Módulo 3 · 3.2
Contar dados, utilizadores e propriedade
Módulo 3: Inventariar e planear · Tempo de leitura: 10 minutos
Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, será capaz de determinar a dimensão dos seus dados por serviço e por utilizador, identificar quem é o proprietário de que dados, e organizar tudo previamente para que a mudança decorra de forma mais rápida e segura.
Conceitos-chave: utilização de armazenamento, tamanho da caixa de correio, armazenamento pessoal, unidade partilhada ou site de equipa, partilha externa, licença, utilizador ativo, proprietário dos dados, administrador, organização prévia, prazo de conservação
Porquê contar?
Com o inventário da lição 3.1 já sabe o que tem. Agora quer saber quanto e de quem. Há três razões para isso:
- Vai caber? O seu novo pacote tem de ser suficientemente grande, também para o crescimento dos próximos anos.
- Quanto tempo demora? A cópia do correio eletrónico e dos ficheiros tem uma determinada velocidade. Copiar dezenas de gigabytes demora horas a dias, e uma caixa de correio com cem mil mensagens demora mais tempo do que uma com dez anexos grandes.
- Quem decide? Para cada pasta e cada caixa de correio, alguém tem de dizer: isto segue, isto pode ser eliminado.
Armazenamento por serviço e por utilizador
Os grandes serviços de cloud mostram no portal de administração quanto armazenamento está a ser utilizado, normalmente discriminado por correio eletrónico, ficheiros e fotografias, e por utilizador. No Google Workspace e no Microsoft 365 encontra isso no ambiente de administração, nos relatórios ou na vista geral de armazenamento; os nomes exatos dos menus mudam regularmente, pelo que deve procurar na ajuda do seu serviço por "storage usage" ou "utilização de armazenamento".
Registe por utilizador:
| Utilizador | Correio eletrónico (GB) | Ficheiros (GB) | Último início de sessão | Segue? |
|---|---|---|---|---|
| Sanne | 9,2 | 14,0 | hoje | sim |
| Jeroen | 2,1 | 3,5 | na semana passada | sim |
| antigo estagiário | 0,8 | 1,2 | há 14 meses | não, arquivar |
Observe também o último início de sessão. Contas que já não são utilizadas há meses pertencem muitas vezes a pessoas que saíram. Essas não devem ser transferidas como uma conta normal; em vez disso, deve arquivar os dados ou transferi-los para um colega.
Não tem portal de administração, por exemplo porque cada pessoa tem uma caixa de correio gratuita separada? Então cada pessoa verifica por si própria: nas definições do correio eletrónico ou do armazenamento consta o espaço que está a ser utilizado.
O armazenamento partilhado é da organização
Na maioria dos serviços existe uma diferença entre:
- armazenamento pessoal: os ficheiros de uma pessoa, mesmo que esta os partilhe com outras. No Google chama-se "O meu Drive", no Microsoft, OneDrive.
- armazenamento partilhado de uma equipa ou da organização: no Google, uma unidade partilhada; no Microsoft, um site de equipa no SharePoint ou os ficheiros num canal do Teams.
Essa diferença é importante. Um ficheiro no armazenamento pessoal de um colega desaparece quando a conta deste é eliminada, mesmo que toda a equipa o utilizasse. Um ficheiro no armazenamento partilhado permanece. Na mudança, pretende-se que os ficheiros comuns no novo serviço fiquem igualmente em armazenamento partilhado: no Nextcloud, por exemplo, numa pasta de equipa (lição 6.2).
Por isso, verifique, para cada pasta importante, onde esta se encontra atualmente. Frequentemente verifica-se que a pasta "Clientes" está, na realidade, no Drive pessoal do proprietário da padaria, e foi partilhada com todos. Nesse caso, essa pessoa é a proprietária e tem de a exportar pessoalmente, ou um administrador terá primeiro de transferir a propriedade.
Partilhas externas
Uma partilha externa é um ficheiro ou uma pasta que partilhou com alguém fora da sua organização, ou uma ligação pública. Estas praticamente nunca seguem numa mudança: a ligação só funciona no serviço antigo. Por isso, registe:
- que pastas estão partilhadas com clientes, fornecedores ou o contabilista;
- que ligações públicas existem e se ainda são necessárias;
- o que foi partilhado consigo: pastas de outras pessoas que vê no seu próprio Drive não estão no seu armazenamento e, por isso, não seguem na mudança.
Este último ponto surpreende muitas pessoas. "Partilhadas comigo" não é uma cópia própria. Se quiser manter algo, faça uma cópia própria ou peça ao proprietário.
Organizar antes de mudar
As ferramentas de migração transferem tudo o que lhes for dado. Aquilo que não quer conservar, é melhor eliminar previamente. Organizar antecipadamente:
- torna a cópia mais rápida;
- facilita a verificação posterior (há menos para contar);
- reduz o risco: dados que não possui também não podem ser objeto de fuga.
No entanto, não elimine nada que seja obrigado a conservar. Na Holanda, aplica-se em geral à administração fiscal um prazo de conservação de sete anos para a contabilidade (artigo 52.º, n.º 4, da Algemene wet inzake rijksbelastingen, a lei geral neerlandesa relativa aos impostos estatais), e para alguns dados, como os relativos a bens imóveis, dez anos. Para dados de pessoal e dados médicos aplicam-se outros prazos. Note que no seu país podem aplicar-se prazos de conservação diferentes; em caso de dúvida, consulte o seu contabilista ou jurista. Aquilo que tem de conservar mas não utiliza diariamente também pode ser arquivado: guardado à parte, por exemplo numa pasta de arquivo com acesso limitado.
E o inverso: dados pessoais de que já não precisa não devem, de acordo com o RGPD, continuar a ser conservados (princípio da limitação da conservação, artigo 5.º, n.º 1, alínea e)). Uma mudança é um bom momento para organizar isso.
Quanto tempo demora a cópia?
Uma estimativa aproximada ajuda no planeamento (lição 3.3). A velocidade depende do serviço antigo (que frequentemente limita o número de pedidos por minuto), do novo serviço e do número de ficheiros. Para o planeamento, conte com alguma margem:
- muitos ficheiros ou mensagens pequenos demoram mais tempo do que poucos de grande dimensão;
- uma primeira cópia de uma caixa de correio grande pode demorar uma noite ou mais; uma segunda ronda (apenas as novas mensagens) é rápida;
- faça um teste com uma caixa de correio e uma pasta, e extrapole esse teste.
Licenças e utilizadores
Conte também as licenças: quantos utilizadores, que tipo (por exemplo, com ou sem pacote de escritório) e até quando são válidas. No novo serviço, escolhe-se por pessoa o que esta necessita. Nem todos precisam de um pacote de escritório online ou de videochamadas.
Registe também quem será o administrador. Um administrador cria contas e define permissões. Isso é diferente do proprietário dos dados: o colega a quem pertence a caixa de correio. Uma boa regra: pelo menos dois administradores, e os administradores não consultam os dados de outras pessoas, salvo acordo em contrário (lição 7.3).
Na prática: como se apresenta num fornecedor
Num Nextcloud do WebOké, o seu armazenamento é visível em dois locais: em baixo à esquerda, na aplicação Ficheiros, para si próprio, e, como administrador, em O meu WebOké, para o pacote completo. Os ficheiros numa pasta de equipa não são contabilizados para uma única pessoa, e os ficheiros que alguém partilha consigo são contabilizados ao proprietário. Os utilizadores são criados em Gestão de Utilizadores; aí também pode ver o último início de sessão. Noutros fornecedores, estas vistas gerais encontram-se noutro local, mas o princípio é o mesmo.
Resumo
- Conte, por serviço e por utilizador, quanto correio eletrónico e quantos ficheiros existem, e observe o último início de sessão.
- O armazenamento partilhado (unidade partilhada, site de equipa) é da organização; o armazenamento pessoal desaparece com a conta.
- As partilhas externas e o conteúdo "partilhado comigo" não seguem na mudança: registe-os.
- Organize previamente, mas respeite os prazos de conservação; arquive o que deve conservar.
- Registe licenças, administradores e proprietários dos dados; pelo menos dois administradores.
Quiz
Exercício
Exercício E3.2: Os números da sua organização. Verifique, por utilizador, o armazenamento utilizado para correio eletrónico e ficheiros, o último início de sessão, e se a conta segue na mudança. Averigue, para as suas três pastas conjuntas mais importantes, se estão em armazenamento pessoal ou partilhado, e quem é o proprietário. Registe as partilhas externas que ainda são necessárias.
Exercício E3.2: Os números da sua organização
Procure no painel de administração (ou por pessoa) os números: por utilizador, correio eletrónico em GB, ficheiros em GB, última sessão e se vai transitar.
As suas marcações e notas ficam apenas neste navegador; não as enviamos para lado nenhum. Se tiver sessão iniciada, guardamos em Os meus cursos apenas que concluiu o exercício.
Para saber mais
Os passos indicados nestes artigos aplicam-se aos serviços do WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.
- Manual do Nextcloud 6.4: Ver o armazenamento: o que conta e o que não conta
- Manual do Nextcloud 14.2: Criar, editar, desativar e eliminar utilizadores
- Manual do Nextcloud 5.10: Transferir a propriedade quando um colega sai da empresa
- Manual do Nextcloud 14.7: Permissões: quem gere o quê na sua Nextcloud?
- RGPD, artigo 5.º, n.º 1, alínea e) (limitação da conservação); Belastingdienst (administração fiscal neerlandesa), prazo de conservação da contabilidade: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren