Formatos de escritório: OOXML, ODF e PDF

Módulo 6: Ficheiros e documentos · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá explicar o que são realmente docx, odt e pdf, por que razão um documento pode ter um aspeto diferente após uma mudança, e escolherá o formato certo para colaborar, trocar ficheiros e arquivar.

Conceitos-chave: formato de ficheiro, norma aberta, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), formatos binários antigos (doc, xls, ppt), pdf e PDF/A (ISO 19005), csv, tipo de letra, tipo de letra métrica-equivalente, conversão

Um documento é um acordo

Um ficheiro é uma sequência de bytes. Só através de um formato de ficheiro é que um programa sabe o que esses bytes significam: isto é um título, isto está a negrito, isto é uma tabela com três colunas. Se esse formato estiver descrito publicamente e qualquer pessoa o puder utilizar sem autorização ou licença, falamos de uma norma aberta (lição 2.2). Assim, programas diferentes conseguem ler e escrever o mesmo ficheiro, e não fica dependente de um único fabricante.

Para documentos de escritório existem duas grandes normas abertas e um formato para fixar o conteúdo.

OOXML: docx, xlsx e pptx

Desde o Office 2007, o Microsoft Office guarda os documentos por predefinição como Office Open XML, abreviadamente OOXML. Conhece as extensões: docx, xlsx e pptx. A norma está fixada como ECMA-376 e como norma internacional ISO/IEC 29500.

Um docx é, na verdade, um ficheiro zip com uma estrutura fixa. Renomeie uma cópia de offerte.docx para offerte.zip e extraia-o. Verá, entre outros, o seguinte:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Duas coisas a saber. Em primeiro lugar, a norma ISO/IEC 29500 tem uma variante estrita (Strict) e uma mais ampla (Transitional) onde também cabem peculiaridades antigas do Word; o Office escreve por predefinição a variante Transitional. Em segundo lugar, um docx pode conter elementos que só o Microsoft Office compreende, como macros em VBA (em docm e xlsm), botões ActiveX ou suplementos. O formato é aberto, mas nem tudo o que nele pode estar funciona em todo o lado. Esse é o tema da lição 6.5.

ODF: odt, ods e odp

O OpenDocument Format (ODF) foi desenvolvido na organização de normalização OASIS e fixado como ISO/IEC 26300. As extensões são odt (texto), ods (folha de cálculo) e odp (apresentação). Também um odt é um ficheiro zip. O primeiro elemento chama-se mimetype e contém literalmente o tipo de documento, por exemplo application/vnd.oasis.opendocument.text. O conteúdo está em content.xml, os estilos em styles.xml.

O ODF é o formato próprio do LibreOffice e dos pacotes construídos sobre ele, como o Collabora Online. Muitos governos na Europa indicam o ODF como formato preferencial para troca e arquivo. Na Holanda, o ODF consta da lista "aplicar ou justificar" (pas toe of leg uit) do Forum Standaardisatie, tal como o pdf e o PDF/A.

Que formato escolher?

Ambos são normas abertas. A diferença prática está em quem são as pessoas com quem trabalha e que programa utiliza.

A regra mais importante: escolha um formato principal por tipo de documento e mantenha-se nele. Cada vez que um ficheiro é convertido de um lado para o outro (docx para odt para docx), algo se pode alterar.

Formatos antigos: doc, xls e ppt

Os ficheiros anteriores a 2007 (doc, xls, ppt) são formatos binários: não são um zip com XML, mas sim uma estrutura de ficheiro própria da Microsoft. Os pacotes de escritório modernos ainda os abrem, mas nem sempre sem erros, e podem conter macros sem que a extensão o denuncie. Conselho numa mudança: converta os ficheiros antigos que ainda utiliza para docx, xlsx ou pptx (ou ODF) e guarde o original como arquivo.

Pdf e PDF/A

Um pdf destina-se a fixar o aspeto de algo, de forma igual em qualquer dispositivo. É possível editar, mas não é esse o objetivo. O PDF/A (ISO 19005) é uma variante mais estrita para arquivo: todos os tipos de letra estão incluídos no ficheiro, não pode haver referências externas nem scripts, de modo a que o ficheiro continue legível por si só ao longo de muitos anos. Escolha o PDF/A para tudo o que precise de guardar durante muito tempo, como as contas anuais.

Porque é que um documento pode ter um aspeto diferente

Após uma mudança, os colegas dizem rapidamente: "tem um aspeto diferente". A causa é quase sempre o tipo de letra. Um documento indica o seu tipo de letra (por exemplo Calibri), mas o próprio tipo de letra normalmente não está incluído. O programa que apresenta o documento tem de ter esse tipo de letra instalado. Se não o tiver, utiliza um substituto, que tem larguras de letra diferentes. Uma linha fica diferente, uma tabela fica mais larga, uma página desloca-se.

Para os tipos de letra mais conhecidos da Microsoft existem substitutos de código aberto métrica-equivalentes: cada letra tem exatamente a mesma largura, só a forma difere ligeiramente. Assim, o texto mantém a mesma disposição.

Tipos de letra como Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic ou um tipo de letra de identidade visual próprio não têm um substituto deste género. Um escritório online tem então de os substituir por algo semelhante, e então o texto pode ficar com uma disposição diferente. Na Bakkerij De Korrel, foi o caso do tipo de letra da identidade visual no papel timbrado. A solução: instalar o tipo de letra (se a licença o permitir) no fornecedor, ou escolher no modelo um tipo de letra livre.

Outras coisas que podem alterar-se numa mudança de formato: cabeçalhos e rodapés com campos, índices (que precisam de ser atualizados novamente), comentários e alterações registadas, objetos incorporados e, em folhas de cálculo, formatação condicional e gráficos.

Na prática: como funciona num fornecedor

No Euro-Office, num Nextcloud WebOké, abre docx, xlsx e pptx sem conversão, e também odt, ods, odp, rtf, txt, csv e os formatos antigos doc, xls e ppt. Com Ficheiro, Descarregar como escolhe, entre outros, DOCX, ODT, PDF ou PDF/A; com Guardar cópia como a cópia fica no seu Nextcloud. Para os cinco tipos de letra da tabela, os substitutos métrica-equivalentes estão instalados no servidor. Outros pacotes de escritório online têm menus semelhantes; quais os tipos de letra que reconhecem varia consoante o fornecedor. Pergunte previamente se utiliza um tipo de letra de identidade visual próprio.

Resumo

• docx, xlsx e pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) e odt, ods e odp (ODF, ISO/IEC 26300) são ambos normas abertas e ambos ficheiros zip com XML.
• Escolha o formato que o seu escritório utiliza internamente e que os seus parceiros de colaboração conhecem, e mantenha-se nele.
• Os ficheiros binários antigos (doc, xls, ppt) devem ser convertidos; guarde o original.
• Pdf para fixar, PDF/A para guardar a longo prazo.
• As alterações de aspeto devem-se quase sempre aos tipos de letra; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman e Courier New têm substitutos métrica-equivalentes.

Quiz

Exercício

Exercício A6.3: Formato e tipos de letra do seu próprio documento. Carregue um documento que utilize frequentemente (por exemplo, o seu modelo de carta). O programa indica qual é realmente o formato, que tipos de letra contém e se existe um substituto métrica-equivalente para cada tipo de letra.

Leitura complementar

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.

• Manual do Euro-Office 1.4: Com que navegadores e formatos de ficheiro funciona o Euro-Office?
• Manual do Euro-Office 2.5: Descarregar como docx, xlsx, pptx, odt ou pdf
• Manual do Euro-Office 12.3: Os tipos de letra têm um aspeto diferente
• ISO/IEC 29500 e ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 e OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, lista de normas abertas (ODF, PDF/A), o organismo neerlandês que gere esta lista "aplicar ou justificar"