Módulo 8 · 8.3
Comparar custos e gestão de forma justa
Módulo 8: Cópias de segurança, saída e gestão · Tempo de leitura: 10 minutos
Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá comparar de forma justa os custos totais e a gestão da sua configuração antiga e da nova, sem olhar apenas ao preço por utilizador, e registar quem faz que trabalho de gestão.
Conceitos-chave: custos totais (TCO), custos únicos e recorrentes, licença por utilizador, armazenamento, extensões, custos de migração, formação, tempo próprio, serviço gerido, autoalojamento, tarefas de gestão, quem faz o quê (RACI), estabilidade de preços, escalabilidade
A comparação errada
A primeira pergunta que quase toda a gente faz é: "Quanto custa por utilizador por mês?" Coloca-se esse número ao lado da licença atual, e pronto. Essa é a comparação errada, por duas razões.
Em primeiro lugar, não está a comparar o mesmo. Um pacote de um fornecedor inclui correio eletrónico, ficheiros, office e chat; noutro, o office é uma licença separada, o correio eletrónico está noutro pacote e o armazenamento extra é mais caro. Em segundo lugar, está a deixar de fora tudo o que não é uma fatura: o seu tempo e o dos seus colegas, a formação, a gestão, a própria migração.
Nesta lição não utilizamos preços de fornecedores reais. Estes mudam, e o que importa aqui é o método. Preencha os valores com orçamentos e listas de preços que peça nesse momento.
Custos totais: tudo junto
Por custos totais (em inglês total cost of ownership, TCO) entendemos todos os custos ao longo de um período fixo, por exemplo três anos, incluindo os custos únicos. Um período de três anos é conveniente porque os custos únicos de migração são assim ponderados de forma justa.
| Tipo | Exemplos | Único ou recorrente |
|---|---|---|
| Licenças e subscrições | Por utilizador, por pacote, licenças de office, chat, caixas de correio | Recorrente |
| Armazenamento | Armazenamento extra acima do pacote, crescimento dos seus dados por ano | Recorrente, crescente |
| Extensões | Arquivo, cópia de segurança extra, segurança adicional, funções de gestão avançadas | Recorrente |
| Nome de domínio e DNS | Registo, eventualmente serviço de DNS | Recorrente |
| Cópia de segurança fora do serviço | Segundo serviço ou armazenamento, discos externos (lição 8.1) | Recorrente e único |
| Migração | Ajuda de um especialista ou do fornecedor, eventualmente pagar em duplicado durante a transição | Único |
| Período duplo | Serviço antigo e novo em simultâneo durante a transição, prazo de rescisão | Único |
| Formação | Formações, criação de guias de consulta rápida, horas dos colegas | Único, e com novos colegas |
| Tempo próprio para gestão | Horas por mês para utilizadores, perguntas, atualizações (em autoalojamento), verificações | Recorrente |
| Custos de saída na partida | Exportação, eventuais custos do fornecedor (proibidos a partir de 12 de janeiro de 2027 segundo o Regulamento dos Dados (Data Act), lição 8.2) | Único, posterior |
| Dispositivos e software | Por exemplo, um programa de ambiente de trabalho, um gestor de palavras-passe | Recorrente ou único |
O item mais importante é também o mais esquecido: o tempo próprio. Calcule-o multiplicando o número de horas por um valor horário fixo que você mesmo escolha. Mesmo que ninguém o fature, isso custa-lhe algo.
Um exemplo de cálculo sem preços reais
Na Bakkerij De Korrel, o Ruud trabalha com variáveis, para que o exemplo seja válido para todos:
G= número de utilizadores (12)L= licença por utilizador por mês, incluindo office quando necessárioO= armazenamento extra por mêsB= cópia de segurança externa por mêsU= horas de gestão própria por mês,T= valor horário que a padaria aplica ao tempo próprioM= custos de migração únicos (ajuda mais horas próprias xT)D= período duplo: meses em que o antigo e o novo são pagos em simultâneo, multiplicado pelo custo mensal antigoOp= formação (horas x número de colegas xT)
Custos totais ao longo de 36 meses:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpEle faz esta conta duas vezes: uma para "manter como está", outra para "mudar". Em "manter como está", M, D e Op são zero, mas ele conta com os aumentos de preço que o fornecedor antigo já anunciou, e com o tempo que atualmente se perde com palavras-passe partilhadas e ficheiros extraviados.
O resultado não é "o mais barato ganha". É um número que permite conversar de forma justa: a mudança custa tanto uma única vez, e depois tanto mais ou menos por mês, em troca de mais controlo e menos dependência (módulo 1). Por vezes a opção europeia é mais cara, por vezes mais barata. Ambos os resultados são uma boa razão para escolher de forma consciente.
Serviço gerido ou autoalojamento?
Com software europeia e aberta (Nextcloud, Matrix, Jitsi) também é possível optar pelo autoalojamento: instalar o software num servidor próprio ou alugado. Isto parece económico, porque o software é gratuito. Calcule-o de forma justa:
| Serviço gerido | Autoalojamento | |
|---|---|---|
| Servidor, armazenamento, cópia de segurança | A cargo do fornecedor | Tratado e pago por si |
| Atualizações e correções de segurança | Fornecedor | Você, a tempo, mesmo durante as férias |
| Avaria às 7 horas da manhã | Fornecedor | Você |
| Conhecimento | A cargo do fornecedor | A cargo de si, ou daquele colega especialmente habilidoso |
| Controlo | Elevado, se o fornecedor for europeu e tiver uma boa saída | O mais elevado |
Para uma organização de doze pessoas sem conhecimentos informáticos próprios, o autoalojamento é normalmente um risco, não uma poupança. Um servidor que fica meses sem atualizações é menos seguro do que um serviço bem gerido. Para uma organização com gestores de TI próprios, pode ser precisamente a melhor escolha.
Distribuir a gestão: quem faz o quê?
Mesmo com um serviço gerido, há sempre trabalho a fazer. Registe quem faz o quê, com uma divisão simples: quem executa, quem é o responsável final, quem é consultado e quem é mantido informado (frequentemente chamado RACI, a partir das palavras em inglês).
| Tarefa | Executar | Responsável final | Frequência |
|---|---|---|---|
| Criar novo colega, atribuir licença | Gestor de escritório | Proprietário | Na admissão |
| Colega que sai: transferir, desativar | Gestor de escritório | Proprietário | Na saída |
| Verificar quem é administrador e quem tem licenças | Gestor de escritório | Proprietário | Trimestralmente |
| Teste de recuperação de cópias de segurança | Gestor de escritório | Proprietário | Anualmente |
| Teste de saída | Gestor de escritório | Proprietário | Anualmente |
| Iniciar atualizações (se o serviço deixar essa tarefa ao cliente) | Gestor de escritório | Proprietário | A cada versão principal |
| Atualizar o contrato de subcontratação (art. 28.º RGPD) e o registo | Proprietário | Proprietário | Em caso de alteração, pelo menos anualmente |
| Responder a perguntas dos colegas | Embaixador (lição 9.1) | Gestor de escritório | Contínuo |
Uma tarefa sem nome não se concretiza. Uma tarefa com um único nome não se concretiza se essa pessoa estiver doente. Por isso, nas tarefas mais importantes, defina também um substituto.
O que mais ter em conta na comparação
- Estabilidade de preços: com que frequência e de que forma o preço pode mudar, e tem nesse caso direito de rescisão?
- Escalabilidade: o que acontece com 15 ou 25 utilizadores, ou com o dobro do armazenamento? Fica nesse caso num pacote diferente?
- O que está realmente incluído: apoio no seu idioma, cópias de segurança a partir das quais consegue restaurar algo, um contrato de subcontratação, possibilidades de exportação.
- Período experimental: pode primeiro fazer um projeto-piloto com alguns colegas (lição 3.3)?
Na prática: como se apresenta num fornecedor
Num WebOké Nextcloud existem pacotes que diferem no número de utilizadores e no armazenamento, licenças de Office por utilizador, e a possibilidade de ampliar o armazenamento ou o número de utilizadores em O meu WebOké. As atualizações, a segurança e as cópias de segurança do sistema são da responsabilidade da WebOké; uma nova versão principal é iniciada pelo próprio proprietário do pacote, com um único botão. A gestão de utilizadores, as licenças e os testes de recuperação ficam a cargo do cliente. Os preços não constam deliberadamente nesta formação.
Noutros fornecedores, a divisão é diferente. Por isso, preencha a tabela "quem faz o quê" por fornecedor, e inclua-a na sua comparação.
Resumo
- Compare os custos totais ao longo de um período fixo, não apenas o preço por utilizador.
- Conte os custos únicos (migração, período duplo, formação) e, sobretudo, o seu próprio tempo.
- O autoalojamento é software sem licença, mas com trabalho: calcule-o de forma justa.
- Registe as tarefas de gestão com um nome e um substituto.
- Preste atenção à estabilidade de preços, à escalabilidade e ao que está realmente incluído no pacote.
Quiz
Exercício
Exercício E8.3: Modelo de custos e divisão da gestão. Preencha o modelo de custos em OPDRACHTEN.md para "manter como está" e "mudar", com valores de orçamentos ou listas de preços que peça você mesmo, ao longo de 36 meses. De seguida, preencha a tabela "quem faz o quê" com nomes e substitutos.
Exercício E8.3: Modelo de custos e divisão da gestão
Preencha o modelo de custos duas vezes (manter como está e mudar) com valores de orçamentos ou tabelas de preços próprias, e divida a gestão.
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Para saber mais
Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.
- Manual do Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family ou Max: diferenças e mudança de pacote
- Manual do Nextcloud 14.4: Mais armazenamento ou utilizadores, alterar ou cancelar o plano
- Manual do Nextcloud 14.6: Atualizações do Nextcloud: quando e como
- Manual do Nextcloud 14.7: Permissões: quem gere o quê na sua Nextcloud?
- Qual pacote Nextcloud é adequado para si e como posso expandir?