Kolleeg lahkub: failide, kalendri ja jagatud kaustade turvaline ülevõtmine

Küsimus: "Töötaja lahkub ettevõttest. Kuidas tagada, et jääksid alles tema failid, kalender ja jagatud kaustad, ning et ta hiljem enam neile ligi ei pääseks?"

Järgi samme selles järjekorras. Kõige olulisem reegel: kustuta kasutaja alles siis, kui kõik on üle võetud. Kustutatud kasutaja kõik failid, kalendrid ja kontaktid kaovad jäädavalt.

Samm 1: ülevõtmine, kui kolleeg on veel kohal

1. Kolleeg annab oma failid üle menüüs Seadistused, Jaga, plokis Failid: vali väljal Üleantav fail või kaust peakaust või olulised kaustad, vali väljal Uus omanik järeltulija ja vajuta Anna üle teisele kasutajale. Vaata Omandi üleandmine, kui kolleeg lahkub.
2. Järeltulija kinnitab ülevõtmise Nextcloudi teate kaudu.
3. Järeltulija võtab kalendrid ja aadressiraamatud üle, lastes need endaga jagada või eksportides ja importides need. Vaata Kalendrite jagamine, avalikuks tegemine ja veebilehele lisamine ja Kontaktid: loomine, grupid, import ja eksport.
4. Vestlused Talk'is, Kanban-tahvlid ja vormid, mille omanik ta on: anna neile ka mõni teine kasutaja haldusõigustega.

Samm 2: ligipääsu sulgemine

1. Mine administraatorina Mijn WebOké lehele, Minu tooted ja oma Nextcloudi paketi juurde.
2. Vali kasutaja juures plokis Kasutajate haldus Lülita välja. Kolleeg ei saa siis enam sisse logida, kuid tema andmed jäävad alles.
3. Lase tal oma seadmetest välja logida või tühista tema seadmete ligipääs. Vaata Seadmete ja sessioonide vaatamine, tühistamine või kaugkustutamine.

Samm 3: kas kolleeg on juba lahkunud?

Kui kolleeg ei jõudnud enam midagi üle anda, saad administraatorina failid ise turvaliselt kätte:

1. Lülita kasutaja kõigepealt uuesti sisse, kui olid ta välja lülitanud.
2. Vali Mijn WebOké lehel kasutaja juures Muuda salasõna ja määra uus salasõna.
3. Sisselogimiskood saadetakse kasutaja e-posti aadressile. Kui sul puudub sellele ligipääs, muuda e-posti aadressi valikuga Muuda andmeid või küsi abi WebOké klienditoelt.
4. Logi sisse selle kasutajana ja anna failid üle nagu sammus 1.
5. Lülita kasutaja seejärel uuesti välja.

Tähelepanu: logi (endise) töötaja kontole sisse ainult juhul, kui see sobib teie kokkulepete ja privaatsusreeglitega. Kui kahtled, pea enne nõu.

Samm 4: koristamine

• Kontrolli, kas kõik olulised failid on järeltulija käes ja kas jagatud kaustad töötavad ka ülejäänud meeskonnale.
• Alles seejärel vali Mijn WebOké lehel kasutaja juures Kustuta. Seda ei saa enam tagasi võtta.
• Kas tuleb uus kolleeg? Loo uus kasutaja ja kui paketis on Kontorirakendus, määra Kontorirakenduse litsents uuesti.

Vihje: väldi selliseid töömahukaid olukordi meeskonnakaustade abil: need kuuluvad meeskonnale, mitte ühele inimesele. Vaata Tiimikaustad: ühine kaust, mis kuulub tiimile ja Seltsingu või pere kaust, mis ei kao, kui keegi lõpetab.