Levelek készítése címzettlistából

Egy meghívó, emlékeztető vagy hírlevél minden ügyfélnek, levelenként a megfelelő névvel és címmel. Mindenkit külön begépelni sok munka. A Körlevél funkcióval az Euro-Office egyszerre készíti el az összes levelet egy táblázatból, amely a címeket tartalmazza.

Mire van szükség?

• Egy táblázat (xlsx) az Ön WebOké Nextcloud fiókjában, amelynek első sorában szerepelnek az oszlopnevek, például Megszólítás, Név, Cég, Cím, Irányítószám, Település. Minden további sor egy-egy címzettet jelent.
• Egy levél (docx) az állandó szöveggel.

1. lépés: a címzettlista összekapcsolása

1. Nyissa meg a levelet.
2. Lépjen az Együttműködés fülre, majd kattintson a Körlevél (1) gombra.
3. Válassza a Tárolóból lehetőséget, ha a Nextcloud fiókjából szeretné kiválasztani a címzettlistát, a Fájlból lehetőséget, ha a számítógépén lévő fájlt szeretné használni, vagy az URL-ből lehetőséget egy internetes fájl esetén.

Jobb oldalon megjelennek a Körlevél-beállítások. A Címzettek szerkesztése funkcióval be- vagy kikapcsolhatja az egyes címzetteket.

2. lépés: mezők elhelyezése a levélben

1. Helyezze a kurzort oda, ahol a névnek meg kell jelennie.
2. Kattintson jobb oldalon az Egyesítési mező beillesztése gombra, és válassza a Név lehetőséget.
3. Tegye ugyanezt a Cég, Cím, Irányítószám és Település mezőkkel. A mezők közé Ön maga írjon szóközöket és sortöréseket, és a megszólítás után írjon például vesszőt.

3. lépés: ellenőrzés és egyesítés

1. Kattintson az Előnézeti eredmények gombra. A nyilak segítségével lépkedhet a leveleken címzettenként.
2. Az Egyesítés ezzel résznél válassza ki, mit szeretne: egy PDF fájlt az összes levéllel nyomtatáshoz, egy Docx fájlt ellenőrzéshez, vagy E-mail küldést.
3. Válassza ki, hogy az összes rekordot szeretné-e vagy csak egy részüket, majd kattintson a Letöltés vagy Mentés gombra.

Buktatók és korlátok

• Az Euro-Office egyszerre legfeljebb 100 címzettet tud egyesíteni. Ha ennél több van, végezze el a műveletet részletekben (1 100 rekord, 101 200 rekord) a Tól és Ebből mezők segítségével.
• A Körlevél funkció a böngészőben működik, az Ön WebOké Nextcloud fiókjában.
• Címkéket (több cím egy lapon) az Euro-Office nem tud készíteni: minden levél egy címzettet kap. Megoldásként készítse el a címkéket egy táblázatban, amelyben a címek a címkelaphoz illeszkedő rácsban vannak elrendezve, vagy használjon a címke gyártója által kínált címkekészítő programot.
• Ha az irányítószám kezdő nulla nélkül jelenik meg, vagy egy összeg furcsán néz ki a levélben, nézze meg a táblázat számformátumát (lásd A telefonszám vagy irányítószám elején lévő nulla megtartása).