Macros, modelos e teste de compatibilidade

Módulo 6: Ficheiros e documentos · Tempo de leitura: 12 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá, com um conjunto de teste dos seus próprios documentos, determinar o que funciona bem num novo pacote de escritório online, o que precisa de adaptar e o que é melhor manter noutro programa, com especial atenção às macros VBA, modelos, tipos de letra e combinação de correspondência.

Conceitos-chave: conjunto de teste, compatibilidade, macro VBA (xlsm, docm), macro JavaScript, função personalizada (#NAME?), suplemento (add-in), modelo (dotx, xltx, potx), identidade visual, controlo de conteúdo, campo de formulário, combinação de correspondência, controlo de alterações, comentários, nomes de funções e separador

Porquê testar, se os formatos são abertos?

Na lição 6.3 viu que o docx e o odt são normas abertas. Isso não significa que cada programa trate igualmente bem tudo o que está num ficheiro desses. Uma carta simples ou uma folha de cálculo funciona em qualquer lado. O problema surge nos elementos especiais: macros, botões, suplementos, campos de formulário, modelos complexos e tipos de letra que não existem. Estes encontram-se quase sempre precisamente nos documentos de que uma organização depende: o gerador de orçamentos, o formulário de horas, o papel timbrado.

Por isso, antes da mudança, crie um conjunto de teste e percorra-o sistematicamente. Não para provar que o novo pacote é bom, mas para saber o que precisa de tratar.

Passo 1: escolha o seu conjunto de teste

Escolha de 15 a 25 documentos. Não aleatórios, mas os documentos mais importantes ou mais complexos:

• os documentos mais utilizados (pergunte aos colegas, ou veja no seu serviço antigo em "recentes");
• todos os modelos e o papel timbrado;
• cada ficheiro com macros (extensões xlsm, docm, pptm, e ficheiros xls ou doc antigos que possam conter macros);
• documentos com formulários, combinação de correspondência (cartas a partir de uma lista de endereços) ou ligações a outros ficheiros;
• documentos que troca com entidades externas (contabilista, cliente);
• alguns ficheiros grandes ou antigos.

Na Bakkerij De Korrel, foram 18 documentos, incluindo o gerador de orçamentos (Excel com macro), o papel timbrado (modelo do Word com o tipo de letra da identidade visual), a lista de preços, o cartão de férias, a carta de Natal anual aos clientes e a apresentação para feiras.

Passo 2: teste cada documento em pontos fixos

Abra cada documento no novo pacote de escritório e faça o que normalmente faz com ele. Anote por documento:

1. Abre? E tem o mesmo aspeto (formatação, espaçamento entre linhas, paginação)?
2. Editar e Guardar: altere algo, guarde, abra novamente. Continua correto?
3. De volta ao parceiro: abra o ficheiro editado no programa do destinatário (por exemplo, o Word no contabilista). Continua com bom aspeto aí?
4. Elementos especiais: os botões, fórmulas, campos, índice, cabeçalhos e rodapés funcionam?
5. Edição conjunta: duas pessoas conseguem editar ao mesmo tempo sem problemas?
6. Impressão e pdf: a impressão está correta?

Macros: a verdade nua e crua

Uma macro é um pequeno programa dentro de um documento: um botão que gera um orçamento, copia dados ou ordena uma lista. No Microsoft Office, as macros são escritas em VBA (Visual Basic for Applications). Os ficheiros com macros têm uma extensão própria: xlsm, docm e pptm. No ficheiro zip, o código encontra-se num componente vbaProject.bin.

Os pacotes de escritório online das clouds europeias não executam VBA. O Euro-Office e o ONLYOFFICE conhecem macros em JavaScript; o Collabora e o LibreOffice têm o seu próprio Basic e Python, e conseguem executar de forma limitada algum código VBA no programa de ambiente de trabalho LibreOffice. No navegador, na prática, não pode contar com isso. O ficheiro até abre: vê todos os dados e fórmulas, mas os botões não fazem nada.

O que pode fazer?

Duas armadilhas. Guarde sempre o original: se guardar um xlsm noutro pacote, o código VBA pode tornar-se inutilizável para o Excel. E as funções personalizadas: se uma fórmula utilizava uma função VBA criada por si, como =DESCONTO(A1), essa dará um valor de erro no novo pacote, como #NAME?.

A segurança também entra em jogo. As macros em ficheiros de terceiros podem ser prejudiciais. Um bom pacote pergunta, ao abrir, se pretende executar macros automáticas. Escolha sim apenas se confiar no ficheiro.

Modelos e identidade visual

Um modelo (dotx, xltx, potx, ou ott no ODF) é um documento de partida: papel timbrado, orçamento, apresentação com identidade visual. Teste três aspetos:

• Tipo de letra: o tipo de letra da identidade visual está instalado no servidor do pacote de escritório online? Se não, o texto desloca-se (lição 6.3). Pergunte ao fornecedor se o pode instalar, ou escolha um tipo de letra livre semelhante.
• Logótipo e cabeçalho/rodapé: estão corretos, também na segunda página?
• Campos: data, números de página, índice. Atualize-os uma vez.

Crie na nova cloud uma pasta fixa Modelos, com direito de leitura apenas para a maioria das pessoas, para que ninguém altere acidentalmente o original.

Formulários, combinação de correspondência e controlo de alterações

• Campos de formulário e controlos de conteúdo (listas pendentes, caixas de verificação, seletores de data no Word) não funcionam da mesma forma em todos os pacotes. Teste o preenchimento e o reenvio.
• Combinação de correspondência (cartas a partir de uma lista de endereços) funciona em muitos pacotes online, mas por vezes com limites, como um número máximo de destinatários de cada vez ou sem folhas de etiquetas. Teste com a sua lista de endereços real.
• Controlo de alterações e comentários costumam funcionar bem nos dois sentidos. Verifique, no entanto, se os nomes dos autores estão corretos, e remova-os antes de enviar um documento para o exterior.
• Suplementos (add-ins) do Microsoft Office, como os de um pacote de contabilidade ou CRM, não funcionam noutro pacote de escritório. Verifique se o fornecedor dessa aplicação tem outra forma de integração.

Folhas de cálculo: nomes de funções e separadores

Quem está habituado ao Excel em português escreve =SOMA(B3:B11) e =SE(B5>0;"lucro";"prejuízo"), com um ponto e vírgula entre os elementos. Um pacote de escritório online pode estar configurado para nomes em inglês e vírgulas (=SUM(...), =IF(...,...)). O ficheiro em si não muda por causa disso: as funções são guardadas no ficheiro de forma fixa. O que importa é o que escreve. Verifique a definição do idioma das fórmulas e da região, e informe os colegas sobre qual a forma a utilizar.

Passo 3: decida por documento

Atribua a cada documento um resultado no seu conjunto de teste: verde (funciona), laranja (funciona após um ajuste, anote qual) ou vermelho (não funciona, escolha uma solução na tabela das macros). Alguns documentos vermelhos não são motivo para não avançar com a mudança. São, sim, motivo para os resolver antes da data da mudança, ou para manter conscientemente uma licença do Excel para o gerador de orçamentos até ser substituído.

Na prática: como se apresenta num fornecedor

No Euro-Office, numa instalação Nextcloud da WebOké, um xlsm abre com todos os dados, mas sem os botões VBA funcionais. No separador Ver e Macros, cria uma macro em JavaScript ou grava uma; em Funções personalizadas, cria a sua própria função. Em Ficheiro, Definições avançadas, encontra o idioma das fórmulas e a região. A combinação de correspondência está no separador Colaboração. Noutros pacotes, os menus têm outros nomes, mas os limites são semelhantes: o VBA não funciona de forma completa no navegador em nenhum dos pacotes online europeus.

Resumo

• As normas abertas nada dizem sobre macros, suplementos e formulários: teste os seus próprios documentos.
• Crie um conjunto de teste de 15 a 25 documentos importantes e complexos e teste-os em pontos fixos.
• As macros VBA não funcionam nos pacotes online; verifique primeiro se a macro ainda é necessária e guarde sempre o original.
• Verifique os modelos quanto ao tipo de letra, logótipo e campos, e coloque-os numa pasta fixa com direito de leitura.
• Atribua a cada documento verde, laranja ou vermelho, e resolva os vermelhos antes da data da mudança.

Quiz

Exercício

Exercício A6.5: Análise de compatibilidade do seu próprio documento. Carregue um documento que considere importante (por exemplo, uma folha de cálculo com macros ou o seu modelo). O programa procura macros, ligações externas, objetos incorporados, campos de formulário, alterações controladas e comentários, funções desconhecidas e tipos de letra sem substituto, e apresenta, por ponto, verde, laranja ou vermelho com um conselho.

Exercício E6.5: O seu conjunto de teste. Preencha o conjunto de teste para pelo menos dez dos seus próprios documentos, com o resultado por ponto de teste e uma decisão por documento.

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores, o funcionamento é semelhante.

• Manual do Euro-Office 15.30: Um ficheiro Excel com macros VBA: e agora?
• Manual do Euro-Office 15.2: Fórmulas vindas do Excel: nomes de funções portugueses e o ponto e vírgula
• Manual do Euro-Office 15.22: Criar cartas a partir de uma lista de destinatários
• Manual do Euro-Office 12.2: Um documento abre apenas em modo de leitura
• Manual do Euro-Office 12.3: Os tipos de letra têm um aspeto diferente
• Manual do Euro-Office 15.24: Remover comentários e alterações antes de enviar um documento