Transferir ficheiros do Google Drive, OneDrive e Dropbox

Módulo 6: Ficheiros e documentos · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá escolher o método certo para transferir os seus ficheiros para uma cloud europeia, e reconhecerá as armadilhas: ficheiros próprios do Google, "Partilhadas comigo", drives partilhados, carateres proibidos e caminhos demasiado longos.

Conceitos-chave: ferramenta de migração, ligação (OAuth), Google Takeout, sincronização de ambiente de trabalho em paralelo, rclone, ficheiro próprio do Google (Docs, Sheets, Slides), atalho .gdoc, "Partilhadas comigo", drive partilhado, carateres proibidos, comprimento do caminho, verificação do número e do tamanho

Os ficheiros são a parte maior e mais lenta

Na Padaria De Korrel quase tudo está na cloud: receitas, o horário, faturas, fotografias para o site e a pasta "Pessoal" com contratos. No total mais de 180 GB, distribuídos entre o Google Drive (a maioria das pessoas) e o OneDrive (o proprietário, que antes tinha o Microsoft 365). Isto é mais do que todo o correio eletrónico e agendas juntos. Os ficheiros são, portanto, a parte que mais tempo consome, e é também onde mais coisas correm mal.

A ordem correta já a conheceu na lição 3.3: primeiro arrumar no serviço antigo, depois criar os utilizadores no novo, depois transferir os ficheiros, e só depois instalar as aplicações de sincronização nos computadores e telemóveis. Nesta lição o foco é a transferência em si.

Quatro formas de transferir ficheiros

Existem, de forma geral, quatro vias. A que escolher depende da quantidade, do número de pessoas e da sua destreza técnica.

Um exemplo com rclone, caso já tenha configurado os dois serviços com os nomes gdrive e nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Se remover --dry-run, o rclone copia de facto. Com rclone check compara depois a origem e o destino.

Armadilha 1: os ficheiros próprios do Google não são ficheiros

Um Google Doc, Sheet ou uma apresentação do Slides não é um ficheiro docx ou xlsx. É um documento que só existe no Google. Quem o quiser levar consigo tem de o exportar, e nessa altura é convertido para um formato normal.

• O Google Takeout permite escolher por tipo: Docs como docx, odt ou pdf, Sheets como xlsx, ods ou pdf, Slides como pptx, odp ou pdf. Por predefinição obtém os formatos da Microsoft.
• Uma ferramenta de migração também costuma convertê-los. Verifique depois se os documentos Google ficaram mesmo como docx ou xlsx.
• A aplicação de sincronização do Google (Google Drive para ambiente de trabalho) não coloca na sua pasta um documento real, mas sim um pequeno ficheiro com a extensão .gdoc, .gsheet ou .gslides. Trata-se de um atalho: algumas linhas de texto com uma ligação e um ID de documento. Não contém uma única letra do seu texto. Se copiar essa pasta para a sua nova cloud, fica com milhares de referências vazias ao Google. Se depois cancelar o Google, essas referências deixam de apontar para qualquer lado.

Na conversão nem tudo é transferido. O texto, as tabelas, as imagens e a maior parte da formatação mantêm-se bem. O histórico de versões não é transferido, e elementos próprios do Google, como chips inteligentes ou ligações entre documentos, tornam-se texto simples ou desaparecem. Um Formulário Google não se torna um formulário funcional: no máximo obtém as respostas. Os formulários têm de ser recriados no novo serviço.

No OneDrive e no Dropbox este problema é muito menor: aí já costumam existir ficheiros normais do Office. Exceção na Microsoft: os blocos de notas do OneNote não são ficheiros normais. Esses exportam-se separadamente a partir do OneNote (por exemplo como pdf ou docx) ou transferem-se manualmente para uma aplicação de notas.

Armadilha 2: "Partilhadas comigo" e drives partilhados

Aquilo que outros partilharam consigo não é seu. No Google aparece em Partilhadas comigo, no OneDrive em Partilhado. Uma ferramenta de migração ou o Takeout geralmente não transferem esses ficheiros, e isso faz sentido: o proprietário é que tem de os migrar.

Numa organização isto é um ponto importante. Na Padaria De Korrel, a gerente fez durante anos todos os horários. Estes estão na sua Drive, partilhados com todos. Se cada pessoa transferir apenas a sua própria Drive, só ela ficará com os horários. Por isso:

• Faça previamente a lista da lição 3.2: quais as pastas partilhadas e de quem são?
• Deixe que o proprietário transfira as pastas partilhadas, ou transfira-as de forma centralizada para uma pasta de equipa (lição 6.2).
• Os drives partilhados do Google Workspace (antigamente Teamdrives) pertencem à organização, não a uma pessoa. Não estão na Drive pessoal de ninguém. Tem de os selecionar separadamente ou pedir a um administrador que os exporte. O rclone consegue fazer isto com a opção para drives partilhados.

Armadilha 3: nomes que o Windows não aceita

No navegador e num Mac quase tudo é permitido num nome de ficheiro. O Windows é mais rigoroso. Se os seus ficheiros chegarem, após a mudança, a um computador Windows através de uma aplicação de sincronização, estes ficheiros são ignorados:

O mais prático é tratar disto antes da mudança, ou logo a seguir no navegador da sua nova cloud, antes de as aplicações de sincronização começarem a trabalhar. Combine com a equipa: nenhum sinal de pontuação nos nomes, exceto o traço e o sublinhado.

Armadilha 4: pensar que já está concluído

Uma migração que diz estar "concluída" ainda não foi verificada. Compare, para cada utilizador:

1. O número de ficheiros e o tamanho total de algumas pastas grandes, antigas e novas. Nos documentos do Google o tamanho é sempre diferente (tornam-se ficheiros reais na conversão), por isso conte aí apenas o número.
2. Uma amostra: abra alguns ficheiros de cada tipo. Um docx que veio de um Google Doc, uma folha de cálculo grande, um pdf, uma fotografia.
3. A data: a data de modificação original mantém-se, ou tudo ficou com a data de hoje? Com uma ferramenta de migração e com o rclone costuma manter-se, ao carregar através do navegador nem sempre.
4. Procure atalhos: pesquise na nova cloud por .gdoc, .gsheet e .gslides. Se os encontrar, esses documentos não foram realmente transferidos.

Só depois de isto estar correto deve desativar a aplicação de sincronização antiga e ativar a nova (lição 7.2). Desde o início da mudança, trabalhe o máximo possível na nova cloud: o que guardar na antiga durante a transição não é transferido automaticamente.

Na prática: como se apresenta num fornecedor

Neste exemplo utilizamos um Nextcloud WebOké. Em Definições encontram-se duas ferramentas. Com a WebOké Import Tool liga a sua conta Google e transfere, por tarefa, uma pasta do Google Drive; essa aplicação pede primeiro acesso junto do apoio ao cliente, porque o Google só permite este tipo de aplicações a contas registadas. Com Migração de dados liga o OneDrive (iniciando sessão na Microsoft) ou o Dropbox (com um código de acesso) e escolhe o Diretório de importação, a pasta para onde tudo é enviado. Ambos continuam a funcionar em segundo plano; pode fechar a janela.

Outros fornecedores de Nextcloud e outras clouds europeias têm ferramentas de migração semelhantes, ou remetem para o rclone ou para a aplicação de ambiente de trabalho. As escolhas e armadilhas descritas nesta lição aplicam-se em qualquer caso.

Resumo

• Escolha uma ferramenta de migração no novo serviço, se existir; o Takeout, duas aplicações de sincronização ou o rclone são as alternativas.
• Os Google Docs, Sheets e Slides têm de ser convertidos. Um ficheiro .gdoc é apenas uma ligação, não um documento.
• "Partilhadas comigo" não é transferido: o proprietário ou um administrador transfere as pastas partilhadas e os drives partilhados.
• Elimine carateres proibidos e caminhos demasiado longos antes de as aplicações de sincronização começarem a funcionar no Windows.
• Verifique o número, o tamanho, uma amostra e as datas antes de abandonar o serviço antigo.

Quiz

Exercício

Exercício A6.1: Verificar uma exportação de teste. Exporte, no seu serviço atual, uma pasta com pelo menos um documento Google (ou um ficheiro do Office do OneDrive), por exemplo com o Google Takeout ou com a opção Transferir. Carregue um ficheiro dessa exportação. O programa verifica se se trata de um ficheiro docx, xlsx, pptx, odt, ods ou odp real, e não um atalho ou outra coisa. Preencha também os formatos que a sua exportação produziu.

Exercício E6.1: Escolher o seu método de transferência. Escolha, por utilizador ou grupo, o método (ferramenta de migração, exportação, duas aplicações de sincronização ou rclone), anote a dimensão e quem transfere as pastas partilhadas e os drives partilhados, e crie a sua lista de verificação para depois da mudança.

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.

• Manual do Nextcloud 13.1: Preparar: o que leva consigo e em que ordem
• Manual do Nextcloud 13.2: Google Drive, Fotos, Calendário e Contactos: transferir com a WebOké Import Tool
• Manual do Nextcloud 13.3: Transferir o Dropbox com a Migração de Dados
• Manual do Nextcloud 13.4: Transferir o OneDrive com Migração de Dados
• Manual do Nextcloud 4.8: Nomes de ficheiros que causam problemas
• Manual do Nextcloud 16.1: Ficheiros com caracteres proibidos: como resolver para que o Windows volte a sincronizar
• Migrar do Google Drive para o Nextcloud da WebOké
• Migrar do Microsoft OneDrive para o Nextcloud da WebOké
• Migrar do Dropbox para o Nextcloud da WebOké
• Google, ajuda do Takeout (formatos de exportação para o Drive); documentação do rclone (rclone.org, Google Drive e WebDAV)