IMAP, POP en webmail: waarom je overal dezelfde mail ziet

Module 1: Zo werkt je mail · Leestijd: 9 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je het verschil tussen IMAP en POP uitleggen, weet je wat dat betekent voor je mail op meerdere apparaten, voor je opslag en voor een back-up, en kun je nagaan hoe jouw apparaten zijn ingesteld.

Kernbegrippen: IMAP, POP3, synchroniseren, vlaggen, map Verzonden, opslaglimiet (quota), lokale kopie

Twee manieren om mail op te halen

In les 1.1 zag je dat mail wordt afgeleverd op een mailserver. Daar blijft hij liggen tot een mailprogramma hem ophaalt. Voor dat ophalen bestaan twee protocollen, met een heel verschillend idee erachter.

• POP3 (Post Office Protocol, kortweg POP) is het oudste. Het idee is een postbus: je programma haalt de nieuwe mail op, zet hem op je computer en de server mag hem daarna weggooien. De standaard zegt het zelf: normaal wordt mail gedownload en daarna verwijderd.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) werkt andersom. De mail blijft op de server. Je programma laat zien wat er op de server staat en geeft jouw acties door: lezen, verplaatsen, verwijderen, markeren. De server is de bron, je apparaten kijken mee.

De webmail werkt altijd met IMAP. Dat kan ook niet anders: de webmail heeft geen eigen schijf waarop hij jouw mail bewaart. Hij toont live wat er in je mailbox op de server staat.

Wat IMAP synchroniseert

Met IMAP gaat niet alleen de mail zelf gelijk op, maar ook alles wat je ermee doet:

• Mappen. Maak je in de webmail een map Klanten, dan verschijnt die ook in de mail-app op je telefoon. Mappen staan op de server.
• Vlaggen. Elk bericht heeft kenmerken die IMAP vlaggen noemt: gelezen, beantwoord, gemarkeerd, verwijderd. Lees je een mail op je telefoon, dan staat hij in de webmail ook als gelezen. Beantwoord je hem op je laptop, dan zie je in de webmail het pijltje van beantwoord.
• Verplaatsen en verwijderen. Sleep je een bericht naar Prullenbak, dan is het overal naar Prullenbak verplaatst.

Een punt dat veel mensen verrast: de map Verzonden. Versturen gaat via SMTP, en SMTP bewaart niets. Je mailprogramma zet na het versturen zelf een kopie in de map Verzonden op de server. Met IMAP is die kopie overal zichtbaar. Doet een programma dat niet, of zet het de kopie in een andere map, dan zie je je verzonden mail alleen op dat ene apparaat. Les 5.1 gaat hier verder op in.

Wat POP doet, en waarom dat problemen geeft

Bij POP vraagt het programma de server: welke berichten heb je voor me? Het haalt ze op en vraagt de server ze te wissen. Veel programma's hebben een keuze als "Een kopie op de server bewaren", soms met een termijn zoals 14 dagen. Maar ook dan geldt: wat je op je computer doet, weet de server niet. Mappen, gelezen of beantwoord blijven op dat ene apparaat.

Neem Daan, de collega van Sanne. Hij heeft op zijn kantoorcomputer jaren geleden zijn mail ingesteld met POP. Op zijn telefoon gebruikt hij IMAP. Wat gebeurt er?

• 's Ochtends ziet Daan op zijn telefoon een mail van een leverancier. Als hij op kantoor zijn mailprogramma opent, haalt dat de mail op en wist hem op de server. Op zijn telefoon is de mail daarna verdwenen.
• In de webmail is Postvak In bijna leeg, want alles staat op de kantoorcomputer.
• Wat Daan op kantoor verstuurt, staat alleen op die computer in Verzonden.

Dit noemen we wel: POP op een tweede apparaat "steelt" de mail. Het is een van de meest voorkomende oorzaken van de klacht "mijn mail verdwijnt".

Opslag: de opslaglimiet geldt voor alles

Met IMAP staat al je mail op de server. Elke mailbox heeft een maximale grootte, de opslaglimiet of quota. Die limiet geldt voor alle mappen samen: Postvak In, maar ook Verzonden, Concepten, Archief, Spam en Prullenbak. Verwijderde mail in de Prullenbak telt dus mee totdat je de prullenbak leegt.

Is de mailbox vol, dan kan er geen nieuwe mail meer bij. De afzender krijgt zijn mail dan terug met een foutmelding. Bij POP heb je daar minder last van, omdat de server steeds wordt leeggehaald. Dat is de enige reden waarom sommige mensen POP nog gebruiken. Beter is het om met IMAP te werken en af en toe op te ruimen, of oude mail met een mailprogramma lokaal op te slaan (les 5.4).

De kapotte laptop

Stel: de laptop van Sanne valt van tafel en start niet meer op. Wat is ze kwijt?

• Met IMAP: niets van haar mail. Ze logt in op de webmail of stelt haar nieuwe laptop in, en alles staat er weer: mappen, verzonden mail, gelezen en ongelezen. Wat wel weg kan zijn: concepten die nog niet op de server stonden, en mail die ze zelf naar een lokale map op de laptop had verplaatst.
• Met POP: alle mail die de laptop heeft opgehaald en die de server heeft gewist. Had ze geen back-up van de laptop, dan is die mail weg.

IMAP is dus een vorm van veiligheid, maar geen back-up. Verwijder je een bericht en leeg je de prullenbak, dan is het overal tegelijk weg. Een fout synchroniseert net zo snel als een goede actie. Daarom is het goed om te weten of je provider back-ups maakt, en hoe je zelf belangrijke mail exporteert.

Welke instellingen horen bij welk protocol

In je mailprogramma zie je bij de accountinstellingen welk soort account het is. Herkenningspunten:

Dat zijn de gangbare poorten met versleuteling, ook bij WebOké. Een account kan altijd maar één manier van ophalen hebben. Wil je van POP naar IMAP, dan moet je het account in de meeste programma's opnieuw toevoegen. Zet dan eerst de mail die alleen lokaal staat veilig, bijvoorbeeld door hem in de nieuwe IMAP-mappen te slepen.

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

De webmail gebruikt altijd IMAP. Wat je in de webmail doet, zie je dus terug in elk mailprogramma dat ook met IMAP werkt, en andersom. Hoe vol je mailbox is, zie je linksonder in de webmail aan het balkje onder de mappen. In de Roundcube-handleiding staat bij Wat is de webmail hoe webmail en mailprogramma samengaan. In andere webmail, zoals Gmail of Outlook.com, werkt het vergelijkbaar: ook die tonen wat op de server staat.

Samenvatting

• POP haalt mail op naar één apparaat en wist hem meestal op de server; IMAP laat de mail op de server staan.
• IMAP synchroniseert mappen en vlaggen (gelezen, beantwoord, gemarkeerd). De webmail werkt altijd met IMAP.
• De map Verzonden is een kopie die je mailprogramma zelf op de server zet.
• De opslaglimiet geldt voor alle mappen samen, ook Prullenbak en Spam.
• IMAP beschermt tegen een kapot apparaat, maar is geen back-up: verwijderen gebeurt overal tegelijk.

Quiz

Opdracht

Opdracht D1.2: Zo staat jouw mail ingesteld. Zoek op elk apparaat waarop je mailt (computer, telefoon, tablet) in de accountinstellingen op of het IMAP of POP gebruikt, welke server en welke poort voor ontvangen en versturen. Noteer dat in een lijstje. Open daarna de webmail en je mail-app op je telefoon naast elkaar en vergelijk de mappen: zie je dezelfde mappen, en staat dezelfde mail in Verzonden? Beantwoord dan deze vragen: Gebruikt een van je apparaten POP, en zo ja, verdwijnt er daardoor mail van je andere apparaten? Waar staat je map Verzonden: op de server (overal zichtbaar) of alleen op één apparaat? Wat zou je kwijt zijn als je belangrijkste apparaat morgen kapot gaat?

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

• Roundcube Webmail 1.1: Wat is de webmail?
• IMAP of POP3: wat is het verschil en welke kies je?
• Hoe controleer ik mijn mailgebruik?
• Gratis cursus E-mail op orde: instellen en goed laten aankomen 1.3: IMAP en POP3: mail ophalen
• Gratis cursus E-mail op orde: instellen en goed laten aankomen 3.1: Mappen en synchronisatie: waarom je twee keer "Verzonden" hebt
• Gratis cursus E-mail op orde: instellen en goed laten aankomen 3.2: Opslag, quota en een volle mailbox
• RFC 9051, IMAP versie 4 revisie 2 (Engels): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versie 3 (Engels): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939