Módulo 8 · 8.2
Uma estratégia de saída, também para a sua nova cloud
Módulo 8: Cópias de segurança, saída e gestão · Tempo de leitura: 11 minutos
Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá elaborar e testar uma estratégia de saída, de modo a poder também abandonar o seu novo fornecedor mais tarde sem prejuízo, e saberá que direitos o RGPD e o Regulamento dos Dados (Data Act) europeu lhe dão nesse processo.
Conceitos-chave: estratégia de saída, teste de saída, formato de exportação, norma aberta, prazo de rescisão, período de transição, devolução e eliminação de dados, art. 28.º n.º 3 alínea g) RGPD, Regulamento dos Dados da UE (Regulamento (UE) 2023/2854), direito de mudança, custos de mudança, nome de domínio sob gestão própria
Porquê pensar já na saída?
Acabou de mudar, ou ainda está a fazê-lo. Porque haveria de pensar já na próxima mudança? Porque, caso contrário, voltará a aprender a lição desta formação daqui a cinco anos. No seu antigo serviço, esbarrou em obstáculos (lição 2.3): ficheiros num formato próprio, conversas que não podiam ser transferidas, autenticação através de uma conta que queria encerrar. Uma estratégia de saída garante que não volta a construir esses obstáculos no seu novo serviço.
Há também razões que não escolhe por si próprio: o fornecedor é adquirido (por exemplo, por uma empresa fora da UE, o que faz com que as perguntas da lição 2.1 tenham de repente uma resposta diferente), aumenta drasticamente os preços, termina um serviço, ou declara falência. Quem tiver um plano pode escolher com calma. Quem não tiver um plano terá de migrar sob pressão de tempo.
As três camadas de uma estratégia de saída
Camada um, técnica: consegue extrair os seus dados, num formato utilizável?
Para cada componente, regista como exporta e em que formato. Num serviço que utiliza normas abertas (lição 2.2), isso é claro e organizado:
| Componente | Exportar através de | Formato |
|---|---|---|
| Ficheiros | Aplicação de sincronização para computador, WebDAV, transferência como zip | Os próprios ficheiros |
| Documentos | Tal como os ficheiros | docx, xlsx, pptx ou odt, ods, odp |
| Agendas | Exportação por agenda, ou CalDAV | ICS (iCalendar) |
| Contactos | Exportação por livro de endereços, ou CardDAV | vCard (vcf) |
| Correio eletrónico | Migração IMAP para o fornecedor seguinte | Pastas e mensagens (eml/mbox como arquivo) |
| Conversas | Função de exportação, se existir | Frequentemente JSON ou HTML, apenas como arquivo |
| Palavras-passe | Exportação do gestor | Csv (não encriptado, lição 7.4) ou um formato próprio encriptado |
Camada dois, contratual: o que está estipulado sobre a saída nos seus acordos?
Leia no momento da subscrição, não no momento da rescisão: o prazo de rescisão, se durante esse prazo ainda tem acesso total aos seus dados, durante quanto tempo os pode recuperar após o fim do contrato, e quando e como são eliminados. Pretende receber uma confirmação da eliminação?
Camada três, organizacional: quem sabe como se faz?
Um plano que existe apenas na cabeça de um colega não é um plano. Registe a estratégia de saída num documento junto da sua documentação administrativa, com os administradores e os dados de acesso da conta de administração (no gestor de palavras-passe, lição 7.4).
O que o RGPD regula
Se utilizar o serviço para dados pessoais de terceiros (clientes, membros, colaboradores), o fornecedor é o seu subcontratante e celebra um contrato de subcontratação (art. 28.º RGPD) (lição 9.2). O artigo 28.º n.º 3 alínea g) do RGPD determina que esse contrato deve estipular que o subcontratante, após o termo do serviço, consoante a escolha do responsável pelo tratamento, elimina todos os dados pessoais ou devolve-os, e elimina as cópias existentes, salvo se uma lei obrigar à sua conservação. Esta é a sua base legal para, no momento da saída, recuperar os seus dados e, posteriormente, os fazer eliminar. Solicite efetivamente essa eliminação e peça uma confirmação.
Isto é uma explicação, não um aconselhamento jurídico. Se tiver dúvidas sobre a sua própria situação, consulte um jurista ou o seu encarregado da proteção de dados (EPD/DPO).
O que o Data Act da UE regula
Desde 12 de setembro de 2025 aplica-se o Regulamento dos Dados (Data Act) da UE (Regulamento (UE) 2023/2854). O capítulo VI (artigos 23.º a 31.º) trata da mudança entre serviços de cloud e aplica-se aos fornecedores dos chamados serviços de processamento de dados, incluindo os serviços online comuns para armazenamento, correio eletrónico e colaboração. Os pontos principais:
- O fornecedor deve possibilitar a mudança e eliminar obstáculos (art. 23.º), e os acordos sobre a mudança constam de um contrato escrito (art. 25.º).
- O prazo de rescisão para iniciar uma mudança é de no máximo dois meses (art. 25.º n.º 2 alínea d)).
- Segue-se depois um período de transição de no máximo 30 dias de calendário durante o qual o fornecedor presta assistência e o serviço continua a funcionar (art. 25.º n.º 2 alínea a)). Se tal não for tecnicamente viável, o fornecedor deve comunicá-lo no prazo de 14 dias úteis e pode propor um período mais longo, de no máximo sete meses (art. 25.º n.º 4). Pode prolongar o período de transição uma vez (art. 25.º n.º 5).
- Após o período de transição, tem pelo menos 30 dias de calendário para recuperar os seus dados (art. 25.º n.º 2 alínea g)), e depois o fornecedor deve eliminar tudo por completo (alínea h)).
- O fornecedor deve descrever previamente que dados pode levar consigo e em que formatos (art. 25.º n.º 2 alínea e) e art. 26.º).
- Custos de mudança: até 12 de janeiro de 2027, um fornecedor só pode cobrar custos reduzidos, não superiores aos seus próprios custos; a partir de 12 de janeiro de 2027, deixa de poder cobrar quaisquer custos de mudança (art. 29.º). As mensalidades normais e uma penalização por rescisão antecipada não estão abrangidas por esta regra.
Existem exceções, por exemplo para serviços construídos em grande parte à medida de um único cliente, e para versões de teste (art. 31.º). O Data Act facilita, portanto, a mudança, mas não exporta os seus dados por si. Um formato de exportação que mais ninguém consegue ler continua a ser um problema; por isso, as normas abertas continuam a contar.
O seu nome de domínio: a chave mais importante
Há uma coisa que torna qualquer saída muito mais fácil: o seu próprio nome de domínio, sob a sua própria gestão. Se o seu endereço de correio eletrónico for info@example.com e o nome de domínio estiver registado em nome da sua organização, pode mudar o correio eletrónico para qualquer fornecedor alterando os registos MX (lição 4.3). Se o seu endereço for padariaograo@gmail.com ou se o nome de domínio estiver preso à conta do seu fornecedor, perderá o seu endereço no momento da saída ou ficará dependente da colaboração do fornecedor.
Verifique, portanto:
- se o nome de domínio está registado em nome da organização (titular), e não de um ex-colaborador ou de um programador web;
- se sabe junto de que registrar está registado e como solicitar o código de transferência;
- se a sua cloud utiliza um endereço no seu próprio domínio, como
cloud.example.com, para que as aplicações e ligações não dependam de um endereço do fornecedor.
O teste de saída
Uma estratégia de saída testa-se como uma cópia de segurança: fazendo-a mesmo, em pequena escala. Na Padaria O Grão, o Ricardo faz isto uma vez por ano, numa tarde tranquila:
- Exporta uma pasta com documentos, a agenda partilhada "Entregas" (ICS) e o livro de endereços "Fornecedores" (vCard).
- Abre esses ficheiros noutro ambiente: outro programa de agenda, outro livro de endereços, outro pacote de escritório.
- Verifica: os compromissos passam com as horas e repetições corretas? Os números de telefone estão associados aos nomes corretos? Os documentos abrem com a formatação correta?
- Regista o que não funcionou e ajusta a estratégia.
No exercício A8.2, deixa que um programa faça essa verificação automaticamente.
Na prática: como isto funciona junto de um fornecedor
Um Nextcloud da WebOké funciona com normas abertas: recupera os seus ficheiros através da aplicação para computador ou do WebDAV, exporta as agendas como ICS e os contactos como vCard, e os documentos ficam guardados como docx, xlsx, pptx ou odt nos seus ficheiros. O manual também descreve como mudar de outro fornecedor de Nextcloud utilizando a aplicação para computador e ficheiros ICS e vCard; o mesmo caminho funciona também no sentido inverso. O correio eletrónico está num pacote de correio que pode copiar com IMAP para qualquer outro fornecedor. Os nomes de domínio podem ser transferidos para outro registrar com um código de transferência.
Noutros fornecedores europeus, o funcionamento é semelhante, desde que utilizem as mesmas normas abertas. Informe-se antes de assinar.
Resumo
- Planeie a sua saída logo no início: a nível técnico (formatos de exportação), contratual (rescisão, devolução, eliminação) e organizacional (quem sabe como se faz).
- Art. 28.º n.º 3 alínea g) RGPD: após o termo, devolução ou eliminação dos dados, consoante a sua escolha.
- O Data Act: prazo de rescisão de no máximo dois meses, período de transição de no máximo 30 dias (excecionalmente sete meses), pelo menos 30 dias para recuperar os dados, e a partir de 12 de janeiro de 2027 sem custos de mudança.
- O seu próprio nome de domínio sob gestão própria é a chave mais importante para qualquer saída.
- Teste a sua saída uma vez por ano, em pequena escala.
Quiz
Exercício
Exercício A8.2: Teste de saída com verificação automática. Exporte do seu novo serviço uma agenda (ICS), um livro de endereços (vCard) e alguns documentos, e carregue-os como zip ou como ficheiros separados. O programa verifica se os ficheiros são válidos e estão num formato aberto ou comum, e compara as contagens com o que você indicar.
Exercício E8.2: A sua estratégia de saída numa página. Preencha, para cada componente, como exporta e em que formato, consulte no seu contrato ou termos e condições gerais o prazo de rescisão e os acordos sobre devolução e eliminação, e verifique em nome de quem está registado o seu nome de domínio.
Exercício E8.2: A sua estratégia de saída numa página
Preencha a sua estratégia de saída com o seu próprio serviço e o seu próprio contrato.
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Ler mais
Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores, o funcionamento é semelhante.
- Manual do Nextcloud 13.7: Do Nextcloud Free para um pacote pago, ou de outro fornecedor de Nextcloud
- Manual do Nextcloud 14.5: O seu Nextcloud num domínio próprio (cloud.suaempresa.pt)
- Manual do WebOké 5.12: Transferir um domínio: código de transferência (EPP) e bloqueio de transferência
- Manual do WebOké 11.7: Privacidade: transferir ou eliminar os seus dados
- Regulamento (UE) 2023/2854 (Data Act), capítulo VI, artigos 23.º a 31.º: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
- RGPD (Regulamento (UE) 2016/679), artigo 28.º: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
- Sair da WebOké: assim pode levar os seus dados consigo
- Exportar os seus dados do Nextcloud: ficheiros, calendário e contactos
- O Data Act: o seu direito de mudar para outro serviço de cloud