Pisem izdelava iz seznama naslovov

Vabilo, opomnik ali e-novice za vse Vaše stranke, pri čemer ima vsako pismo pravo ime in naslov. Ročno vpisovanje vsakega posebej je veliko dela. S funkcijo Mail Merge Euro-Office izdela vsa pisma naenkrat iz preglednice z naslovi.

Kaj potrebujete?

• Preglednico (xlsx) v Vašem WebOké Nextcloud, kjer so v prvi vrstici imena stolpcev, na primer Nagovor, Ime, Podjetje, Naslov, Poštna številka, Kraj. Vsaka naslednja vrstica predstavlja enega prejemnika.
• Pismo (docx) s stalnim besedilom.

Korak 1: povezava seznama naslovov

1. Odprite pismo.
2. Pojdite na zavihek Sodelovanje in kliknite Mail Merge (1).
3. Izberite Iz shrambe, da izberete seznam naslovov iz Vašega Nextcloud, Iz datoteke za datoteko na Vašem računalniku, ali From URL za datoteko na internetu.

Na desni strani se prikažejo Mail Merge Settings. Z možnostjo Edit recipients list označite ali odznačite prejemnike.

Korak 2: vstavljanje polj v pismo

1. Postavite kazalec na mesto, kamor naj pride ime.
2. Z desnim klikom izberite Insert Merge Field in nato Ime.
3. Enako storite za Podjetje, Naslov, Poštno številko in Kraj. Sami dodajte presledke in prelome vrstic med polji, za nagovorom pa na primer vejico.

Korak 3: preverjanje in združevanje

1. Kliknite Preview results. S puščicama lahko preklapljate med pismi za posameznega prejemnika.
2. Pri možnosti Merge to izberite, kaj želite: en sam PDF z vsemi pismi za tiskanje, Docx za nadaljnji pregled ali Elektronski naslov.
3. Izberite, ali želite vse zapise ali le del njih, nato kliknite Prenesi ali Shrani.

Pasti in omejitve

• Euro-Office naenkrat združi največ 100 prejemnikov. Če jih imate več, to naredite v delih (zapisi 1 do 100, 101 do 200) z uporabo možnosti From in Prejemnik.
• Mail Merge deluje v brskalniku, v Vašem WebOké Nextcloud.
• Nalepk z naslovi (več naslovov na enem listu) Euro-Office ne more izdelati: vsako pismo dobi enega prejemnika. Poštena alternativa: izdelajte nalepke v preglednici z naslovi, razporejenimi v mrežo, ki ustreza Vašemu listu nalepk, ali uporabite program za nalepke proizvajalca Vaših nalepk.
• Je poštna številka brez vodilne ničle ali znesek videti nenavadno v pismu? Preverite obliko zapisa številk v preglednici (glejte Kako obdržati ničlo na začetku telefonske številke ali poštne številke).