Módulo 3 · 3.1
Fazer o levantamento dos seus serviços atuais
Módulo 3: Inventariar e planear · Tempo de leitura: 11 minutos
Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, será capaz de elaborar um inventário completo dos seus serviços cloud atuais, incluindo as ligações e a utilização que não são imediatamente visíveis.
Conceitos-chave: inventário, componente, serviço atual, objetivo, proprietário, prioridade, TI sombra, ligação, autenticação única (SSO), caixa de correio partilhada, alias, lista de distribuição, registo de verificação
Porquê começar por um inventário?
Uma mudança raramente falha na parte grande do trabalho. Copiar o correio e transferir ficheiros costuma correr bem. Falha naquilo que ninguém tinha registado: o formulário de contacto do site que deixa subitamente de enviar mensagens, o scanner que digitaliza para uma caixa de correio que já foi desativada, o colega que mantinha a lista de clientes numa Dropbox privada.
Um inventário é uma lista de tudo o que atualmente faz na cloud: que serviço, que dados, quem é o proprietário, o que vai acontecer a seguir e qual a importância disso. Demora algumas horas e poupa-lhe dias.
A Bakkerij De Korrel começou com oito campos. Depois de dar uma volta junto dos colegas, passaram a ser treze.
Os oito componentes
Comece por estes oito. Vão aparecer todos ao longo do resto do curso.
| Componente | O que regista | Onde encontrar |
|---|---|---|
| Correio eletrónico | Domínios, caixas de correio, aliases, caixas de correio partilhadas, listas de distribuição (endereços de grupo), reencaminhamentos, dimensão total | Portal de administração do seu serviço de correio, DNS (registos MX) |
| Calendário | Calendários pessoais, calendários partilhados, calendários de salas e equipamentos, subscrições de calendários externos | Definições do calendário, portal de administração |
| Contactos | Livros de endereços pessoais, livros de endereços partilhados, a lista da organização | Aplicação de Contactos, portal de administração |
| Ficheiros | Armazenamento pessoal por pessoa, pastas partilhadas ou unidades partilhadas, partilhas externas, dimensão total | Vista geral do armazenamento no portal de administração (lição 3.2) |
| Documentos | Que pacote de escritório, que ficheiros com macros, modelos, formulários, formatos próprios (documentos Google) | Armazenamento de ficheiros, conversas com colegas |
| Conversação e reuniões | Serviço de conversação, canais, serviço de reuniões, quem se reúne com pessoas externas | Vista geral de licenças, colegas |
| Palavras-passe | Onde estão as palavras-passe atualmente: gestor de palavras-passe, navegador, papéis, uma folha de cálculo | Colegas, definições do navegador |
| Cópias de segurança | O que é atualmente copiado, por quem, para onde, e se a recuperação alguma vez foi testada | Administrador, serviço de cópias de segurança |
O que não vê de imediato: as ligações
Esta é a parte mais importante do inventário. Uma ligação é tudo o que está fora do seu serviço cloud, mas que depende dele. Procure-as nestes locais:
- Autenticação única (SSO). Aplicações onde inicia sessão com a sua conta Google ou Microsoft. Nas definições de segurança de cada conta encontra uma lista das aplicações com acesso. Verifique isto junto de vários colegas, não apenas o seu próprio.
- O seu site. Formulários de contacto e lojas online enviam mensagens de correio eletrónico. Através de que servidor? Com que endereço?
- Equipamentos. Scanners e impressoras multifunções que digitalizam para correio eletrónico ou para uma pasta. Caixas registadoras, sistemas de alarme ou outros equipamentos que enviam correio eletrónico.
- Outro software. Contabilidade, CRM, planeamento, serviço de newsletter. Enviam correio em nome do seu domínio? Vão buscar ficheiros ao seu armazenamento?
- O DNS do seu domínio. Aí vê quem pode enviar correio em nome do seu domínio (SPF), que serviços colocaram um registo de verificação (registos TXT como
google-site-verification=ouMS=) e se há registos DKIM de outros serviços. O exercício A2.1 do módulo anterior já investigou isto por si. - Telefones e computadores portáteis. Que aplicações sincronizam com o serviço antigo? Todas elas terão de ser convertidas mais tarde (lição 7.2).
TI sombra: o que os colegas tratam por conta própria
TI sombra é software ou armazenamento que os colegas utilizam por iniciativa própria, sem que a organização o tenha estabelecido: uma Dropbox gratuita, um grupo de WhatsApp com clientes, um Gmail privado para a newsletter, um planeador online. Geralmente não há má intenção: alguém resolveu um problema.
Para a mudança, a TI sombra é importante por duas razões. Muitas vezes contém dados da organização que têm de ser transferidos. E se não perguntar, continuará simplesmente a existir depois da mudança, fora da sua nova configuração europeia.
Por isso, pergunte de uma forma que leve as pessoas a responder com sinceridade. Não "quem utiliza serviços não autorizados?", mas sim: "Vamos mudar de serviço e não queremos que ninguém perca nada. Que programas, sites e aplicações utiliza para o seu trabalho, mesmo que os tenha organizado por sua conta?" Uma pequena lista de exemplos ajuda as pessoas a lembrarem-se.
Por linha: cinco campos
Para cada linha do seu inventário, registe cinco elementos:
- Serviço atual: por exemplo, "Gmail através do Google Workspace".
- Dimensão: o mais concreto possível, por exemplo "12 caixas de correio, num total de 38 GB" ou "3 calendários partilhados".
- Proprietário: quem decide sobre isto e sabe como funciona? Deve ser alguém com um nome, não "toda a gente".
- Objetivo: o que vai acontecer a seguir? Transferir para um novo serviço, encerrar, arquivar ou manter como está por enquanto.
- Prioridade: alta (sem isto a organização não consegue funcionar), média ou baixa.
Exemplo de algumas linhas da padaria:
| Componente | Serviço atual | Dimensão | Proprietário | Objetivo | Prioridade |
|---|---|---|---|---|---|
| Correio eletrónico | Google Workspace, example.com | 12 caixas de correio, 38 GB; alias encomendas@ | Sanne (escritório) | Transferir para serviço de correio europeu | alta |
| Ficheiros | Google Drive, 1 unidade partilhada "Receitas" | 64 GB, 4 partilhas externas | Sanne | Transferir para pasta de equipa | alta |
| Ligação | Formulário de encomendas do site | envia para encomendas@ | programador do site | Ajustar definição SMTP | alta |
| Ligação | Sistema de caixa registadora, início de sessão com Google | 5 contas | Mo (loja) | Criar início de sessão próprio | alta |
| Ligação | Scanner do escritório | digitaliza para scan@ | Sanne | Novos dados SMTP | média |
| TI sombra | Dropbox do padeiro (privada) | receitas, 2 GB | Jeroen | Transferir para pasta de equipa, depois cancelar | média |
Armadilhas comuns
- Verificar apenas a sua própria conta. Um administrador não vê automaticamente que aplicações um utilizador comum ligou à sua conta. Verifique junto de várias pessoas.
- Esquecer as caixas de correio partilhadas.
info@,faturas@eencomendas@muitas vezes não são uma caixa de correio própria, mas sim um alias, uma caixa de correio partilhada ou um grupo. Na mudança, cada uma tem de ser recriada da forma correta (lição 4.4). - Contar licenças em vez de utilização. Doze licenças não significam que há doze pessoas ativas. Verifique a data do último início de sessão.
- Sem proprietário. Uma linha sem proprietário não é tratada por ninguém.
- Não atualizar o inventário. Aquilo que descobrir durante a migração deve, ainda assim, ser acrescentado.
Na prática: como se apresenta junto de um fornecedor
Numa mudança para um Nextcloud da WebOké e um pacote de correio eletrónico da WebOké, o inventário transforma-se diretamente na sua lista de tarefas: para cada componente, o manual indica que ferramenta utilizar (por exemplo, a Ferramenta de Importação para o Google, a Migração de Dados para o OneDrive, a Ferramenta de migração de e-mail para o correio) e em que ordem. Noutros fornecedores europeus, a ferramenta tem outro nome, mas o inventário é exatamente o mesmo: trata-se da sua organização, não do fornecedor.
Resumo
- Um inventário evita que, na mudança, se esqueçam coisas que ninguém tinha registado.
- Comece por oito componentes: correio eletrónico, calendário, contactos, ficheiros, documentos, conversação e reuniões, palavras-passe, cópias de segurança.
- Procure ligações: autenticação única, site, equipamentos, outro software, registos DNS, telefones.
- Pergunte aos colegas sobre TI sombra de uma forma que os leve a responder com sinceridade.
- Cada linha recebe serviço atual, dimensão, proprietário, objetivo e prioridade.
Quiz
Exercício
Exercício A3.1: O seu inventário está completo? Preencha o formulário de inventário para a sua própria organização (ou para a sua utilização privada). O programa verifica se os oito componentes estão todos incluídos, se encontrou pelo menos três ligações e se cada linha tem um serviço atual, dimensão, proprietário, objetivo e prioridade.
Exercício E3.1: A ronda pelos colegas. Pergunte a pelo menos três pessoas (ou, se trabalhar sozinho, percorra os seus próprios equipamentos) que programas, sites e aplicações utilizam para o seu trabalho. Registe o que ainda não tinha na sua lista e o que aprendeu com isso.
Exercício E3.1: A ronda pelos colegas
Pergunte a pelo menos três colegas (ou percorra os seus próprios dispositivos e navegador): "Vamos mudar de serviço e não queremos que ninguém perca nada. Que programas, sites e aplicações utiliza no seu trabalho, mesmo que os tenha configurado você mesmo?" O modelo para o exercício A3.1 encontra-se nesse exercício.
As suas marcações e notas ficam apenas neste navegador; não as enviamos para lado nenhum. Se tiver sessão iniciada, guardamos em Os meus cursos apenas que concluiu o exercício.
Para saber mais
Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.