Conversar e reunir

Módulo 7: Colaborar, aplicações e segurança · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, você será capaz de escolher uma alternativa europeia para chat e videochamadas e organizar a mudança a partir do Teams, Slack ou Zoom, incluindo o que fazer com o histórico de conversas.

Conceitos-chave: chat, conversa ou canal, videoconferência, convidado sem conta, lobby (sala de espera), moderador, encriptação em trânsito, encriptação ponto a ponto, histórico de conversas, prazo de conservação, norma aberta (Matrix), alojamento próprio

Porque é que o chat é a parte mais difícil

O correio eletrónico, as agendas e os ficheiros têm normas abertas: IMAP, CalDAV, WebDAV. Pode copiá-las de um fornecedor para outro. No caso do chat e das videoconferências, isso é diferente. O Microsoft Teams, o Slack, o Zoom e o WhatsApp têm cada um o seu próprio sistema. Uma conversa do Teams não pode ser "importada" para outra aplicação de chat. Portanto, começa-se de novo.

Isto soa pior do que é. Na Bakkerij De Korrel, trata-se de três coisas: perguntar rapidamente algo a um colega ("os pãezinhos de passas já estão prontos?"), uma reunião semanal com os padeiros que trabalham a partir de casa sobre o planeamento, e de vez em quando uma videochamada com um cliente ou fornecedor. Isto é possível em qualquer programa de chat moderno. A dificuldade está nos hábitos e nas mensagens antigas.

De que precisa? Quatro perguntas

Antes de escolher um programa, responda a quatro perguntas:

Alternativas europeias e abertas

Existem, grosso modo, dois tipos de soluções: chat e chamadas integrados na sua cloud, e programas autónomos.

Há duas coisas a destacar. A Suíça e o Reino Unido não são membros da UE. Para ambos os países, a Comissão Europeia adotou uma decisão de adequação: os dados podem ser transferidos para lá sem medidas adicionais (lição 2.1). E "código aberto, desenvolvido por uma empresa norte-americana" (Jitsi) significa algo diferente de "serviço de uma empresa norte-americana". Se executar o Jitsi num servidor próprio ou junto de um fornecedor europeu, a sua conversa não passa pela 8x8. O software é de todos; o serviço é de quem gere o servidor.

Transporte, ponto a ponto e quem gere o servidor

Quase todos os programas encriptam a ligação entre o seu dispositivo e o servidor. Isto chama-se encriptação em trânsito. Alguém na mesma rede wifi não consegue ler a conversa, mas o próprio servidor pode, em princípio, fazê-lo.

Na encriptação ponto a ponto, só os participantes conseguem ler ou ouvir a conversa, nem mesmo o administrador do servidor o consegue. O Threema e o Wire fazem isso por predefinição. O Matrix pode fazê-lo por conversa, e no Element isso está ativado por predefinição para conversas privadas. No Nextcloud Talk e no Jitsi, depende da versão e das configurações do servidor. Nesses casos, parta do princípio de que o administrador do servidor consegue ver as mensagens de chat, a menos que o seu fornecedor indique o contrário por escrito.

Para uma padaria que discute o planeamento, a encriptação em trânsito costuma ser suficiente, desde que o servidor esteja junto de uma entidade em quem confia e que esteja sujeita ao direito europeu. Se discutir dados médicos ou negociações confidenciais, então a encriptação ponto a ponto tem mais peso.

Convidados, lobby e moderadores

Os clientes e fornecedores não têm conta no seu ambiente. Para isso existe uma ligação de convidado: qualquer pessoa com a ligação pode participar através do navegador, sem instalar nada. Isto é prático, mas também um risco, pois uma ligação pode ser reencaminhada.

Três hábitos tornam isto seguro:

1. Defina uma palavra-passe na ligação e envie-a através de outro canal, por exemplo por SMS.
2. Utilize um lobby (sala de espera): os convidados aguardam até que um moderador abra a reunião e os deixe entrar.
3. Desative o acesso de convidados depois da reunião, ou crie uma nova conversa por cada reunião.

O que fazer com o histórico de conversas antigo

As mensagens do Teams, Slack ou WhatsApp não são transferidas. Por isso, decida previamente:

• O que deve ser conservado? Acordos com clientes, decisões, orçamentos que foram discutidos num chat. Na verdade, essas coisas não deveriam estar apenas num chat. Coloque-as num documento ou no correio eletrónico, antes de mudar.
• O que pode ser eliminado? A maior parte: "chego 5 minutos atrasado", fotografias do almoço, perguntas avulsas.
• Como conservar o resto? O Teams e o Slack têm funções de exportação para administradores (no Microsoft 365 através do eDiscovery, no Slack através da função de exportação do espaço de trabalho, dependendo do seu plano). Recebe então ficheiros (frequentemente em JSON ou HTML) que guarda como arquivo numa pasta com acesso restrito. Não ficam pesquisáveis no seu novo programa de chat.
• Durante quanto tempo? Conserve o arquivo pelo tempo necessário para a sua administração ou para os seus acordos, e não mais do que isso. Se contiver dados pessoais, o RGPD também se aplica ao arquivo.

Guarde também separadamente os ficheiros partilhados em canais do Teams. No Microsoft 365, estes encontram-se normalmente no SharePoint ou no OneDrive e são transferidos juntamente com a migração de ficheiros (lição 6.1), não com o chat.

A própria mudança

Um programa de chat só funciona quando todos o utilizam. Mudar pela metade é a pior opção: ninguém sabe onde está uma mensagem. Por isso:

1. Escolha uma data em que o novo programa se torna o único programa de chat.
2. Crie previamente as conversas de que precisa: uma conversa geral, uma por equipa (na De Korrel: "padaria", "loja", "entregas") e uma para a reunião semanal.
3. Faça com que todos instalem a aplicação no telemóvel e no computador antes dessa data (lição 7.2).
4. Coloque uma mensagem fixada no programa antigo: "A partir de segunda-feira, conversamos no Talk. Não responda mais aqui."
5. Passe o programa antigo para só leitura passadas algumas semanas e depois desative-o.

Na prática: como é junto de um fornecedor

Neste exemplo, utilizamos o Nextcloud Talk num Nextcloud WebOké. O Talk está incluído em pacotes com uma licença Office. Abre o Talk através do ícone no topo. Na página inicial, as suas conversas aparecem à esquerda, com o botão Iniciar reunião agora cria imediatamente uma reunião com uma ligação, e com Verificar dispositivos testa a câmara e o microfone. O acesso de convidados é ativado por conversa em Configurações da conversa, em Administração; aí também define uma palavra-passe. O lobby encontra-se em Reunião. Neste ambiente não é possível gravar conversas nem ligar para números de telefone normais.

Noutros fornecedores de Nextcloud, e em serviços de Matrix, Jitsi ou BigBlueButton, o funcionamento é semelhante: a ligação de convidado, a palavra-passe, a sala de espera e os moderadores têm por vezes outros nomes, mas a ideia é a mesma.

Resumo

• As conversas de chat não são transferidas para um novo programa. Coloque previamente o que é importante num documento ou no correio eletrónico, e exporte o resto como arquivo.
• Escolha com base em quatro perguntas: quem, quantos, o que deve ser conservado, quão sensível é.
• A encriptação em trânsito protege durante a transmissão; a encriptação ponto a ponto também protege contra o servidor. Quem gere o servidor também conta.
• Segurança com convidados: palavra-passe, lobby, acesso de convidados desativado depois da reunião.
• Mude numa única data fixa, com as aplicações já instaladas.

Quiz

Exercício

Exercício E7.1: Preparar a sua mudança de chat. Responda às quatro perguntas desta lição para a sua própria organização, faça uma lista dos grupos e canais de chat que atualmente tem, e determine por grupo: o que deve ser conservado, onde vai ficar, e qual a conversa no novo programa que o substitui.

Leitura adicional

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; junto de outros fornecedores, o funcionamento é semelhante.

• Manual do Nextcloud 10.1: O que é o Talk e quem tem acesso a ele?
• Manual do Nextcloud 10.3: Videochamada e reuniões: câmara, microfone, fundo e levantar a mão
• Manual do Nextcloud 10.5: Convidar visitantes através de uma hiperligação (sem conta)
• Manual do Nextcloud 16.22: Convidados numa reunião do Falar com sala de espera (lobby)
• Videochamadas no Nextcloud Talk não funcionam: causas e soluções
• Especificação do Matrix: https://spec.matrix.org/