Прехвърляне на файлове от Google Drive, OneDrive и Dropbox

Модул 6: Файлове и документи · Време за четене: 11 минути

Цел на урока: След този урок ще можете да изберете правилния метод за прехвърляне на файловете си към европейски облак и ще разпознавате капаните: собствени файлове на Google, „Споделено с мен", споделени дискове, забранени знаци и твърде дълги пътища.

Основни понятия: инструмент за миграция, свързване (OAuth), Google Takeout, едновременна настолна синхронизация, rclone, собствен файл на Google (Docs, Sheets, Slides), пряк път .gdoc, „Споделено с мен", споделен диск, забранени знаци, дължина на пътя, проверка на брой и размер

Файловете са най-голямата и най-бавна част

В Bakkerij De Korrel почти всичко е в облака: рецепти, графикът, фактури, снимки за уебсайта и папката „Персонал" с договори. Общо над 180 GB, разпределени между Google Drive (повечето хора) и OneDrive (собственикът, който преди е използвал Microsoft 365). Това е повече от цялата поща и всички календари, взети заедно. Затова файловете отнемат най-много време, и именно там най-често възникват проблеми.

Правилният ред вече видяхте в урок 3.3: първо разчистване при старата услуга, после създаване на потребители в новата, после прехвърляне на файлове, и едва след това инсталиране на приложенията за синхронизация на компютри и телефони. Този урок е посветен на самото прехвърляне.

Четири начина за прехвърляне на файлове

Има общо четири подхода. Кой от тях ще изберете, зависи от обема, броя на хората и колко умело боравите с техниката.

Пример с rclone, ако предварително сте настроили двете услуги под имената gdrive и nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Ако премахнете --dry-run, rclone наистина копира. С rclone check след това сравнявате източника и целта.

Капан 1: Собствените файлове на Google не са файлове

Документ, таблица или презентация на Google (Doc, Sheet или Slides) не е docx или xlsx файл. Това е документ, който съществува само при Google. Който иска да го вземе със себе си, трябва да го експортира, и тогава той се преобразува в обикновен формат.

• Google Takeout Ви позволява да изберете по вид: Docs като docx, odt или pdf, Sheets като xlsx, ods или pdf, Slides като pptx, odp или pdf. По подразбиране получавате форматите на Microsoft.
• Инструментът за миграция обикновено също ги преобразува. Проверете впоследствие дали документите на Google наистина са налични като docx или xlsx.
• Приложението за синхронизация на Google (Google Drive за настолни компютри) не поставя в папката Ви истински документ, а малко файлче с разширение .gdoc, .gsheet или .gslides. Това е пряк път: няколко реда текст с линк и идентификатор на документа. В него няма нито буква от текста Ви. Ако копирате тази папка в новия си облак, ще получите хиляди празни препратки към Google. Ако след това прекратите Google акаунта, те вече няма да сочат към нищо.

При преобразуването не всичко се запазва. Текстът, таблиците, изображенията и по-голямата част от форматирането остават добре. Историята на версиите не се прехвърля, а собствените елементи на Google, като умни блокове или връзки между документи, стават обикновен текст или изчезват. Формуляр на Google не се превръща в работещ формуляр: в най-добрия случай ще получите отговорите. Формулярите трябва да бъдат създадени наново в новата услуга.

При OneDrive и Dropbox това е много по-рядко проблем: там обикновено вече има обикновени Office файлове. Изключение при Microsoft: тетрадките на OneNote не са обикновени файлове. Тях експортирате отделно от OneNote (например като pdf или docx) или прехвърляте ръчно към приложение за бележки.

Капан 2: „Споделено с мен" и споделени дискове

Това, което другите са споделили с Вас, не е Ваше. При Google се намира под Споделено с мен, при OneDrive под Споделен. Инструмент за миграция или Takeout обикновено не прехвърля тези файлове, и това е правилно: собственикът трябва сам да ги премести.

При организация това е голям проблем. В Bakkerij De Korrel ръководителката на бизнеса с години е изготвяла всички графици. Те се намират в нейния Drive, споделен с всички. Ако всеки прехвърли собствения си Drive, само тя ще има графиците. Затова:

• Направете предварително списъка от урок 3.2: кои папки са споделени и чии са те?
• Оставете собственика да прехвърли споделените папки, или ги прехвърлете централно в екипна папка (урок 6.2).
• Споделените дискове в Google Workspace (преди Teamdrives) принадлежат на организацията, а не на отделен човек. Те не се намират в личния Drive на никого. Трябва да ги изберете отделно или да ги изнесете чрез администратор. rclone може да направи това с опцията за споделени дискове.

Капан 3: имена, които Windows не приема

В браузъра и на Mac почти всичко е допустимо в името на файл. Windows е по-строг. Ако файловете Ви след прехода минат през приложение за синхронизация на компютър с Windows, следните файлове ще бъдат пропуснати:

Най-удобно е това да се разчисти преди прехода, или веднага след него в браузъра на новия Ви облак, преди приложенията за синхронизация да започнат работа. Уговорете се с екипа: без препинателни знаци в имената, освен тирето и долната черта.

Капан 4: мисленето, че всичко е готово

Миграция, която казва „готово", все още не е проверена. Сравнете при всеки потребител:

1. Броя на файловете и общия размер на няколко големи папки, стари и нови. При документите на Google размерът винаги се различава (при преобразуване те стават истински файлове), затова там броете само количеството.
2. Извадка: отворете по няколко файла от всеки вид. Docx файл, произлязъл от Google Doc, голяма таблица, pdf, снимка.
3. Датата: дали оригиналната дата на промяна все още стои, или всичко има днешна дата? При инструмент за миграция и rclone тя обикновено се запазва, при качване чрез браузъра не винаги.
4. Търсене на преки пътища: потърсете в новия облак .gdoc, .gsheet и .gslides. Ако ги намерите, тези документи не са прехвърлени реално.

Едва когато това е потвърдено, изключете старото приложение за синхронизация и включете новото (урок 7.2). От самото начало на прехода работете колкото се може повече в новия облак: това, което по време на прехода запазите в стария, няма да се прехвърли автоматично.

На практика: ето как изглежда при един доставчик

В този пример използваме WebOké Nextcloud. В Настройки има два инструмента. С WebOké Import Tool свързвате акаунта си в Google и прехвърляте по задача по една папка от Google Drive; това приложение първо иска достъп чрез поддръжката, защото Google допуска такива приложения само за одобрени акаунти. С Миграция на данни свързвате OneDrive (вход в Microsoft) или Dropbox (с код за достъп) и избирате Директория за импортиране, папката, където пристига всичко. И двете продължават да работят на заден план; можете да затворите прозореца.

Други доставчици на Nextcloud и други европейски облаци имат подобни помощни средства за миграция, или препращат към rclone или настолното приложение. Изборите и капаните в този урок важат навсякъде.

Обобщение

• Изберете инструмент за миграция в новата услуга, ако го има; Takeout, две приложения за синхронизация или rclone са алтернативите.
• Google Docs, Sheets и Slides трябва да бъдат преобразувани. Файл с разширение .gdoc е само линк, не документ.
• „Споделено с мен" не се прехвърля: собственикът или администратор трябва да прехвърли споделените папки и споделените дискове.
• Разчистете забранените знаци и твърде дългите пътища, преди приложенията за синхронизация на Windows да започнат работа.
• Проверете броя, размера, извадка и датите, преди да изоставите старата услуга.

Тест

Задача

Задача A6.1: Проверка на тестов износ. Експортирайте от текущата си услуга една папка с поне един документ на Google (или Office файл от OneDrive), например чрез Google Takeout или чрез Изтегляне. Качете един файл от този износ. Програмата проверява дали това е истински docx, xlsx, pptx, odt, ods или odp файл, а не пряк път или нещо друго. Попълнете също какви формати е дал Вашият износ.

Задача E6.1: Избор на метод за прехвърляне. Изберете за всеки потребител или група метода (инструмент за миграция, износ, две приложения за синхронизация или rclone), отбележете обема и кой прехвърля споделените папки и споделените дискове, и съставете контролния си списък за след прехода.

Допълнително четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по подобен начин.

• Nextcloud наръчник 13.1: Подготовка: какво вземате със себе си и в какъв ред
• Nextcloud наръчник 13.2: Прехвърляне на Google Drive, Снимки, Календар и Контакти с WebOké Import Tool
• Nextcloud наръчник 13.3: Прехвърляне на Dropbox с Миграция на данни
• Nextcloud наръчник 13.4: Прехвърляне на OneDrive с Миграция на данни
• Nextcloud наръчник 4.8: Имена на файлове, които създават проблеми
• Nextcloud наръчник 16.1: Файлове със забранени знаци: почистете ги, за да може Windows отново да синхронизира
• Мигриране от Google Drive към WebOké Nextcloud
• Мигриране от Microsoft OneDrive към WebOké Nextcloud
• Мигриране от Dropbox към WebOké Nextcloud
• Google, помощ за Takeout (формати за износ за Drive); документация на rclone (rclone.org, Google Drive и WebDAV)