviados e na caixa de correio do destinatário. Conta para o armazenamento de ambos (lição 5.4). Se enviar o mesmo ficheiro de 20 MB a cinco pessoas, ele fica guardado cinco vezes junto dos destinatários e uma vez junto de si.
Reduzir o tamanho: primeiro o maior ganho
Antes de criar um link de partilha, verifique se o ficheiro pode ficar mais pequeno. Nem todos os ficheiros têm um tamanho proporcional ao seu conteúdo.
- Fotografias de um telemóvel ou de uma câmara têm muitas vezes vários MB cada, porque são guardadas em resolução máxima. Para ver num ecrã, uma fração disso é suficiente. Reduzir uma fotografia para, por exemplo, 2000 píxeis de largura torna-a geralmente muitas vezes mais pequena, sem diferença visível no ecrã. É quase sempre aqui que se ganha mais.
- Documentos: um orçamento em .docx pode ser grande devido às imagens inseridas e por vezes aparece de forma diferente ao destinatário. Um pdf é muitas vezes mais pequeno, tem o mesmo aspeto em todo o lado e não pode ser alterado por engano.
- Documentos digitalizados são imagens. Digitalize com uma resolução mais baixa ou a preto e branco se a cor não for necessária.
- Comprimir em zip ajuda com ficheiros de texto e folhas de cálculo, mas quase nada com fotografias, vídeo e pdf: esses já estão comprimidos.
No caso do vídeo, reduzir o tamanho muitas vezes não chega. Um vídeo de poucos minutos ultrapassa facilmente os 36 MB. Nesse caso, um link de partilha é o único caminho adequado.
O link de partilha: o ficheiro fica, o link viaja
Com um link de partilha, coloca o ficheiro num armazenamento online, como o Nextcloud ou outra nuvem, e envia apenas um link. A mensagem continua pequena, o destinatário descarrega o ficheiro quando quiser e o utilizador pode revogar o link mais tarde.
Um bom link de partilha tem:
- uma data de expiração, para que o ficheiro não fique público durante anos;
- uma palavra-passe no caso de ficheiros confidenciais, comunicada por outro canal (SMS ou telefone) e não na mesma mensagem;
- apenas leitura, a não ser que a outra pessoa precise mesmo de carregar algo.
Uma armadilha: um link de partilha sem palavra-passe funciona para qualquer pessoa que tenha o link. Se o destinatário reencaminhar a sua mensagem, o destinatário seguinte também consegue aceder ao ficheiro. No caso de dados pessoais ou orçamentos, uma palavra-passe e uma data de expiração não são, portanto, um luxo.
Outra armadilha: alguns destinatários desconfiam de links, com razão depois de tanto phishing (lição 2.4). Por isso, indique na mensagem o que podem esperar: "Vai receber um link para o nosso Nextcloud, o ficheiro chama-se foto's-bruiloft.zip e o link é válido até 1 de junho."
Anexos esquecidos e um cartão de visita
Quem nunca escreveu "ver anexo" e depois não anexou nada? O webmail pode avisá-lo: com Lembrar sobre anexos esquecidos, verifica ao Enviar se o seu texto contém palavras como "anexo" sem que exista um anexo. Este lembrete está desativado por predefinição; pode ativá-lo em Definições > Composição de mensagens.
Com Anexar vCard, envia um contacto do seu livro de endereços como cartão de visita (um ficheiro .vcf). O destinatário adiciona-o ao seu próprio livro de endereços com um só clique. É prático quando quer dar a alguém os dados de um colega ou fornecedor. Mais sobre vCard na lição 7.2.
Na prática: assim funciona no webmail
No ecrã Nova mensagem, adiciona um anexo com Anexar na parte superior ou com Adicionar anexo à direita, ou arrasta um ficheiro para a caixa à direita. É aí que também vê o tamanho máximo do ficheiro. O lembrete para anexos esquecidos encontra-se em Definições > Composição de mensagens. O Manual do Roundcube descreve os passos. Noutros webmails funciona de forma semelhante, mas o limite por mensagem varia consoante o fornecedor.
Resumo
- Os anexos são empacotados como texto com base64 e ficam, por isso, cerca de um terço maiores (3 bytes passam a 4 carateres).
- Na WebOké, uma mensagem pode ter 50 MB; isso corresponde a cerca de 36 MB de anexos.
- Os servidores de destino aceitam muitas vezes menos; para ficheiros grandes destinados ao exterior, é preferível um link de partilha.
- Reduza primeiro as fotografias e converta documentos em pdf; comprimir em zip não ajuda com fotografias e vídeo.
- Um link de partilha leva uma data de expiração e, no caso de ficheiros confidenciais, uma palavra-passe comunicada por outro canal.
Questionário
Exercício
Exercício A3.3: Cabe numa só mensagem? Parta da regra prática da WebOké: cerca de 36 MB de anexos cabem numa mensagem de 50 MB, porque o base64 aumenta tudo em cerca de um terço. Para as situações 1 a 3, escolha "cabe" ou "não cabe, link de partilha". (1) A Sanne envia ao Ahmed dois pdf: o orçamento de 3 MB e o plano floral de 5 MB. (2) O Daan quer enviar à Sanne um vídeo da montagem de um arco de casamento; o ficheiro tem 120 MB. (3) A Sanne quer enviar ao Ahmed doze fotografias de anteriores ramos de noiva, cada uma com 3,5 MB, tiradas diretamente da câmara, numa só mensagem. Pergunta 4: a Sanne precisa de libertar espaço para outra mensagem e pode reduzir primeiro um ficheiro. Que ficheiro escolhe: (a) offerte-bruiloft.pdf de 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg de 9 MB diretamente da câmara, (c) prijslijst.docx de 0,2 MB? O programa compara as suas quatro respostas com a chave e mostra o cálculo de cada situação.
Para saber mais
Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.
- Roundcube Webmail 4.3: Enviar anexos
- Email rejeitado: mensagem demasiado grande
- Mensagens de erro resolvidas 1.6: 552 Mailbox full ou message too big
- Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.2: Armazenamento, quota e uma caixa de correio cheia
- RFC 2045, MIME parte 1, secção 6.8 sobre base64 (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045