Módulo 7 · 7.2
Importar, exportar e mudar de fornecedor
Módulo 7: O seu livro de endereços · Tempo de leitura: 9 minutos
Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá levar os seus contactos como ficheiro para a webmail e a partir dela, escolherá conscientemente entre vCard e CSV, e evitará duplicados e grupos perdidos.
Conceitos-chave: vCard (.vcf), CSV, associar campos, atribuição de grupo (CATEGORIES), duplicados, Substituir todo o livro de endereços, cópia de segurança, CardDAV
O seu livro de endereços não muda sozinho consigo
Quando muda o seu correio de um fornecedor para outro, as suas mensagens e pastas costumam acompanhá-lo: estão no servidor IMAP e uma ferramenta de migração copia-as. O seu livro de endereços está noutro sítio. Na webmail, é uma lista própria que pertence à webmail, e não à sua caixa de correio. Por isso, a migração do correio não o leva consigo. O mesmo acontece no sentido inverso: quem passa do Gmail ou do Outlook para uma nova caixa de correio deixa os seus contactos para trás até os levar por conta própria.
Levá-los faz-se com um ficheiro. Exporta a partir do programa antigo, obtém um ficheiro e importa esse ficheiro no novo. Há dois tipos de ficheiro que encontrará com frequência.
vCard: o cartão de visita
Um vCard é um ficheiro de texto com a extensão .vcf. Cada cartão começa com BEGIN:VCARD e termina com END:VCARD. Entre estas linhas, cada linha contém um dado, precedido de um nome fixo. Eis o aspeto de um cartão do Ahmed:
BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARDVERSIONindica a versão do formato. A versão 4.0 está descrita no RFC 6350; a versão 3.0 é mais antiga, mas continua a ser usada e lida por quase todos os programas. A webmail exporta na versão 3.0.FNé o nome completo tal como o vê,Né o nome por partes (apelido, nome próprio).EMAIL,TELeORGdispensam explicação. Um cartão pode ter vários endereços e números.CATEGORIESé a linha dos grupos. Se o Ahmed estiver no seu grupo "Klanten" (clientes), a webmail coloca essa informação aqui ao exportar.
Um ficheiro .vcf pode conter um único cartão ou centenas seguidos. A vantagem do vCard: o significado de cada campo está definido. Um programa não precisa de adivinhar o que é um número de telefone.
CSV: uma tabela sem regras
CSV (comma-separated values) é uma tabela em forma de texto: a primeira linha contém os nomes das colunas, cada linha seguinte corresponde a uma pessoa, com vírgulas ou pontos e vírgulas entre os valores. Pode abri-lo numa folha de cálculo. Isso é prático para limpar uma lista, mas tem uma desvantagem: não existe uma regra fixa para as colunas. A Google dá a uma coluna um nome diferente do Outlook, e um Outlook em português usa ainda outro nome do que um Outlook em inglês.
Por isso, com um ficheiro CSV, a webmail tem de associar as colunas aos seus próprios campos. Se não reconhecer uma coluna, pergunta-lhe a que campo pertence cada coluna. Verifique bem essa associação. Um erro clássico: a coluna com o endereço profissional não é associada e fica com cem contactos sem endereço de e-mail.
Mais duas armadilhas do CSV:
- Carateres estranhos. Se, depois de importar, vir "Müller" em vez de "Müller", o ficheiro não foi guardado em UTF-8. Volte a guardá-lo na sua folha de cálculo como CSV em UTF-8 e importe-o novamente.
- Separador. Uma folha de cálculo em português (tal como em neerlandês) usa frequentemente o ponto e vírgula. Se tudo ficar numa só coluna, o programa leu mal o separador.
Se puder escolher, opte pelo vCard. O Google Contactos, o Outlook e os Contactos da Apple podem todos exportar em vCard ou em CSV.
Importar sem estragos
Em Contactos > Importar escolhe o ficheiro. Por baixo encontra duas opções que fazem a diferença entre uma importação limpa e um livro de endereços desarrumado.
Importar atribuições de grupo determina o que a webmail faz com os grupos do ficheiro (as linhas CATEGORIES):
| Opção | O que acontece |
|---|---|
| Nenhum | Só os contactos são importados, sem grupos |
| Todos (criar grupos se necessário) | Todos os grupos do ficheiro são importados; a webmail cria os grupos que faltam |
| Apenas para grupos existentes | Só os grupos que já tem são preenchidos |
Substituir todo o livro de endereços apaga primeiro tudo o que lá está e coloca em seu lugar o conteúdo do ficheiro. Isto só é adequado se o ficheiro contiver realmente tudo o que pretende manter. Deixe esta opção desativada por predefinição.
E os duplicados? Se já existir um contacto com o mesmo endereço de e-mail e o mesmo nome, a webmail ignora-o na importação. Se o nome estiver escrito de outra forma ("Ahmed Benali" e "A. Benali"), a webmail não o reconhece como duplicado e a pessoa fica registada duas vezes. Se importar o mesmo ficheiro duas vezes por engano, o problema é pequeno. Se importar de duas fontes com grafias diferentes, faça uma limpeza no fim.
Um exemplo. A Sanne muda de um programa de correio antigo. Exporta lá os seus contactos em vCard, 212 cartões. Importa-os com "Todos (criar grupos se necessário)" e deixa "Substituir todo o livro de endereços" desativado. Depois volta a ver os seus antigos grupos "Klanten" (clientes) e "Leveranciers" (fornecedores), e pesquisa alguns nomes que tinha nos dois programas para eliminar duplicados.
Se receber um cartão de visita como anexo numa mensagem, não precisa de o guardar primeiro: num anexo .vcf, a webmail mostra um botão para o adicionar ao seu livro de endereços.
Exportar como cópia de segurança
Para exportar, vá a Contactos > Exportar. Obtém um único ficheiro .vcf com todos os seus contactos; com a seta ao lado escolhe entre Exportar todos e Exportar selecionados (apenas os contactos selecionados). Se os seus contactos estiverem em grupos, estes aparecem no ficheiro como CATEGORIES. Abra o ficheiro num editor de texto e verifique-o: se vir os nomes dos grupos, eles serão importados de novo numa futura importação.
Uma exportação é também a sua cópia de segurança. O seu correio está no servidor, que faz cópias de segurança, mas o seu livro de endereços pode ser apagado com um único clique errado em Substituir todo o livro de endereços. Uma exportação algumas vezes por ano, guardada num local seguro, demora um minuto. Tenha, no entanto, presente que um ficheiro destes contém dados pessoais. Não o deixe esquecido na sua pasta de Transferências nem numa pasta partilhada.
O livro de endereços do seu telemóvel é outro livro de endereços
Os contactos do seu telemóvel e o livro de endereços da webmail são duas listas separadas. Um novo contacto no telemóvel não aparece automaticamente na webmail, e vice-versa. O seu programa de correio obtém por IMAP apenas o correio, não os contactos.
Se quiser um único livro de endereços em todos os seus dispositivos, precisa de CardDAV: uma norma para sincronizar contactos entre um servidor e os seus dispositivos. O Nextcloud, por exemplo, permite fazê-lo, e os telemóveis e programas de correio suportam esta norma. A webmail da WebOké não sincroniza por CardDAV; aí utiliza a importação e a exportação. Escolha, por isso, um único local como fonte de referência e faça a partir dele, de vez em quando, uma exportação.
Na prática: como funciona na webmail
Importar e Exportar encontram-se no topo, em Contactos. Uma importação pode ser um ficheiro .vcf ou CSV. A explicação passo a passo está no Manual do Roundcube (8.3). Noutras webmails o funcionamento é semelhante: o Gmail e o Outlook.com também permitem importar e exportar contactos, normalmente com os mesmos dois tipos de ficheiro.
Resumo
- Numa migração do correio, o seu livro de endereços não acompanha automaticamente: leve-o consigo através de uma exportação e de uma importação.
- O vCard (.vcf) tem campos fixos e guarda os grupos em CATEGORIES; o CSV é uma tabela cujas colunas tem de associar.
- Deixe Substituir todo o livro de endereços desativado e, para os grupos, escolha conscientemente Nenhum, Todos ou Apenas para grupos existentes.
- A webmail só reconhece duplicados com o mesmo endereço e o mesmo nome; faça uma limpeza depois de importar.
- Uma exportação é a sua cópia de segurança e contém dados pessoais; o livro de endereços do seu telemóvel é outra lista.
Questionário
Exercício
Exercício A7.2: Submeter o seu livro de endereços para correção. Exporte o seu livro de endereços na webmail (Contactos > Exportar; obtém um ficheiro .vcf) e carregue-o. Se ainda tiver poucos contactos, crie primeiro pelo menos três e coloque pelo menos um num grupo. O programa lê o ficheiro apenas em memória e não guarda nada. Verifica o seguinte: existem pelo menos 3 cartões; a versão é 3.0 ou 4.0; cada cartão tem um nome (FN) e um endereço de e-mail; não há duplicados (o mesmo endereço de e-mail em dois cartões); e existe pelo menos um grupo (CATEGORIES, caso contrário laranja). Vê apenas contagens, como "24 cartões, 2 sem endereço de e-mail, 1 duplicado", nunca nomes nem endereços. Verde se estiver tudo certo; laranja se faltar o grupo, se houver cartões sem nome ou sem endereço de e-mail, ou se houver duplicados; vermelho com menos de 3 cartões ou uma versão desconhecida.
Para saber mais
Os passos indicados para a webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails o funcionamento é semelhante.